Оформляємо документи
Розпочнемо з документального оформлення. Для надання негрошового подарунка роботодавець повинен запастися такими документами.
1. Наказ (розпорядження) про видачу подарунків до свята. Якщо це дитячий подарунок, то рекомендуємо чітко зафіксувати, хто буде одержувачем подарунків: працівник підприємства — один з батьків (дідусь/бабуся) дитини або безпосередньо сама дитина. Так, якщо в наказі (розпорядженні) буде зазначено, наприклад:
• «вручити працівникам, що мають дітей, подарунки до Нового року (Різдва)», то саме працівники будуть одержувачами подарункового доходу;
• «вручити дітям працівників підприємства подарунки до Нового року (Різдва)», то одержувачі — діти.
На наш погляд, варіант з одержувачами-батьками привабливіший. Оскільки інакше роботодавцеві доведеться запастися реєстраційними номерами дітей — одержувачів подарунків для відображення подарункового доходу в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ.
Також у наказі (розпорядженні) рекомендуємо вказати граничний вік дитини, на яку (якій) видаватиметься подарунок, наприклад — 18 років. Така вікова межа дитини закріплена в ст. 6 Сімейного кодексу України.
2. Копії свідоцтв про народження дітей, якщо одержувачами дитячих подарунків будуть батьки дітей. Це важливо для цілей стягнення ЄСВ (див. нижче).
3. Документи на придбання подарунків (кошторис, договір, накладна тощо).
4. Відомість видачі подарунків з підписами одержувачів.
Не зайвим буде скласти акт на списання новорічних подарунків.
Переходимо до оподаткування.
Оподаткування
ПДФО/ВЗ. Підпункт 165.1.39 ПКУ виводить з-під оподаткування вартість негрошових подарунків у частині, яка не перевищує 25 % однієї мінімальної заробітної плати (з розрахунку на місяць), установленої на 1 січня звітного податкового року.
Таким чином, не оподатковуємо подарунки, вартість яких не перевищує у 2020 році — 1180,75 грн (з розрахунку на місяць).
Важливо! Для цілей оподаткування вартість негрошового подарунка визначають за звичайними цінами відповідно до ст. 39 ПКУ.
Якщо вартість негрошового подарунка перевищить неоподатковувану суму, то сума перевищення, збільшена на «натуральний» коефіцієнт, перетвориться для працівника на оподатковуваний дохід у вигляді додаткового блага (п.п. 164.2.17, п. 164.5, абзац другий п. 174.6 ПКУ).
Нагадаємо, що при ставці 18 % «натуральний» коефіцієнт дорівнює 1,218512.
Що стосується ВЗ, то з не оподатковуваних ПДФО подарунків його не утримуємо (пп. 1.2 і 1.7 п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). До бази оподаткування ВЗ увійдуть лише ті святкові виплати, які входять до бази оподаткування ПДФО (наприклад, вартість подарунка перевищує суму 1180,75 грн).
ЄСВ. Тут слід урахувати деякі нюанси. А саме, хто є одержувачем подарунка.
Якщо подарунок видаємо працівникові, то нарахувань ЄСВ не уникнути. Підставою для цього служить п.п. 2.3.2 Інструкції № 5: вартість подарунків (як у грошовій (премії до свята), так і в натуральній формі) входить до складу заробітної плати працівника. Причому вартість подарунка значення не має.
Якщо одержувачами дитячих подарунків будуть батьки, то ЄСВ не нараховуємо, керуючись п. 8 розд. II Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується ЄСВ, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170 (далі — Перелік № 1170). У ньому вартість подарунків до свят для дітей працівників зазначена серед виплат, на які не нараховується ЄСВ. Але ви вже знаєте, що дитячий вік законодавство обмежує 18 роками.
Якщо ж працівник отримає подарунок на свою дитину, якій уже виповнилося 18 років, то вартість подарунка перетвориться для такого працівника на зарплату. Тобто доведеться сплатити ЄСВ. Саме тому вище ми рекомендували не перевищувати межу в 18 років і мати під рукою свідоцтва про народження дітей. Скажемо декілька слів про подарунки в грошовій формі. Якщо роботодавець обдаровує грошима усіх або більшість працівників, то, як правило, це оформляють у вигляді премії до святкової дати. Така премія входить до фонду оплати праці у складі інших заохочувальних та компенсаційних виплат на підставі п.п. 2.3.2 Інструкції № 5, тому оподатковувати таку виплату слід як зарплату: нарахувати ЄСВ, утримати ПДФО і ВЗ.
Якщо роботодавець бажає заохотити лише окремих працівників підприємства (одного-двох), то можна розглянути варіант надання нецільової благодійної допомоги.
Якщо сума такої допомоги, наданої роботодавцем-резидентом своєму працівникові, не перевищить сукупно за звітний рік граничного розміру доходу, визначеного згідно з абзацом першим п.п. 169.4.1 ПКУ (у 2020 році — 2940 грн), то вона не оподатковуватиметься ПДФО (див. п.п. 170.7.3 ПКУ).
У разі перевищення вказаної вище суми частина, що перевищує цей розмір, оподатковується ПДФО за ставкою 18 %, ВЗ — 1,5 %. У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ суму як оподатковуваної, так і неоподатковуваної нецільової благодійної допомоги відображають з ознакою доходу «169» (див. роз’яснення в підкатегорії 103.25 ЗІР).
Що стосується ЄСВ, то згідно з п.п. 3.31 Інструкції № 5 нецільова благодійна допомога не входить до бази нарахування ЄСВ як матеріальна допомога разового характеру. Про що додатково свідчить і п. 14 розд. I Переліку № 1170 (ср. ). При цьому сума наданої допомоги значення не має. Тому в ЄСВ-звіті суму (як оподатковувану, так і неоподатковувану) не відображаємо.
Важливо! Приймаючи рішення про виплату такої допомоги, керівник повинен відмовитися від спокуси надавати допомогу усім або більшості працівників. Інакше податківці можуть розцінити її як систематичну матеріальну допомогу, що включається до фонду оплати праці, і «навішають» на неї ЄСВ, ПДФО і ВЗ.
Як відобразити нецільову благодійну допомогу у звітності, ми вже сказали.
Тепер перейдемо до відображення новорічних подарунків і грошової премії до свята у звітності.
Звітність
Форма № 1ДФ. У розділі I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ:
• не оподатковуваний на підставі п.п. 165.1.39 ПКУ негрошовий подарунок (його частина) відображається з ознакою доходу «160»;
• оподатковуваний негрошовий подарунок (його частина) — з ознакою доходу «126»;
• подарунок-премія працівникові — у загальній сумі зарплати з ознакою доходу «101».
У рядку «Військовий збір» розділу II Податкового розрахунку відображають загальну суму нарахованого доходу (як оподатковуваного ВЗ, так і не оподатковуваного).
Ще один нюанс. Податківці наполягають, що ВЗ треба утримувати з «чистої» суми оподатковуваного подарунка, без збільшення на будь-який «натуральний» коефіцієнт.
ЄСВ-звіт. Подарунковий дохід працівникові (у грошовій і негрошовій формі) в ЄСВ-звіті відображаємо як зарплатну виплату.
Подарунок, отриманий на свою дитину до 18 років, не потрапляє до бази нарахування ЄСВ і не відображається в ЄСВ-звіті.
Закріпимо теорію на практиці на двох умовних прикладах.
Приклад 1. Згідно з наказом роботодавця працівникові підприємства в грудні 2020 року був наданий негрошовий подарунок вартістю 960 грн (з урахуванням ПДВ). Вартість подарунка відповідає звичайній ціні.
Оскільки вартість негрошового подарунка (960 грн) не перевищує не оподатковувану на підставі п.п. 165.1.39 ПКУ величину (у 2020 році — 1180,75 грн з розрахунку на місяць), то ні ПДФО, ні ВЗ з неї не утримуємо.
Для цілей ЄСВ подарунок — це зарплата. Тому з його вартості підприємство сплатить ЄСВ у сумі:
960 грн х 22 % = 212,20 грн.
Приклад 2. Згідно з наказом роботодавця працівникові підприємства в грудні 2020 року був наданий негрошовий подарунок вартістю 2400 грн (з урахуванням ПДВ). Вартість подарунка відповідає звичайній ціні.
У цьому випадку вартість подарунка перевищує неоподатковувану суму, тому «вершок» —
1219,25 грн (2400 - 1180,75) слід оподаткувати ПДФО і ВЗ.
Визначимо суму ПДФО.
Вартість оподатковуваного подарунка множимо на «натуральний» коефіцієнт:
1219,25 х 1,219512 = 1486,89 (грн).
ПДФО дорівнює:
1486,89 х 18 % = 267,64 (грн).
Військовий збір складе:
1219,25 х 1,5 % =18,29 (грн).
Також на вартість подарунка нараховуємо ЄСВ:
2400 х 22 % = 528 (грн).
Подарунки від профспілки
Наостанок декілька слів про подарунки від профспілки, якщо така є на підприємстві.
Для надання подарунків членам профспілки, що мають дітей, необхідно: рішення профспілки про видачу дитячих новорічних подарунків, оформлене у вигляді протоколу; список дітей членів профспілки і відомість на видачу подарунків.
Вік обдаровуваних дітей профспілка визначає самостійно. Проте на практиці новорічними подарунками профспілки забезпечують малолітніх дітей (тобто тих, хто не досяг 14-річного віку).
ПДФО/ВЗ. Для неоподаткування ПДФО вартості новорічних подарунків для дітей профспілка може скористатися положеннями «подарункового» п.п. 165.1.39 ПКУ, до якого ми зверталися вище.
Також можна скористатися «профільною» нормою для профспілки — п.п. 165.1.47 ПКУ. Вона виключає із складу оподатковуваних доходів суми виплат або відшкодувань членові профспілки, здійснюваних за рішенням такої профспілки, прийнятим в установленому порядку, якщо розмір таких виплат сукупно за рік не перевищує суму граничного розміру доходу, визначеного згідно з абзацом першим п.п. 169.4.1 ПКУ. Ця сума у 2020 році дорівнює 2940 грн.
ЄСВ не стягується з вартості дитячих подарунків, виданих членам профспілки. Підстава: члени профспілки — одержувачі профспілкових виплат не є найманими працівниками профспілок.
У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ вартість дитячих подарунків, не оподатковуваних ПДФО на підставі: «подарункового» п.п. 165.1.39 ПКУ — відображається з ознакою доходу «160»; профільного п.п. 167.1.47 ПКУ — з ознакою доходу «167».
Ну от і все, приємних вам емоцій і новорічних сюрпризів!!!
