Документи, які видаються працівникові при звільненні, умовно можна поділити на два основних типи: обов’язкові до видачі та ті, що видаються на вимогу.
Так, працівнику, який звільняється, видаються у день звільнення: трудова книжка; повідомлення про нараховані суми, належні при звільненні.
А якщо йдеться про звільнення з ініціативи роботодавця, то необхідно видати ще й копію наказу про звільнення (ч. 2 ст. 47 КЗпП).
Слід зазначити, якщо працівник працював у шкідливих чи важких умовах, треба додати до обов’язкових документів засвідчену копію наказу про атестацію робочих місць за умовами праці; уточнювальну довідку про стаж роботи, що дає право на призначення пенсії за віком на пільгових умовах.
Крім того, на вимогу працівника, який звільнюється, видаються такі документи, як-от: довідка про підтвердження місця роботи, копії документів про роботу. Радимо кадровикам запропонувати працівнику викласти свої вимоги щодо потрібних документів письмово (у заяві) та зареєструвати цю заяву.
Строк підготовки документів визначається за ст. 20 Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.96 р. № 393/96-ВР, де зазначається, що звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, — невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання.
Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник установлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів. На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від установленого цією статтею терміну. Звернення громадян, які мають установлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.
Отже, якщо підготувати документи нескладно, надайте їх протягом 15 днів від дня реєстрації заяви. Якщо ж запитуваних документів багато та їх підготовка потребує більше часу, надайте протягом місяця. У будь-якому разі, якщо є можливість зробити все оперативно і видати запитувані документи у день звільнення, слід зробити це невідкладно.
Тоді працівнику не доведеться після звільнення їхати на підприємство, а кадровику надсилати документи поштою, якщо людина не зможе прийти.
