Дійсно, на будь-якому підприємстві, установі, організації без комісії (уповноваженого) із соцстрахування (далі — комісія) не відбувається призначення матеріального забезпечення, надання соціальних послуг і, зокрема, призначення оплати за лікарняними листами.
ВАЖЛИВО!
Повноваження щодо прийняття рішення призначати або відмовляти у наданні матеріального забезпечення покладене на комісію. Про це йдеться у п. 3 ст. 30 Закону про соцстрахування.
Роботу комісії регулює Положення про комісію (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, затверджене постановою ФСС від 19.07.2018 р. № 13 (далі — Положення № 13).
Функції комісії
Комісія із соцстрахування кожної установи — ще один орган, крім ФСС, за яким закріплені повноваження щодо контролю правильності нарахування і своєчасної виплати матеріального забезпечення. Функції комісії викладені у пп. 2.2 та 3.1 Положення № 13, зокрема:
• розглядати підстави і правильність видачі та заповнення листків непрацездатності та інших документів, які є підставою для надання матеріального забезпечення;
• приймати рішення про призначення або відмову в призначенні матеріального забезпечення, про припинення його виплати (повністю або частково);
• розглядати скарги працівників на свої рішення та здійснювати заходи щодо розв’язання викладених у них питань;
• здійснювати контроль за правильним нарахуванням і своєчасною виплатою матеріального забезпечення застрахованим особам;
• здійснювати контроль за своєчасним направленням до відділення робочого органу ФСС заяв-розрахунків;
• брати участь у перевірках роботодавця, що здійснюються робочими органами ФСС тощо.
Зауважте: крім комісії, ніхто з посадових осіб (керівники, відділ кадрів, бухгалтерія тощо) не має права приймати рішення про призначення/відмову у призначенні матеріального забезпечення. Інших варіантів не передбачено.
Інакше — це буде розцінено як порушення законодавства, а фінансування за рахунок коштів ФСС визнано незаконним з усіма можливими наслідками.
Строк розгляду документів для призначення допомоги
Згідно з ч. 1 ст. 32 Закону про соцстрахування документи для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах розглядаються не пізніше 10 днів з дня їх надходження.
Тобто у комісії після отримання листка непрацездатності є 10 днів, аби розглянути його та винести рішення про призначення або відмову в призначенні матеріального забезпечення. Однак призначення допомоги на поховання відбувається не пізніше дня, що настає за днем звернення (ч. 3 ст. 32 Закону про соцстрахування), тобто у такому випадку комісія повинна швидко відреагувати і вчасно провести засідання.
Робота комісії
Порядок організації роботи комісії закріплено у п. 4.1 Положення № 13, згідно з яким, зокрема:
• формою роботи комісії є засідання;
• проведення засідань визначаються затвердженим комісією планом, але не рідше двох разів на місяць;
• члени комісії беруть участь у її засіданнях особисто без права передання своїх повноважень іншим посадовим особам;
• прийняття рішень вважається правомірним за умови наявності на засіданні більше половини її членів за наявності представника кожної сторони;
• засідання комісії протоколюється;
• рішення комісії вважається прийнятим, якщо за нього проголосувала більшість присутніх на засіданні членів комісії. У разі рівного розподілу голосів голос голови є вирішальним.
Згідно з п. 4.3 Положення № 13 рішення комісії (уповноваженого) оформлюється протоколом в день його прийняття (його форму затверджено в додатку до Положення № 13).
Зауважте: члени комісії виконують свої обов’язки на громадських засадах. Робота їх як членів комісії не оплачується.
На роботодавця та представника застрахованих осіб п. 1.7 Положення № 13 покладено обов’язок щодо сприяння роботі комісії (уповноваженого), а саме створення для її роботи необхідних умов шляхом:
• надання приміщення з відповідним обладнанням для проведення засідань;
• узгодження питань про їх проведення у зручний для членів комісії час із додержанням умов оплати праці за їх місцем роботи.
Про створення комісії та її порядок роботи можна прочитати у статтях «Комісія із соцстрахування: не проходьте стороною» та «Про роботу комісії із соціального страхування» // Спецвипуск «Оплата праці + Кадровик», 2019, № 8/1.
Засідання комісії в умовах карантину
Виходячи із законодавчих норм та правил роботи комісії проведення засідань із протоколюванням їх рішень не уникнути жодним чином.
Але в наведеному запитанні на період карантину в установі запроваджено роботу «вдома»… І всі члени комісії виконують основну роботу віддалено. А чи можуть проводитись засідання комісії дистанційно?
Прямої заборони на таку форму засідання комісій законодавством не передбачено. Але рішення комісії має бути оформлене протоколом у день його прийняття. У протоколі потрібно заповнити всі необхідні реквізити, зокрема, там мають бути підписи присутніх членів комісії. А це, по суті, унеможливлює дистанційне засідання.
Тож давайте розглянемо можливі варіанти та спробуємо знайти «золоту середину» в організації роботи комісії на період карантину.
Карантин — понад усе. Деякі роботодавці в умовах карантинної дистанційної роботи, отримуючи від працівників листки непрацездатності, накопичують їх до завершення карантину. Аргументують це тим, що члени комісії особисто відсутні на робочому місці в установі і зібрати їх разом не дозволяє запроваджений режим роботи на період карантину.
Засідання комісії відбудеться відразу після відновлення звичайного режиму роботи. Як наслідок, тимчасова непрацездатність своєчасно не оплачується.
І така відстрочка — явне порушення законодавства: порушується 10-денний строк розглядання документів для призначення матеріального забезпечення, частота засідань комісії тощо.
Ми не рекомендуємо так діяти.
Призначення допомоги без протоколу комісії. Деякі роботодавці приймають рішення щодо призначення матеріального забезпечення без протоколу комісії.
Тобто, можливо, комісія засідала дистанційно (за допомогою додатків-месенджерів) і протокол засідання складений одним із членів комісії, але не підписаний. Або, ще гірше, рішення про призначення матеріального забезпечення прийняли, наприклад, кадровик та бухгалтер без засідання та протоколу комісії.
Листки непрацездатності фінансуються за такими рішеннями, працівники отримують кошти, а протоколи оформить комісія після зняття карантинних обмежень «заднім числом».
Такий варіант теж неприпустимий. Призначення матеріального забезпечення без рішення комісії є незаконним. А обіцяного протоколу засідання комісії бухгалтер може не отримати взагалі.
Проводимо засідання під час карантину. Роботодавцю та представникам застрахованих осіб треба попіклуватися про організацію роботи комісії в умовах карантину. Тож давайте зазначимо основні моменти, на які треба звернути увагу.
По-перше, це кількість засідань. На період карантинних обмежень можна запровадити гнучкий режим засідань (унести тимчасові зміни до плану засідань), головне, щоб вони проводились не менша двох разів на місяць та не порушувався 10-денний строк розгляду наданих документів для призначення матеріального забезпечення.
По-друге, можна обмежити кількість присутніх членів комісії на кожному засіданні для прийняття рішення.
Тобто присутність одразу всіх членів комісії не обов’язкова, тому можна затвердити для кожного члена комісії графік виїзду (з можливим чергуванням), головне, щоб на засіданні були присутні більше половини її членів.
Наприклад, якщо до складу комісії входить п’ять осіб, то на засіданні комісії для прийняття рішення достатньо трьох із них.
Для цього в заявах на зміну умов праці для застосування роботи «вдома» працівники (члени комісії) зазначають зручний для них час відвідування офісу для участі у засіданнях комісії.
А роботодавець має обов’язково врахувати це у відповідному наказі.
По-третє, роботодавцю треба забезпечити умови проведення засідань з додержанням установлених санітарних норм на період карантину (дотримання соціальної дистанції, використання масок, рукавичок тощо).
Також можлива організація доставки членів комісії службовим транспортом (за наявності) із дотриманням вимог законодавства щодо перевезень пасажирів.
Засідання із застосуванням додатків-месенджерів (дистанційно) можна проводити хоч щодня, обговорювати деталі, розглядати правильність оформлення листків непрацездатності і навіть підготувати протокол до чергового засідання.
А от безпосередньо приймати рішення щодо призначення або відмову в призначенні матеріального забезпечення та запротоколювати це (з особистими підписами складу комісії) можливо тільки на очному засіданні з присутністю більше половини складу комісії.
