Складаємо графік
Черговість надання відпусток установлюється графіком. Такий графік (у довільній формі) зобов’язані складати всі роботодавці, у тому числі ФОП, які мають найманих працівників (ч. 4 ст. 79 КЗпП, ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки).
Його щорічно (не пізніше 5 січня поточного року) затверджує роботодавець за погодженням із профспілкою або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Після чого доводять до відома всіх працівників.
Зверніть увагу: зазвичай у графіку відпусток конкретні дати початку відпусток не зазначають, а відображають місяць надання відпустки. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах місяця погоджується між працівником і роботодавцем.
Важливо! Обов’язковість складання графіка відпусток передбачена лише для щорічних (основних і додаткових) відпусток. Водночас у ньому можна передбачити і такі додаткові відпустки, як відпустка на дітей, чорнобильська, бойова тощо.
А ось навчальні, творчі відпустки і відпустки для участі в спортивних змаганнях до графіка не включаємо (їх не можна запланувати).
І не забудьте включити до графіка щорічні відпустки, не використані за минулі робочі роки. Адже за загальним правилом заборонено ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом 2 років підряд (ст. 80 КЗпП).
Графік складено і затверджено? Тоді для надання відпустки працівнику буде достатньо:
1) письмово повідомити його про дату початку відпустки згідно з графіком — не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку (ч. 5 ст. 79 КЗпП і ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки). Зробити це можна:
• або склавши і вручивши працівнику повідомлення про дату початку відпустки (у довільній формі);
• або ознайомивши працівника з наказом (розпорядженням) про надання відпустки під підпис.
Важливо! Якщо працівник у встановлений строк не буде письмово попереджений про дату початку щорічної відпустки, то він може вимагати перенесення відпустки на інший період;
2) оформити наказ (розпорядження) про надання відпустки (форму затверджено наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489).
Строки для видання наказу законодавчо не встановлені. Але з огляду на те, що відпускні слід виплатити не пізніше ніж за 3 календарних дні до початку відпустки, а також те, що їх ще потрібно розрахувати і нарахувати, наказ бажано оформити хоча б за тиждень до початку відпустки. А якщо наказ виконуватиме функцію повідомлення про початок відпустки — не пізніше ніж за 2 тижні до початку відпустки.
Що стосується заяви на відпустку, то:
а) в ній немає необхідності, якщо працівники йдуть у відпустку суворо за графіком, у якому зазначені конкретні дати початку відпусток;
б) вона обов’язково знадобиться, якщо:
• працівники йдуть у відпустку згідно з графіком, у якому зазначені лише місяці їх надання. Тоді конкретну дату початку відпустки працівник повинен зазначити в заяві;
• якщо відпустка працівнику знадобилася в інший час, ніж передбачено графіком.
До речі, є категорії працівників, яким надано право на підставі заяви йти в щорічні відпустки в будь-який зручний для них час.
Відпустка в будь-який час
Піти в щорічну відпустку в будь-який зручний для них час можуть такі категорії працівників:
• працівники віком до 18 років;
• працівники з інвалідністю;
• жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
• жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
• одинокі матері (батьки), які виховують дитину без батька (матері);
• опікуни, піклувальники або інші одинокі особи, які фактично виховують одну (чи більше) дитину віком до 15 років за відсутності батьків;
• дружини (чоловіки) військовослужбовців;
• ветерани праці й особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
• ветерани війни, особи, що мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особи, на яких поширюється дія Закону України від 22.10.93 р. № 3551-XII (ср. );
• батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу.
До речі, законодавство може передбачати й інші випадки обов’язкового надання щорічних відпусток у зручний для працівника час.
Наприклад, особам, які належать до 1 і 2 категорій потерпілих від Чорнобильської катастрофи.
Крім того, є декілька категорій працівників, яким відповідно до Закону про відпустки щорічні відпустки надають в особливий час (див. таблицю нижче).
Період щорічних відпусток у деяких категорій працівників
| Категорія працівників | Час надання щорічних відпусток |
| 1. Керівні, педагогічні, наукові, науково-педагогічні працівники, спеціалісти навчальних закладів* | У період літніх канікул. Причому зазначені категорії працівників мають право на щорічну відпустку повної тривалості в цей період незалежно від часу їх прийняття на роботу (ч. 14 ст. 10 Закону про відпустки) |
| * У тому числі керівні, педагогічні, наукові, науково-педагогічні працівники навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ та закладів. | |
| 2. Працівники, які навчаються в навчальних закладах без відриву від виробництва | Щорічні відпустки за їх бажанням приєднують до часу проведення настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, часу підготовки і захисту дипломного проекту та інших робіт, передбачених навчальною програмою (ч. 15 ст. 10 Закону про відпустки) |
| 3. Працівники, які навчаються в середніх загальноосвітніх вечірніх (змінних) школах, класах, групах з очною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах | Щорічні відпустки за бажанням працівників надаються з таким розрахунком, щоб вони могли бути використані до початку навчання в цих закладах (ч. 16 ст. 10 Закону про відпустки) |
| 4. Працівники художньо-постановочної частини і творчі працівники театрів | У літній період наприкінці театрального сезону. Причому зазначені працівники мають право на щорічну відпустку повної тривалості в цей період незалежно від часу їх прийняття на роботу |
Також роботодавець має право передбачити в колективному або індивідуальному трудовому договорі додаткові категорії працівників, які матимуть право на щорічну відпустку в будь-який зручний для них час (п. 10 ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки).
