Удержания из зарплаты: вспоминаем правила

Виды удержаний

Важно помнить, что работодателю разрешено проводить удержания из заработной платы работника только в случаях, предусмотренных законодательством (ст. 127 КЗоТ). Поэтому на основании:

а) налогового законодательства — работодатель от имени и за счет работника удерживает налоги, сборы, взносы с выплачиваемых ему доходов. На сегодня это НДФЛ и военный сбор;

б) других законодательных актов — проводит удержания:

• с целью обеспечения выполнения обязательств перед третьими лицами (например, алиментов);

• для погашения задолженности работника перед предприятием, на котором он работает.

С удержанием налогов и сборов наши читатели хорошо знакомы. Поэтому более подробно остановимся на «неналоговых» видах удержаний.

Какие основания?

Существует исчерпывающий перечень оснований, которые дают право работодателю проводить удержания из зарплаты для погашения задолженности работника перед предприятием. Он приведен в ч. 2 ст. 127 КЗоТ.

Согласно этой норме работодатель вправе легально провести удержания из зарплаты работника только:

1) для возврата аванса, выданного в счет зарплаты; для возврата сумм, излишне выплаченных в результате счетных ошибок (при обнаружении несчетных ошибок работодатель не вправе проводить удержания); для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или перевод в другую местность; на хозяйственные нужды.

Иначе работодателю придется обращаться в суд (в течение одного года со дня возникновения права на отчисление соответствующих сумм — ч. 3 ст. 233 КЗоТ);

2) за неотработанные дни отпуска в случае увольнения работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил отпуск;

3) при возмещении ущерба, нанесенного по вине работника предприятию (см. ст. 136 КЗоТ).

Запомните: проводить отчисления из зарплаты работника для погашения его задолженности перед предприятием на других основаниях* (не указанных в ст. 127 КЗоТ) работодателю запрещено.

Но тут есть нюанс. Если работник сам изъявит желание погасить задолженность перед предприятием (даже на основании, которое не указано в ст. 127 КЗоТ), работодатель вправе выполнить его желание. И это не будет считаться нарушением. Только не забудьте заручиться письменным заявлением работника, в котором он зафиксирует свое намерение.

О порядке проведения удержаний и о том, какие еще документы понадобятся для оформления такой операции, — читайте дальше.

Излишне выплаченные суммы

Подотчетные суммы. Удержания из зарплаты для погашения задолженности работника по своевременно не возвращенным суммам аванса, выданного на командировку или под отчет, проводят на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.

Но! Для этого должны быть соблюдены два условия (п. 24 постановления № 13**).

* Например, на основании положений, прописанных в коллективном и/или трудовом договоре.

Работник не оспаривает основания и размер отчислений. Согласие работника на проведение удержаний желательно зафиксировать в письменном виде.

Не прошел срок 1 месяц со дня, установленного для возврата аванса.

Хотя бы одно из условий не соблюдено? Работодатель не имеет права издавать приказ (распоряжение) об удержании и, соответственно, проводить такое удержание.

Тогда перед работодателем всего два пути:

а) либо обратиться в суд с иском (см. п. 4 ч. 1 ст. 232 КЗоТ). Для этого ему отведен срок 1 год со дня возникновения права на удержание соответствующих сумм;

б) либо постараться уговорить работника погасить задолженность добровольно.

Отпускные. Удержания за неотработанные дни отпуска в случае увольнения работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил отпуск, проводят также на основании приказа (распоряжения).

Только не забывайте, что есть случаи, когда такие отчисления проводить запрещено. Они перечислены в ст. 22 Закона об отпусках. В частности, если работник увольняется с работы в связи с призывом или поступлением на военную службу, переводом на другое предприятие, отказом от перевода на работу в другую местность вместе с предприятием и т. д.

А что делать, если на момент увольнения у работника не хватает суммы, полученной при расчете, чтобы погасить долг за излишне оплаченные дни отпуска? В таком случае в приказе об увольнении указывают сумму излишне выплаченных отпускных. Работника ознакомляют с таким приказом под подпись. При этом согласовывают порядок и сроки погашения задолженности (например, работник внесет средства через кассу предприятия в течение 3 дней после увольнения).

Если работник отказывается погашать задолженность, работодателю придется обращаться в суд.

Счетные ошибки. Прежде всего давайте выясним — какие ошибки относятся к счетным? Ответ на этот вопрос кроется в п. 24 постановления № 13.

Счетные ошибки — это ошибки, которые связаны с вычислениями. К ним относятся:

• механические погрешности (ошибки ввода данных);

• арифметические (ошибки в вычислениях);

• ошибки из-за сбоя бухгалтерских программ.

Причиной же несчетных ошибок является неправильное применение норм:

• законов и подзаконных актов (к примеру, если оплачен отпуск большей продолжительности, чем предусмотрено законодательством);

• коллективного договора, приказов работодателя (если начислены и выплачены премии работникам без соответствующего распоряжения).

Ваша ошибка счетная? Тогда для возврата сумм, излишне выплаченных в результате такой оплошности, понадобится приказ (распоряжение) работодателя об удержании излишне начисленной суммы из заработка следующего месяца.

Основанием для его оформления служит служебная записка виновного лица (лица, допустившего ошибку) с описанием сути погрешности и правильного варианта расчета.

Важно! Такой приказ (распоряжение) должен быть издан не позднее 1 месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы. Тогда согласие работника для удержания таких сумм не требуется.

Если работодатель пропустил срок издания приказа, единственный выход — получить согласие работника на возврат излишка зарплаты. Обращаться в суд не имеет смысла, поскольку служители Фемиды в таких ситуациях, как правило, принимают сторону работника (письмо Минтруда от 23.10.2009 г. № 248/06/186-09).

Ну а если работник отказывается возвращать излишне полученные суммы? Придется прибегнуть к крайним мерам — взыскать излишне выплаченную зарплату с виновного лица.

Таким виновным лицом, скорее всего, будет бухгалтер, иногда — специалист отдела кадров, который ошибся при заполнении табеля учета использования рабочего времени.

Возмещение ущерба

Порядок взыскания с работника причиненного предприятию ущерба зависит от размера нанесенных убытков.

Сумма возмещения не превышает размер среднего заработка виновного лица*.

* В общем случае, за ущерб, причиненный предприятию, работники несут материальную ответственность в размере ущерба, но не более среднего заработка (ст. 132 КЗоТ). Возмещение ущерба работником в полном размере возможно только в случаях, предусмотренных ст. 134 КЗоТ.

В таком случае сумму ущерба удерживают из заработной платы работника на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия (ч. 1 ст. 136 КЗоТ).

Важно! Приказ (распоряжение) о привлечении работника к матответственности издают не позже 2 недель со дня выявления причиненного им ущерба.

Днем выявления причиненного ущерба считают день, когда собственник (уполномоченный им орган) узнал о его причинении.

Заметим, что начать исполнять приказ можно только через 7 дней со дня ознакомления с ним работника (ч. 2 ст. 136 КЗоТ). Причем под исполнением понимают передачу распоряжения бухгалтеру по расчетам с работниками, а не реальное удержание.

То есть нельзя издать приказ о взыскании денежных средств на покрытие ущерба и ознакомить с ним работника 8 июля, а 9 июля — провести удержание. Между датой уведомления работника о распоряжении и датой фактического удержания должно пройти не менее 7 дней.

Среднемесячный заработок с целью возмещения убытков определяют в соответствии с абз. 3 п. 2 Порядка № 100: исходя из зарплаты за последние два месяца, предшествующих событию, с которым связан такой расчет.

В этом случае таким событием будет день издания приказа руководителем о привлечении работника к матответственности.

Сумма возмещения больше среднемесячного заработка.

Тогда для взыскания с работника ущерба, причиненного предприятию, работодатель должен обратиться в суд (ч. 3 ст. 136 КЗоТ).

В случае положительного решения в пользу работодателя удержание сумм ущерба из зарплаты работника проводится на основании исполнительного документа**.

** Перечень исполнительных документов приведен в ст. 3 Закона Украины «Об исполнительном производстве» от 02.06.2016 г. № 1404-VIII.

Важно! Удержания из зарплаты работников на основании исполнительных листов осуществляются без издания приказа (распоряжения) об удержании и без согласия работника (см. например, письмо Минсоцполитики от 01.03.2019 г. № 247/0/206-19).

О размере и основаниях для всех отчислений и удержаний из его заработка работник все равно узнает из расчетного листа (ст. 110 КЗоТ).

О произведенных отчислениях и выплатах работодатель также должен отчитаться по форме, приведенной в приложении 9 к Инструкции № 512/5*.

* Инструкция по организации принудительного исполнения решений, утвержденная приказом Минюста от 02.04.2012 г. № 512/5.

Внимание! Срок исковой давности для обращения в суд с иском к работнику о возмещении материального ущерба составляет 1 год со дня его выявления (ст. 233 КЗоТ).

В то же время, если работник признает свою вину и не будет возражать против рассчитанного размера ущерба, он может возместить его добровольно (ч. 5 ст. 130 КЗоТ).

Вариантов несколько:

• путем отчисления из заработной платы по заявлению работника;

• путем внесения денежных средств в кассу или на текущий счет работодателя в банке;

• с разрешения работодателя работник может передать для покрытия причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное (ч. 5 ст. 130 КЗоТ).

Работник не согласен с привлечением его к материальной ответственности или с размером возмещения ущерба? Он может обратиться с заявлением в комиссию по трудовым спорам (ст. 224 КЗоТ) и/или в суд (ст. 233 КЗоТ).

Ограничения

Проводя неналоговые удержания из зарплаты, следует учитывать следующие ограничения.

Не допускаются удержания из выплат, на которые, согласно законодательству, взыскание не обращается (ч. 4 ст. 26 Закона об оплате труда).

Такие случаи перечислены в ст. 73 Закона № 1404. К ним, в частности, относятся:

• выходное пособие, выплачиваемое при увольнении работника;

• компенсация работнику расходов в связи с переводом, направлением на работу в другую местность или служебной командировкой;

• пособие по беременности и родам и т. д.

Общий размер всех отчислений при каждой выплате зарплаты не может превышать (ч. 1 ст. 128 КЗоТ):

• в общем случае — 20 %;

• в отдельных случаях** и при отчислении из заработной платы по нескольким исполнительным документам — 50 %;

** Например, если удержания из заработной платы проводятся по исполнительным документам (при взыскании алиментов, возмещении вреда, причиненного увечьем, другим повреждением здоровья или смертью лица, и т. д.) (ст. 70 Закона № 1404).

• в случае взыскания алиментов на несовершеннолетних детей — 70 %.

Исключение — если удержание происходит на основании заявления работника. В таком случае работодатель вправе удержать из заработной платы работника ту сумму денежных средств, которую такой работник указал в этом заявлении (даже 100 %). Тут ограничений нет!

Важно! Необходимые суммы удерживают из зарплаты после вычета из нее всех налогов и сборов (то есть из зарплаты «на руки»).

А если размер отчислений не позволяет покрыть нужную сумму? Удерживайте ее из зарплаты следующих месяцев (в рамках установленных ограничений) до полного погашения.

Максимальный размер удержаний из июльской зарплаты работника составляет:

(7000 - 1260 - 105) х 20 : 100 = 1127 (грн).

Именно эту сумму можно удержать из июльской зарплаты работника.

Остаток суммы в размере 373 грн (1500 - 1127) будет удержан из зарплаты за август 2021 года (если максимальный размер удержаний позволит это сделать).