Наслідки донарахування індексації
Ситуація з донарахуванням «забутої» індексації досить поширена. Але нічого страшного. Виправитись у цьому випадку дуже просто. Донараховуємо індексацію працівникові та виплачуємо її.
А ось як донараховану індексацію відобразити у відповідних додатках до Податкового розрахунку, зараз покажемо на числовому прикладі.
Приклад. Працівнику (основний, без інвалідності) не нараховували з червня по серпень 2021 року індексацію. Помилку виправили у вересні 2021 року. Йому донарахували індексацію за червень — 77,18 грн, за липень і за серпень — по 80,89 грн (разом — 238,96 грн).
З 20.09.2021 по 03.10.2021 він перебував в основній щорічній відпустці. За 14 календарних днів йому нарахували відпускні у сумі 2795,80 грн (2196,70 — за 11 днів вересня (ЄСВ — 483,27 грн ) і 599,10 грн — за 3 дні жовтня (ЄСВ — 131,80 грн)). За 13 відпрацьованих днів вересня йому нараховано 3631,01 грн (у тому числі індексація за вересень — 47,80 грн).
Чи потрібно «розкидати» за місяцями донараховану індексацію у Д1 та 4ДФ?
Розглянемо порядок відображення донарахованої індексації в Об’єднаній звітності.
Д1 Податкового розрахунку
Сума індексації входить до фонду оплати праці та є виплатою за відпрацьований час, тобто є зарплатою. І якщо нарахування зарплати працівникові здійснюється за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу чи виявленням помилок, то нараховані суми включаються до зарплати того місяця, в якому були здійснені нарахування (п.п. 2 п. 2 розд. IV Інструкції № 449*).
* Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449.
Отже, при формуванні Д1 за 3 квартал 2021 року нараховану у вересні 2021 року суму індексації за червень — серпень 2021 року показуємо в додатку за вересень 2021 року. Її відображаємо однією сумою разом із нарахованою зарплатою, яка складе 3869,97 грн (3631,01 + 238,96), ЄСВ — 851,39 грн. Тут «самодіяльністю не займаємося» і заповнюємо зарплатний рядок за загальними правилами.
Перехідні відпускні у Д1 за вересень показуємо окремо від зарплати двома рядками (відповідно за вересень і жовтень).
Майте на увазі, що відпускні потрібно обчислити з урахуванням донарахованої за червень — серпень 2021 року суми індексації. Припустимо, що у наведеному прикладі відпускні обчислені саме так.
Додаткової бази нарахування ЄСВ за вересень немає, оскільки загальна сума доходу за цей місяць (зарплата + донарахована індексація + відпускні за вересень) становить більше мінімальної бази ЄСВ (6000 грн).
Фрагмент Д1 зображений на рис. 1.
Рис. 1. Приклад відображення донарахованої у вересні 2021 року індексації в Д1
Зверніть увагу: порядок відображення донарахованої індексації працівнику, який працює на момент її нарахування, і звільненому працівнику відрізняється. Щодо працюючого працівника донараховану зарплату відносимо до місяця, в якому відбулося таке донарахування (див. рис. 1), а щодо звільненого донараховану суму розкидуємо по місяцях, за які відбулося таке донарахування.
При цьому у Д1 місяця фактичного нарахування на звільненого працівника формуємо стільки рядків, за скільки місяців робимо донарахування. У графі 9 (КТН) кожного рядка зазначаємо «1», оскільки подаємо інформацію щодо звільненого працівника. У графі 10 зазначаємо місяць, за який донараховуємо зарплату. Графу 14 не заповнюємо. Решта граф заповнюється за загальними правилами.
Важливим нюансом при донарахуванні зарплати звільненому працівнику є ще те, що у місяцях, за які проводимо донарахування, може бути ситуація, коли в них була відображена додаткова база для нарахування ЄСВ і внесок на неї. В такому разі прийдеться поморочитися і, крім донарахувань, в окремих рядках за відповідні місяці зробити сторнування додаткової бази та ЄСВ з неї через КТН «3» у графі 9.
Перейдемо до заповнення додатка 4ДФ.
4ДФ Податкового розрахунку
У 4ДФ донараховану суму індексації відображаємо в загальній сумі із зарплатою у розділі 1 одним рядком з ознакою доходу «101» у тому місяці звітного кварталу, в якому вона нарахована в бухобліку за загальними правилами. При цьому ніяких додаткових рядків або зайвих показників не заповнюємо.
Зауважте: перехідні відпускні на відміну від відображення їх у Д1 (окремо від зарплати та з розбивкою за місяцями), в 4ДФ показуємо також у загальній сумі із зарплатою в місяці їх безпосереднього нарахування і в повній сумі їх нарахування, без розбивки за місяцями.
За умовами прикладу, у вересні 2021 року у 4ДФ на працівника заводимо один рядок, в якому показуємо нарахований за вересень дохід у сумі 6665,77 грн (3631,01 (зарплата) + 2795,80 (відпускні) + 238,96 (донарахована індексація)), ПДФО — 1199,84 грн, ВЗ — 99,99 грн. Припустимо, що виплата пройшла вчасно.
Приклад заповнення 4ДФ наведемо на рис. 2.
Рис. 2. Приклад відображення доходу вересня 2021 року в 4ДФ
Такий принцип відображення доходу застосовуємо для працюючого працівника. А от якщо індексацію довелося донараховувати вже звільненому працівнику, то тут є нюанси.
Суму донарахованої індексації звільненому працівнику відображаємо однією сумою в місяці її нарахування (навіть, якщо вона нарахована більше ніж за один місяць) без розбивки за місяцями, за які вона донарахована. Але ознаку доходу у графі 6 зазначаємо «127». Цю інформацію, як і по працюючому працівнику, відображаємо у звітному 4ДФ Податкового розрахунку, уточнюючий за «старі періоди» не подаємо. Усю суму виплати, нараховану/виплачену колишньому працівникові, відображаємо у тому місяці кварталу, в якому вона була нарахована/виплачена.
