Больничные и декретные в Отчете по ЕСВ

Пробежка по таблицам

Больничные и пособие по беременности и родам страхователи отражают в Отчете по форме № Д4, сформированном за тот отчетный период (месяц), в котором они были фактически начислены в бухгалтерском учете.

Таблица 1. В таблице 1 Отчета по ЕСВ в строках:

• 1.3 (оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности), 1.4 (пособие по временной нетрудоспособности), 1.5 (пособие по беременности и родам) и в итоговой строке 1 (общая сумма дохода отчетного месяца) указываете выплаты в фактически начисленной сумме;

• 2.1 (2.2 — если на больничные/декретные/зарплату ЕСВ начисляете по ставке 8,41 %, 2.3 — по ставке 5,3 %, 2.4 — по ставке 5.5 %) и в итоговой строке 2 (общая сумма дохода отчетного месяца) указываете выплаты в сумме, в которой они вошли в базу начисления ЕСВ с учетом ее максимальной величины. Напомним, что с 01.01.2018 г. размер максимальной величины базы начисления ЕСВ составляет 15 минзарплат (в 2018 году — 55845 грн.). Если общий размер дохода застрахованного лица превышает эту величину, то на сумму превышения ЕСВ не начисляют.

Сумму ЕСВ, начисленного на выплаты, которые вошли в базу начисления ЕСВ, отражайте в строках 3 (3.1 — 3.5) и 6 (6.1 — 6.14).

Следовательно, во избежание расхождения между суммами, указанными в таблицах 1 (указывают итоговые суммы дохода/ЕСВ) и 6 (суммы дохода/ЕСВ с разбивкой по застрахованным лицам), рекомендуем сначала заполнить таблицы 6, а потом итоговые суммы перенести в таблицу 1 Отчета по ЕСВ.

Таблица 5. Период временной нетрудоспособности в связи с болезнью в таблице 5 Отчета по ЕСВ не отражается.

Совсем другое дело — предоставленный работнице отпуск в связи с беременностью и родами. Если его начало/окончание пришлись на отчетный месяц, то на такое лицо в таблице 5 формируете строку, проставляя, среди прочего:

• в графе «8. Категория лица» — «5 — лица, которым предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами»;

• в графе «11. Период трудовых или гражданско-правовых отношений…» — в отчете за месяц, когда работница идет в декретный отпуск, — дату начала отпуска; в отчете за месяц, когда декретный отпуск заканчивается, — дату окончания отпуска.

Важно! Если в таблице 5 не была указана дата начала отпуска, поскольку листок нетрудоспособности в связи с беременностью и родами предоставлен с опозданием в месяце, следующем за месяцем начала отпуска, впадать в отчаяние не стоит. Просто подайте дополнительный отчет (титульный лист и таблицу 5 с отметкой «дополнительная») за предыдущий месяц и укажите в нем сведения о начале отпуска работницы. «Дополнительную» форму отчета можно подавать только после окончания отчетной кампании, т. е. после 20-го числа месяца, следующего за отчетным.

Если отпуск в связи с беременностью и родами продлевают из-за осложненных родов, дату окончания отпуска проставляйте с учетом продления;

• в графе «16. Документ-основание…» — документ о начале/окончании отпуска в связи с беременностью и родами — реквизиты листка нетрудоспособности в связи с беременностью и родами или приказа (распоряжения) о предоставлении такого отпуска, если он издавался. Указываем: «ЛН, серия, номер» или «приказ (распоряжение), дата, номер».

Имейте в виду! «Кадровые» графы 12 — 15 не нужно заполнять при отражении факта начала/окончания декретного отпуска. Эти реквизиты обычные страхователи заполняют исключительно по строкам, в которых отражены даты начала/окончания трудовых отношений и перевода на другую должность.

Таблица 6. В этой таблице больничные и декретные отражайте:

во-первых, отдельно от других выплат, начисленных застрахованному лицу в отчетном месяце;

во-вторых, с разбивкой по месяцам, на дни которых приходится период нетрудоспособности (отпуска в связи с беременностью и родами) и за которые начислены больничные (декретные). То есть в таблице 6 на больничные (пособие по беременности и родам) формируйте столько строк, на сколько месяцев приходится период временной нетрудоспособности (отпуска). Суммы «нетрудоспособных выплат» распределяете пропорционально дням болезни (отпуска), которые приходятся на каждый месяц болезни (отпуска).

Со строками разобрались. Переходим к графам таблицы 6 (см. табл. 1 и 2).

Таблица 1. Пояснения по заполнению отдельных граф таблицы 6 по строкам с больничными

Таблица 2. Пояснения по заполнению отдельных граф таблицы 6 по строкам с пособием по беременности и родам

Больничные/декретные и ЕСВ-разницы

Часть 5 ст. 8 Закона о ЕСВ обязывает работодателя застрахованных лиц, которые работают у него по основному месту работы и на доходы которых ЕСВ начисляют по ставке 22 %, уплачивать ЕСВ с фактической базы начисления ЕСВ, но не ниже минзарплаты, установленной законом на месяц, за который получен доход.

Для того, чтобы выполнить это требование, работодатель обязан определенную по работнику фактическую базу начисления ЕСВ за месяц сравнить с минзарплатой, установленной законом на такой месяц.

Если фактическая база начисления окажется ниже «минималки», на разницу между этими двумя величинами (далее — ЕСВ-разница) доначисляют ЕСВ.

Из приведенного делаем вывод: исчислить ЕСВ-разницу можно, если одновременно выполняются следующие два условия:

1) известна общая сумма доходов работника за месяц, с которых взимают ЕСВ,

2) установлена законом на месяц, за который получен доход, сумма минзарплаты.

Именно от этого будем отталкиваться при определении ЕСВ-разницы за месяцы, за которые начислены больничные/пособие по беременности и родам.

Больничные. Их начисляют в месяце предоставления работником больничного листа, который удостоверяет период его временной нетрудоспособности.

Отдельно остановимся на переходных (начало и окончание временной нетрудоспособности приходятся на разные месяцы) и запоздавших (листок нетрудоспособности предоставлен в месяце, следующем за месяцем окончания болезни) больничных.

Для целей сравнения с минзарплатой выплаты за период нетрудоспособности относим к месяцам, за которые они начислены. Если с учетом суммы больничных фактическая база начисления ЕСВ оказалась ниже «минималки», выполняем требование относительно уплаты ЕСВ с минзарплаты.

Важно! Если больничный переходный (запоздавший), в месяце начала болезни ЕСВ начисляем на фактическую базу начисления ЕСВ, рассчитанную по такому работнику. Требование о ЕСВ с МЗП не применяем.

После получения листка нетрудоспособности для целей сравнения с «минималкой» больничные относим к месяцам, за которые они начислены. Если после такого распределения больничных в месяце, за который они начислены, общий доход меньше минимальной зарплаты, действовавшей в таком месяце, рассчитываем ЕСВ-разницы по таким месяцам и доначисляем на них ЕСВ (см. письмо ГФСУ от 14.02.2015 г. № 4979/7/99-99-17-03-01-17).

В таблице 6 Отчета по ЕСВ, сформированного за тот отчетный период, в котором состоялось начисление больничных, сумму ЕСВ-разницы отражаем отдельной строкой, проставляя, среди прочего, в графе:

• «9. Код категории ЗО» — код «29», если больничные рассчитывались за прошлые периоды. В случае, если за отчетный период больничные рассчитаны месяц в месяц (например: больничные за август начислены в августе), соответственно доначисления до минимального размера осуществляются в отчетном месяце, то в таком случае код категории ЗО — «1»;

• «10. Код типа начислений» — «13». Имейте в виду: для отражения ЕСВ-разницы за предыдущий месяц, которая связана с переходными больничными, код типа начислений «2» не применяется, поскольку в этом случае нельзя считать, что ЕСВ на такую разницу был начислен несвоевременно (см. письмо ГФСУ от 02.02.2017 г. № 1925/6/99-99-13-02-01-15);

• «11. Месяц и год…» — месяц и год, за который рассчитана ЕСВ-разница;

• «19. Сумма разницы…» — сумму ЕСВ-разницы соответствующего месяца;

• «21. Сумма начисленного…» — сумму ЕСВ, начисленного на ЕСВ-разницу, указанную в гр. 19.

Переходим к пособию по беременности и родам.

Декретные. В базу взимания ЕСВ пособие по беременности и родам включают в месяце его начисления. При этом начисление ЕСВ за лиц, которые находятся в отпуске в связи с беременностью и родами и получают декретные, делают за каждый месяц такого отпуска отдельно. Для этого п.п. 1 п. 3 разд. IV Инструкции № 449 обязует работодателей распределить суммы пособия по месяцам, за которые оно начислено. Такое распределение делают пропорционально дням отпуска в связи с беременностью и родами, которые приходятся на каждый месяц отпуска.

Важно! Поскольку декретные начисляют наперед, то однозначно определить базу начисления ЕСВ, провести сравнительные расчеты, а при необходимости рассчитать ЕСВ-разницы и доначислить на них ЕСВ работодатель может только (1) за отчетный месяц, в котором были начислены декретные, и (2) за предыдущие месяцы отпуска в связи с беременностью и родами (если больничный лист был предоставлен работницей с опозданием).

Именно поэтому Порядком № 435 не предусмотрена возможность отражения ЕСВ-разницы за будущие месяцы отпуска в связи с беременностью и родами. По декретным все сравнения с минзарплатой проводите месяц в месяц.

Важно! Рассчитанные ЕСВ-разницы отражайте в Отчете по ЕСВ, сформированном за тот месяц, в котором они были фактически рассчитаны, проставляя, среди прочего, в графе:

• «9. Код категории ЗО» — код застрахованного лица, которому начисляются декретные, — «42», если осуществляете начисления за прошлые периоды (т. е. если больничный лист был предоставлен работницей с опозданием), в случае же отражения месяц в месяц указывайте код «1»;

• «10. Код типа начислений» — «13»;

• «11. Месяц и год…» — месяц и год, за который рассчитана ЕСВ-разница;

• «19. Сумма разницы…» — сумму ЕСВ-разницы соответствующего месяца;

• «21. Сумма начисленного…» — сумму ЕСВ, начисленного на ЕСВ-разницу, указанную в гр. 19.

Отметим, что заполнение граф 22 — 25 таблицы 6 Отчета по ЕСВ по строкам с ЕСВ-разницей осуществляется в общем порядке.

В следующей статье рассмотрим на конкретных примерах порядок отражения больничных и пособия по беременности и родам в Отчете по ЕСВ. А теперь подведем итоги.