Компенсацію за невикористані дні відпустки виплачують:
• як у разі звільнення працівника;
• так і в разі смерті працівника. Одержувачами компенсації у такому разі будуть спадкоємці співробітника, що помер* (ч. 6 ст. 24 Закону про відпустки).
* Подробиці — у статті «Помер працівник: що робити роботодавцю» // «ОП», 2019, № 9.
При цьому згідно зі ст. 116 КЗпП нараховувати і виплачувати компенсацію за невикористані дні відпустки слід при проведенні остаточного розрахунку.
У звичайному випадку остаточний розрахунок із працівником, який звільняється, проводиться в день такого звільнення. При цьому компенсація за невикористану відпустку потрапляє до бази нарахування ЄСВ разом із зарплатою за відпрацьований час.
Адже така виплата відповідає усім необхідним для цього критеріям:
• на момент її нарахування працівник перебуває у трудових відносинах із роботодавцем (день звільнення працівника = його останній робочий день);
• вона включається до фонду оплати праці згідно з п.п. 2.2.12 Інструкції № 5;
• вона не зазначена в Переліку № 1170.
Водночас якщо відпускну компенсацію нараховують уже звільненому працівникові (після дати звільнення), то нараховувати ЄСВ на таку виплату не треба. Оскільки:
• така сума нараховується вже не працівникові (тобто фізичній особі, яка на день нарахування вже не перебуває у трудових відносинах із підприємством);
• компенсація за невикористану відпустку є виплатою за невідпрацьований час.
А що робити у разі нарахування відпускної компенсації працівникові, що помер?
Тут у нас особливий випадок. Остаточний розрахунок із померлим проводять на підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника. А такий документ оформляють тільки після того, як від родичів померлого буде отримано належним чином оформлене свідоцтво про смерть. При цьому датою припинення трудових відносин вказують дату смерті працівника згідно зі свідоцтвом про смерть (лист Мінсоцполітики від 31.12.2010 р. № 284/06/186-10).
Ось і виходить, що остаточний розрахунок із працівником відбувається вже після того, як трудові відносини з померлим фактично припинені.
Чи треба у такому разі включати відпускну компенсацію до бази нарахування ЄСВ?
На думку контролюючих органів — так, треба! На цьому наполягають:
• як ПФУ. У своєму листі від 22.10.2012 р. № 21362/н-11 фахівці фонду заявили: на виплати, нараховані працівникові, що помер, за період, який закінчується днем його смерті, ЄСВ нараховується і сплачується на загальних підставах;
• так і податківці — див. роз’яснення, розміщене в категорії 201.03 ЗІР.
Відповідно ці суми відобразите в Об’єднаній звітності разом із сумою зарплати працівника по дату його смерті.
