Причина всіх лих — зонування
У липні 2020 року Кабмін своєю постановою від 22.07.2020 р. № 641 не лише продовжив дію карантину, а й поділив територію України на зони залежно від епідеміологічної ситуації в регіонах. Так, були встановлені «зелений», «жовтий», «помаранчевий» або «червоний» рівень епідеміологічної небезпеки поширення COVID-19.
Який регіон належить до тієї чи іншої зони, вирішує Державна комісія з питань техногенно-екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій (далі — Комісія з ТЕБ та НС). А рішення щодо «червоної» зони — Державна і регіональна комісії з ТЕБ та НС спільно.
Рішення переглядається 1 раз на сім днів.
Для кожної із зон (залежно від кольору) прописано низку обмежень. Зокрема, на території регіону (адміністративно-територіальної одиниці), на якій установлено «червоний» рівень епідемічної небезпеки, припиняються:
• регулярні та нерегулярні перевезення пасажирів автомобільним, залізничним транспортом, міським електротранспортом, метрополітеном у міському сполученні (за деякими винятками);
• посадка пасажирів у транспорт приміського, міжміського, внутрішньообласного та міжобласного сполучення.
Причому це може бути одномоментне припинення або поступове обмеження роботи транспорту.
Для відрядженого працівника з’являється ризик потрапити в одну з таких ситуацій:
• коли неможливо дістатися до місця відрядження;
• коли зриваються плани з повернення з місця відрядження.
Що робити в кожній із зазначених ситуацій — розповімо далі.
Якщо не можна поїхати
Уявіть, що наказ про направлення у відрядження працівника оформлено, кошти на витрати на відрядження і добові видано, проїзд і проживання оплачено, але… за спільним рішенням Державної і регіональної комісій з ТЕБ та НС місце відрядження (чи місце основної роботи) раптом опинилося в «червоній» зоні. Потяги туди (звідти) не ходять, автобуси не доїжджають.
Що робити?
Вихід один — скасувати відрядження.
Оформляємо документи. Для цього оформляють наказ про скасування відрядження. У документі зазначають:
• реквізити наказу про відрядження, що скасовується;
• причину скасування відрядження (у нашому випадку — встановлення на території місця відрядження (місця основної роботи) «червоного» рівня епідеміологічної небезпеки) з посиланням на постанову Кабміну від 22.07.2020 р. № 641 та спільне рішення Державної і регіональної комісій з ТЕБ та НС;
• дії, які повинен виконати працівник у зв’язку зі скасуванням відрядження (повернути кошти, видані на відрядження, добові, відзвітувати про витрачені суми тощо);
• обов’язки бухгалтера у зв’язку зі скасуванням відрядження (прийняти авансовий звіт, відшкодувати понесені працівником витрати тощо).
Важливо! Працівника обов’язково ознайомлюють із наказом під підпис.
Після цього протягом 3 банківських днів з дня прийняття рішення про скасування відрядження (абз. 5 п. 11 розд. II Інструкції № 59*):
* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
• повернути аванс, отриманий на відрядження;
• подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, додавши до нього розрахункові документи, що підтверджують понесені витрати.
Повертаємо аванс на відрядження. Повернення квитків / скасування бронювання номера в готелі зазвичай не проходить безслідно**. При проведенні таких операцій зазвичай утримується комісія/компенсація за бронювання. Тому працівник не зможе повернути витрачені кошти в повному обсязі.
** Повну вартість залізничних квитків можна повернути без справляння додаткових зборів лише на рейси внутрішнього сполучення, скасовані через введення карантину починаючи з 18.03.2020 р.
Незважаючи на це, роботодавець може компенсувати витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб (тобто кошти, витрачені на придбання квитків з урахуванням комісійного збору), без будь-яких податкових наслідків для такого працівника (п. 12 розд. II Інструкції № 59).
Але тільки при дотриманні таких умов:
• на те була поважна причина (у нашому випадку — наказ про скасування відрядження);
• за наявності документів, що засвідчують вартість цих витрат. Якщо дотримуватися вимог п. 12 розд. II Інструкції № 59, це мають бути оригінали документів, а саме: транспортних квитків, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, які здійснюють послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, тощо.
Але ось заковика. Такі документи працівник, навпаки, зобов’язаний повернути для отримання компенсації від перевізника/готелю. Як бути?
У такому разі підтвердити понесені витрати можна за допомогою (п. 12 розд. II Інструкції № 59):
• на бронювання готельного номера — акта (рахунку або довідки) про суму, утриману за бронювання, а також розрахункового документа на повернення коштів (чека РРО, розрахункової квитанції, виписки з карткового рахунку);
• на придбання залізничних квитків — допоміжного документа із зазначенням суми, що повертається, і комісійного збору (при готівковому розрахунку), а також роздрукованого в паперовому вигляді електронного документа на повернення (при поверненні електронного проїзного/перевізного документа);
• на придбання авіаквитка — листа (акта, довідки) про повернення авіаквитка, складеного компанією-продавцем, і розрахункового документа, що підтверджує повернення грошей (чека РРО, розрахункової квитанції, виписки з карткового рахунку);
• на придбання квитка на автобус — роздрукованого в паперовому вигляді документа на повернення або листа (акта, довідки) про повернення проїзного документа, складених компанією-продавцем; а також розрахункового документа, що підтверджує повернення грошей (чека РРО, розрахункової квитанції, виписки з карткового рахунку).
Увага! Витрати, понесені у зв’язку з відрядженням, не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не компенсуються (п. 12 розд. II Інструкції № 59).
Документи зібрано? Переходимо до наступного етапу.
Подаємо авансовий звіт. Працівник, службова поїздка якого так і не відбулася, все одно повинен відзвітувати про грошові кошти, видані (не видані) йому на відрядження.
Єдиний виняток — якщо аванс був перерахований на корпоративну банківську картку, при цьому не було ані зняття коштів, ані проведення розрахунків із використанням картки. У такому разі аванс вважається не виданим. Відповідно подавати авансовий звіт не потрібно.
Ну а якщо аванс на відрядження був виплачений у готівковій формі або перерахований на особисту картку працівника, то про такі кошти працівник повинен обов’язково відзвітувати в загальному порядку.
При складанні звіту працівник, який витратився на проїзні квитки, обов’язково зазначає суму, частково повернену перевізником, а також суму комісійного збору.
Якщо працівник не встиг ще понести жодних витрат (придбати квитки, забронювати житло тощо), то в авансовому звіті він повинен заповнити лише один рядок — із сумою виданого йому авансу.
Строк подання звіту — 3 робочих дні з дня прийняття рішення про скасування відрядження (див. дату відповідного наказу) (п. 11 розд. II Інструкції № 59; категорія 103.17 ЗІР).
Зверніть увагу: якщо аванс на відрядження не видавався (тобто працівникові довелося спочатку витрачати власні кошти, розраховуючи на подальшу компенсацію таких витрат підприємством), то законодавством не встановлені строки для подання авансового звіту в такому разі.
Проте податківці вважають, що в разі витрачання власних коштів працівника у відрядженні діє такий же строк звітності, як і при використанні виданого на відрядження авансу. Тобто — 3 робочих дні.
А якщо працівник не встигає подати авансовий звіт у відведений строк? Наприклад:
• перевізник/готель ще не встигли повернути працівникові гроші після скасування броні / повернення квитків і не надали всі необхідні підтвердні документи. На наш погляд, тут головне — встигнути все зробити до закінчення місяця, на який припадає граничний строк подання звіту. Інакше роботодавець буде вимушений оподаткувати всю суму отриманих працівником коштів ПДФО і військовим збором як надміру витрачені кошти (п.п. 170.9.1 ПКУ);
• на період карантину на підприємстві, в установі, організації оголошено простій (на роботі нікого немає). У такому разі, на нашу думку, працівник повинен скласти авансовий звіт у встановлений строк, а надасть його в перший робочий день підприємства, установи, організації після завершення простою.
Якщо складно повернутися
Протилежна ситуація — коли працівник у відрядження поїхав, а ось повернутися — ну ніяк. Рейси, на які були придбані квитки, скасовано, потяги не зупиняються або не беруть пасажирів. Поїхати можна або пізніше (після того, як Державна і регіональна комісії з ТЕБ та НС переглянуть своє рішення), або тільки тими рейсами і транспортом, які ще доступні.
Залишається один вихід — продовжити відрядження.
Оформляємо документи. У разі вимушеної затримки у відрядженні з незалежних від працівника причин (у нашому випадку — установлення «червоного» рівня небезпеки на відповідній території) керівник може прийняти рішення про продовження строку відрядження (п. 10 розд. II Інструкції № 59).
Рішення про продовження відрядження оформляють наказом (лист ДПСУ від 18.03.2013 р. № 1597/В/17-1114). У ньому зазначаємо:
• причину продовження відрядження з посиланням на документи, які вводять обмеження для транспортного сполучення (постанова Кабміну від 22.07.2020 р. № 641, спільне рішення Державної і регіональної комісій ТЕБ та НС про встановлення «червоної» зони на відповідній території);
• про перерахування працівникові додаткової суми авансу* (на проживання, додаткові добові тощо) або про відшкодування працівникові додаткових витрат у зв’язку з продовженням відрядження (якщо працівник витрачатиме власні кошти з подальшою компенсацією таких витрат підприємством);
* Додатковий аванс на відрядження можна видавати без звіту за попередній, оскільки такі дії проводяться в межах однієї службової поїздки (лист Мінфіну від 14.03.2011 р. № 31-18030-07-10/6681).
• строки продовження (кількість календарних днів, на які продовжується відрядження). Нагадаємо: максимальний строк відрядження з урахуванням строків його продовження по Україні не може перевищувати 30 календарних днів (абз. 2 п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59). Хоча госпрозрахункові підприємства можуть продовжити відрядження й на інший (більш тривалий) строк.
А ось для бюджетних підприємств, установ, організацій виняток лише один — якщо працівник затримався у відрядженні з причини хвороби. Тоді дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.
Наказ про продовження відрядження оформляють:
• або відразу, щойно працівник повідомить про необхідність продовжити відрядження (щоб забезпечити працівника додатковими коштами на харчування, проживання і проїзд);
• або вже після прибуття працівника до місця його постійної роботи. Підставою для продовження буде доповідна записка працівника або його безпосереднього керівника з причинами затримки в поїздці понад установлений строк.
Відшкодовуємо витрати. Після видання наказу про продовження відрядження добові, витрати на проживання, витрати на проїзд до місця постійної роботи та інші витрати за дні затримки у відрядженні мають бути відшкодовані працівникові на загальних підставах. Тобто в такому ж порядку, як і за інші дні відрядження.
Ба більше, згідно з п. 6 розд. II Інструкції № 59 витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням УСІХ витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків та користуванням постільними речами в потягах, і страхових платежів на транспорті.
Крім того, за наявності декількох видів транспорту, що сполучає місце постійної роботи з місцем відрядження, працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту (якщо адміністрація підприємства не запропонує інший варіант).
Тому якщо працівник вимушений був повертатися з відрядження іншим видом транспорту (а не тим, на який був первісно куплений квиток) з причини встановлення «червоної» зони, роботодавець зобов’язаний відшкодувати йому всі витрати на проїзд у зворотному напрямку (тобто вартість первісно придбаного квитка та всіх інших квитків, які він придбав, щоб повернутися до місця роботи).
Але попереджаємо: у керівника є право встановлювати додаткові обмеження щодо сум і цілей використання коштів, наданих на відрядження (п. 5 розд. I Інструкції № 59). А отже, питання про те, яка саме сума витрат на зворотний проїзд буде відшкодована працівникові, залежить від рішення керівника.
На відміну від бюджетних установ, госпрозрахункові підприємства вирішення таких питань можуть передбачити у своїх локальних актах (а точніше, в Положенні про відрядження). Якщо таких положень немає — зазначені питання можна врегулювати в окремому документі (наказі чи розпорядженні).
Подаємо авансовий звіт. Після повернення з відрядження працівник у звичайні строки повинен подати один авансовий звіт, зазначивши в ньому:
• і кошти, видані йому перед поїздкою;
• і кошти, отримані (витрачені) у зв’язку з її продовженням.
Звіт працівник подає в загальні строки — протягом 5 робочих днів з дня повернення з відрядження (п.п. 170.9.2 ПКУ). Додавши до нього всі документи, що підтверджують понесені витрати.
