Добові-2021: для відряджень по Україні

Добові — що це?

Основними документами, що регламентують порядок виплати добових, є:

• Інструкція № 59;

• постанова № 98*.

* Постанова КМУ від 02.02.2011 р. № 98.

Добові — це компенсація працівникові понесених ним витрат на харчування та інші власні потреби у зв’язку з відрядженням (не плутайте з оплатою днів відрядження).

Виплачується така компенсація працівникові (п. 16 розд. III Інструкції № 59):

• до початку відрядження, але не раніше дати видання наказу про направлення у відрядження (лист Мінсоцполітики від 7 листопада 2013 року № 998/13/155-13);

• для поїздок у межах України — у гривнях.

А ось за які відрядні дні працівник може отримати добові — про це далі.

«Добові» дні

Добові витрати виплачують відрядженому працівникові за кожен календарний день перебування в службовій поїздці (п.п. 170.9.1 ПКУ).

Тобто і за робочі, і за вихідні, і за святкові, і за неробочі дні, включаючи також час перебування працівника в дорозі (разом з вимушеними зупинками).

Визначити тривалість відрядження можна за допомогою наказу про відрядження і документів, що підтверджують перебування працівника в службовій поїздці.

Наприклад: транспортних квитків, рахунків з готелів (мотелів) тощо. І тут будьте гранично уважними, адже добові не виплачуються:

• за відсутності наказу про відрядження;

• за час затримки працівника у відрядженні без поважних причин (п. 10 розд. II Інструкції № 59). Це дні, які не покриваються наказом про відрядження і на них не був виданий наказ про продовження відрядження;

• якщо день початку (закінчення) відрядження та дата транспортного квитка / транспортних квитків не збіглися;

• якщо працівник не подав авансовий звіт після повернення з відрядження у встановлені строки.

«Легальна» затримка у відрядженні (з виплатою добових) можлива лише в 3 випадках.

Якщо відрядження продовжене (з дозволу керівника, оформлено відповідний наказ).

Якщо затримка була на вихідні або святкові і неробочі дні, на яку також отримано дозвіл керівника. Але за умови, що строк перебування працівника поза місцем його постійної роботи не перевищив строку відрядження, передбаченого постановою № 98.

Якщо працівник захворів у відрядженні. У такому разі добові виплачуються протягом усього часу, поки відряджений не може за станом здоров’я стати до виконання службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше 2 місяців (п. 9 розд. II Інструкції № 59).

Крім того, при підрахунку днів відрядження врахуйте, що:

• дні від’їзду-приїзду для виплати добових зараховуються як два окремі дні (п. 4 розд. II Інструкції № 59). Навіть якщо в цей період працівник перебував на роботі (наприклад, поїхав тільки о 20:00 або приїхав о 3:00);

• при відрядженні працівника строком на один день або до такої місцевості, звідки працівник має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу (лист Мінфіну від 12.10.2009 р. № 31-18030-07-21/27231);

• якщо день прибуття з попереднього відрядження і день вибуття в наступне відрядження збігаються, добові виплачуються за один день (листи Мінфіну від 29.12.2005 р. № 31-18030-07-25/28711, від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854).

Проте найбільше бухгалтерів турбує інше запитання: в якому розмірі виплачувати добові?

Розмір добових

Як свідчить ч. 2 ст. 121 КЗпП: розмір і порядок видачі добових мають бути встановлені законом.

Але, на жаль, Інструкція № 59 і постанова № 98 встановлюють розмір добових тільки для органів державної влади, підприємств, установ і організацій, повністю або частково фінансованих за рахунок бюджетних коштів.

Що стосується госпрозрахункових підприємств, то для них мінімальний розмір добових не встановлений. Такі суб’єкти визначають розмір добових у внутрішньому положенні про відрядження, в окремому наказі або наказі про направлення працівника у відрядження.

Але! Як орієнтир тут краще все-таки обрати бюджетні Інструкцію № 59 і постанову № 98. Оскільки Мінсоцполітики вважає, що навіть у госпрозрахункових підприємств розмір добових витрат по Україні не має бути менше 60 грн (лист Мінсоцполітики від 21.12.2016 р. № 1732/0/101-16/28).

Що стосується максимального розміру добових для відряджень на території України працівників госпрозрахункових підприємств, то він також не встановлений.

Водночас у п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ встановлений граничний розмір добових, який не оподатковується.

Що це означає? Що підприємство може встановити розмір добових витрат для відряджень по Україні вище зазначеної межі. Наприклад, 1000 грн. Але! У такому разі слід пам’ятати, що суму перевищення (400 грн) доведеться оподатковувати ПДФО і ВЗ на підставі п.п. 164.2.11 ПКУ (як суму надмірно витрачених коштів на відрядження і не повернених у встановлені законодавством строки).

Конкретний розмір добових (але не менше 60 грн) госпрозрахункові підприємства встановлюють самостійно. Це може бути або єдиний усереднений розмір добових на 1 день відрядження, або ціла система для визначення розміру добових залежно від певних критеріїв.

1. Місце відрядження. В абз. 2 п. 15 розд. І Інструкції № 59 сказано: добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту. Проте в різних містах (чи то столиця, чи то містечко районного масштабу) вартість харчування буде різною. Тому й добові для столиці і великих міст мають бути трохи вищі, а для поїздок у межах району — трохи менші.

2. Часу вибуття-прибуття з відрядження. Наприклад, для ситуацій, коли працівники від’їжджають у відрядження після 14:00, а повертається з нього до 14:00, обумовити, що працівникові виплачуються добові у розмірі 50 % від загального розміру.

Попереджаємо! Якщо норми про зменшення розміру добових у положенні про відрядження не прописані, добові мають бути виплачені в повному розмірі.

3. Разовість харчування в готелі (коли вартість харчування / побутових послуг уключена до готельного рахунку).

Наприклад: 80 % від розрахованої суми добових, якщо було одноразове харчування в готелі; 55 % — дворазове і 35 % — триразове.

4. Необхідність нести представницькі витрати. Для працівників, які через посадові обов’язки повинні нести у відрядженні додаткові витрати, наприклад, на харчування в дорогих ресторанах при укладенні договорів (контрактів), пов’язаних з госпдіяльністю підприємства.

Оподаткування

Добові витрати в межах норми, встановленої п.п. 170.9.1 ПКУ, не вважаються доходом працівника, а тому не оподатковуються ні ПДФО, ні ВЗ.

Також добові не входять до фонду оплати праці і згадуються в п. 6 Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на яких не нараховується ЄСВ, затвердженому постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170, тому на них не нараховується і ЄСВ.

Водночас наднормативні добові (понад добову норму, передбачену п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, у 2021 році — понад 600 грн) вважаються сумами надмірно витрачених коштів, отриманих на відрядження, і потрапляють під оподаткування ПДФО і ВЗ на підставі п.п. 164.2.11 ПКУ (ср. ).

Крім того, уся сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податків ще в одному випадку — за відсутності наказу про відрядження і документів, що підтверджують перебування працівника в службовій поїздці.

Звичайно, у п. 15 розд. I Інструкції № 59 сказано, що добові витрати не вимагають документального підтвердження.

Проте податківці думають інакше: оскільки такі витрати не можна пов’язати з господарською діяльністю підприємства, отже, вони включаються до оподатковуваного доходу працівника (роз’яснення в підкатегорії 103.17 ЗІР).

А ось оподатковувати ВЗ наднормативні (непідтверджені) добові сіід без застосування натурального коефіцієнта (лист ДФСУ від 17.05.2017 р. № 232/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Відповідальність

Виплачувати відрядженим працівникам добові — це обов’язок роботодавця. Його невиконання може призвести до неприємних наслідків.

Передусім для самого роботодавця, оскільки інспектори Держпраці можуть розцінити такі дії як недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці. А за це передбачена відповідальність у вигляді штрафу у розмірі 2 МЗП, установленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого вчинено порушення (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП). З 1 січня 2021 року — 12000 грн.

Хоча, на наш погляд, це порушення інших вимог законодавства про працю, за яке застосовується штраф у розмірі 1 МЗП.

Проте якщо роботодавець усуне виявлені порушення (виплатить добові) у строк, зазначений інспектором у приписі, заходи щодо притягнення до відповідальності застосовуватися не будуть.

Ну й крім того, посадовим особам роботодавця загрожує адміністративний штраф згідно з ч. 1 ст. 41 КпАП (від 510 до 1700 грн, а при повторному порушенні — від 1700 до 5100 грн).