Утримання із зарплати: згадуємо правила

Види утримань

Важливо пам’ятати, що роботодавцеві дозволено проводити утримання із заробітної плати працівника тільки у випадках, передбачених законодавством (ст. 127 КЗпП). Тому на підставі:

а) податкового законодавства роботодавець від імені і за рахунок працівника стягує податки, збори, внески з виплачуваних йому доходів. На сьогодні — це ПДФО і військовий збір;

б) інших законодавчих актів — проводить утримання:

• з метою забезпечення виконання зобов’язань перед третіми особами (наприклад, аліментів);

• для погашення заборгованості працівника перед підприємством, на якому він працює.

З утриманням податків і зборів наші читачі добре знайомі. Тому детальніше зупинимося на неподаткових видах утримань.

Які підстави?

Існує вичерпний перелік підстав, які надають право роботодавцеві проводити утримання із зарплати для погашення заборгованості працівника перед підприємством. Він наведений у ч. 2 ст. 127 КЗпП.

Згідно з цією нормою роботодавець має право легально провести утримання із зарплати працівника тільки:

1) для повернення авансу, виданого в рахунок зарплати; для повернення сум, надміру виплачених у результаті рахункових помилок (при виявленні нерахункових помилок роботодавець не має права проводити утримання); для погашення невитраченого і своєчасно не поверненого авансу, виданого на службове відрядження або переведення в іншу місцевість; на господарські потреби.

Інакше роботодавцеві доведеться звертатися до суду (протягом одного року з дня виникнення права на відрахування відповідних сум — ч. 3 ст. 233 КЗпП);

2) за невідпрацьовані дні відпустки у разі звільнення працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він вже отримав відпустку;

3) при відшкодуванні шкоди, завданої з вини працівника підприємству (див. ст. 136 КЗпП).

Запам’ятайте: проводити відрахування із зарплати працівника для погашення його заборгованості перед підприємством на інших підставах* (не зазначених у ст. 127 КЗпП) роботодавцеві заборонено.

* Наприклад, на підставі положень, прописаних у колективному та/або трудовому договорах.

Але тут є нюанс. Якщо працівник сам виявить бажання погасити заборгованість перед підприємством (навіть на підставі, яка не зазначена в ст. 127 КЗпП), роботодавець має право виконати його бажання. І це не вважатиметься порушенням. Тільки не забудьте заручитися письмовою заявою працівника, в якій він зафіксує свій намір.

Про порядок проведення утримань і про те, які ще документи знадобляться для оформлення такої операції, читайте далі.

Надміру виплачені суми

Підзвітні суми. Утримання із зарплати для погашення заборгованості працівника за своєчасно не поверненими сумами авансу, виданого на відрядження або під звіт, проводять на підставі відповідного наказу (розпорядження) роботодавця.

Але! Для цього мають бути дотримані дві умови (п. 24 постанови № 13**).

** Постанова ВСУ «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.99 р. № 13.

Працівник не оспорює підстави і розмір відрахувань. Згоду працівника на проведення утримань бажано зафіксувати письмово.

Не минув строк 1 місяць із дня, встановленого для повернення авансу.

Хоча б одну з умов не дотримано? Роботодавець не має права видавати наказ (розпорядження) про утримання і, відповідно, проводити таке утримання.

Тоді перед роботодавцем усього два шляхи:

а) або звернутися до суду із позовом (див. п. 4 ч. 1 ст. 232 КЗпП). Для цього йому відведений строк 1 рік із дня виникнення права на утримання відповідних сум;

б) або спробувати умовити працівника погасити заборгованість добровільно.

Відпускні. Утримання за невідпрацьовані дні відпустки у разі звільнення працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він уже отримав відпустку, проводять також на підставі наказу (розпорядження).

Тільки не забувайте, що є випадки, коли такі відрахування проводити заборонено. Вони перераховані в ст. 22 Закону про відпустки. Зокрема, якщо працівник звільняється з роботи у зв’язку із призовом або вступом на військову службу, переведенням на інше підприємство, відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом із підприємством тощо.

А що робити, якщо на момент звільнення в працівника бракує суми, отриманої при розрахунку, щоб погасити борг за надміру оплачені дні відпустки? У такому разі у наказі про звільнення зазначають суму надміру виплачених відпускних. Працівника ознайомлюють із таким наказом під підпис. При цьому погоджують порядок і строки погашення заборгованості (наприклад, працівник внесе кошти через касу підприємства протягом 3 днів після звільнення).

Якщо працівник відмовляється погашати заборгованість, роботодавцеві доведеться звертатися до суду.

Рахункові помилки. Передусім давайте з’ясуємо: які помилки належать до рахункових? Відповідь на це запитання криється в п. 24 постанови № 13.

Рахункові помилки — це помилки, які пов’язані з обчисленнями. До них належать:

• механічні погрішності (помилки введення даних);

• арифметичні (помилки в обчисленнях);

• помилки через збій бухгалтерських програм.

Причиною ж нерахункових помилок є неправильне застосування норм:

• законів і підзаконних актів (наприклад, якщо оплачена відпустка більшої тривалості, ніж передбачено законодавством);

• колективного договору, наказів роботодавця (якщо нараховані і виплачені премії працівникам без відповідного розпорядження).

Ваша помилка рахункова? Тоді для повернення сум, надміру виплачених у результаті такого промаху, знадобиться наказ (розпорядження) роботодавця про утримання надміру нарахованої суми із заробітку наступного місяця.

Підставою для його оформлення є службова записка винної особи (особи, що припустилася помилки) з описом суті погрішності і правильного варіанта розрахунку.

Важливо! Такий наказ (розпорядження) має бути виданий не пізніше ніж за 1 місяць із дня виплати неправильно обчисленої суми. Тоді згода працівника для утримання таких сум не потрібна.

Якщо роботодавець пропустив строк видання наказу, єдиний вихід — отримати згоду працівника на повернення надлишку зарплати. Звертатися до суду немає сенсу, оскільки слуги Феміди в таких ситуаціях зазвичай приймають сторону працівника (лист Мінпраці від 23.10.2009 р. № 248/06/186-09).

Ну а якщо працівник відмовляється повертати надміру отримані суми? Доведеться удатися до крайніх заходів — стягнути надміру виплачену зарплату з винної особи. Такою винною особою, ймовірніше, буде бухгалтер, іноді — фахівець відділу кадрів, який помилився при заповненні табеля обліку використання робочого часу.

Відшкодування шкоди

Порядок стягнення з працівника заподіяної підприємству шкоди залежить від розміру нанесених збитків.

Сума покриття шкоди не перевищує розміру середнього заробітку винної особи*.

* У загальному випадку, за шкоду, заподіяну підприємству, працівники несуть матеріальну відповідальність у розмірі шкоди, але не більше середнього заробітку (ст. 132 КЗпП). Відшкодування збитку працівником у повному розмірі можливо тільки у випадках, передбачених ст. 134 КЗпП.

У такому разі суму покриття шкоди утримують із заробітної плати працівника на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства (ч. 1 ст. 136 КЗпП).

Важливо! Наказ (розпорядження) про притягнення працівника до матвідповідальності видають не пізніше 2 тижнів із дня виявлення заподіяної ним шкоди.

Днем виявлення заподіяної шкоди вважають день, коли власник (уповноважений ним орган) дізнався про його спричинення.

Зауважимо, що почати виконувати наказ можна тільки через 7 днів із дня ознайомлення з ним працівника (ч. 2 ст. 136 КЗпП). Причому під виконанням розуміють передачу розпорядження бухгалтерові за розрахунками з працівниками, а не реальне утримання.

Тобто не можна видати наказ про стягнення грошових коштів на покриття збитку та ознайомити з ним працівника 8 липня, а 9 липня — провести утримання. Між датою повідомлення працівника про розпорядження і датою фактичного утримання повинно пройти не менше 7 днів.

Середньомісячний заробіток із метою покриття шкоди визначають відповідно до абз. 3 п. 2 Порядку № 100: виходячи із зарплати за останні два місяці, що передують події, з якою пов’язаний такий розрахунок.

У цьому випадку такою подією буде день видання наказу керівником про притягнення працівника до матвідповідальності.

Сума покриття шкоди більше середньомісячного заробітку.

Тоді для стягнення з працівника шкоди, заподіяної підприємству, роботодавець повинен звернутися до суду (ч. 3 ст. 136 КЗпП).

У разі позитивного рішення на користь роботодавця утримання сум збитку із зарплати працівника проводиться на підставі виконавчого документа**.

** Перелік виконавчих документів наведений у ст. 3 Закону України «Про виконавче провадження» від 02.06.2016 р. № 1404-VIII.

Важливо! Утримання із зарплати працівників на підставі виконавчих листів здійснюються без видання наказу (розпорядження) про утримання і без згоди працівника (див., наприклад, лист Мінсоцполітики від 01.03.2019 р. № 247/0/206-19).

Про розмір і підстави для усіх відрахувань і утримань з його заробітку працівник усе одно дізнається з розрахункового листа (ст. 110 КЗпП).

Про здіснені відрахування і виплати роботодавець також повинен відзвітувати за формою, наведеною в додатку 9 до Інструкції № 512/5*.

* Інструкція з організації примусового виконання рішень, затверджена наказом Мін’юсту від 02.04.2012 р. № 512/5.

Увага! Строк позовної давності для звернення до суду з позовом до працівника про стягнення матеріальної шкоди становить 1 рік із дня його виявлення (ст. 233 КЗпП).

Водночас, якщо працівник визнає свою вину і не заперечуватиме проти розрахованого розміру шкоди, він може покрити її добровільно (ч. 5 ст. 130 КЗпП).

Варіантів декілька:

• шляхом відрахування із заробітної плати за заявою працівника;

• шляхом унесення грошових коштів до каси або на поточний рахунок роботодавця у банку;

• з дозволу роботодавця працівник може передати для покриття заподіяного збитку рівноцінне майно або виправити пошкоджене (ч. 5 ст. 130 КЗпП).

Працівник не згоден з притягненням його до матеріальної відповідальності або з розміром покриття шкоди? Він може звернутися із заявою до комісії з трудових спорів (ст. 224 КЗпП) та/або до суду (ст. 233 КЗпП).

Обмеження

Проводячи неподаткові утримання із зарплати, слід ураховувати такі обмеження.

Не допускаються утримання з виплат, на які згідно із законодавством стягнення не звертається (ч. 4 ст. 26 Закону про оплату праці).

Такі випадки перераховані в ст. 73 Закону № 1404. До них, зокрема, належать:

• вихідна допомога, що виплачується при звільненні працівника;

• компенсація працівникові витрат у зв’язку з переведенням, направленням на роботу в іншу місцевість або службовим відрядженням;

• допомога по вагітності та пологах тощо.

Загальний розмір усіх відрахувань при кожній виплаті зарплати не може перевищувати (ч. 1 ст. 128 КЗпП):

• у загальному випадку — 20 %;

• в окремих випадках** і при відрахуванні із заробітної плати за декількома виконавчими документами — 50 %;

** Наприклад, якщо утримання із заробітної плати проводяться за виконавчими документами (при стягненні аліментів, покритті шкоди, заподіяної каліцтвом, іншим ушкодженням здоров’я або смертю особи тощо) (ст. 70 Закону № 1404).

• у разі стягнення аліментів на неповнолітніх дітей — 70 %.

Виняток — якщо утримання відбувається на підставі заяви працівника. У такому разі роботодавець має право утримати із заробітної плати працівника ту суму грошових коштів, яку такий працівник зазначив у цій заяві (навіть 100 %). Тут обмежень немає!

Важливо! Необхідні суми утримують із зарплати після вирахування з неї усіх податків і зборів (тобто із зарплати «на руки»).

А якщо розмір відрахувань не дозволяє покрити потрібну суму? Стягуйте її із зарплати наступних місяців (у межах установлених обмежень) до повного погашення.

Максимальний розмір утримань із липневої зарплати працівника становить:

(7000 - 1260 - 105) х 20 : 100 = 1127 (грн).

Саме цю суму можна утримати з липневої зарплати працівника.

Залишок суми у розмірі 373 грн (1500 - 1127) буде утриманий із зарплати за серпень 2021 року (якщо максимальний розмір утримань дозволить це зробити).