Особливість електронного лікарняного листа полягає в тому, що всі дані про тимчасову непрацездатність працівника, необхідні для призначення матзабезпечення і оплати періоду хвороби, роботодавець може побачити у своєму кабінеті страхувальника на сайті ПФУ. Чекати, доки співробітник принесе паперовий бланк, уже не треба.
Водночас електронний листок непрацездатності вважається виданим через 7 днів після дати його закриття. Такі правила запрацювали з 1 жовтня 2021 року*.
* Усі подробиці — у статті «Е-лікарняні: спокій нам тільки сниться…» // «ОП», 2021, № 19.
Виняток — е-лікарняний з причиною непрацездатності «Вагітність та пологи». Він вважається виданим через 7 днів з дати його відкриття.
При цьому процедура призначення допомоги здебільшого залишилася колишньою. Згідно з роз’ясненням ФСС від 07.06.2021** страхувальникові слід діяти так:
** fssu.gov.ua/fse/control/main/uk/publish/article/975855
• роздрукувати е-лікарняний або залишити його в електронному вигляді в кадровій службі;
• кадрова служба визначить страховий стаж застрахованої особи (кількість років і місяців, пільги) і кількість календарних днів непрацездатності, що підлягають оплаті. Після чого оформить цю інформацію або в паперовому, або в електронному вигляді;
• е-лікарняний та інформацію від кадрової служби передати в комісію із соцстрахування;
• комісія із соцстрахування ухвалить рішення про призначення або відмову в призначенні матеріального забезпечення, визначить відсоток оплати для лікарняних залежно від страхового стажу і передасть його до бухгалтерії для нарахування лікарняних виплат;
• бухгалтерія проведе необхідні розрахунки — розрахує середній заробіток, нарахує оплату за перші 5 днів хвороби і допомоги за рахунок ФСС, заповнить заяву-розрахунок і направить її до ФСС за місцем обліку.
Виходить, незважаючи на те, що лікарняний лист отриманий в електронній формі (у нього немає зворотного боку як у паперового бланка), обмін інформацією між кадровою службою, комісією із соцстрахування та бухгалтерією має проходити у звичайному порядку. Як тоді це оформити?
Зверніть увагу, що, на відміну від паперового лікарняного листа, е-лікарняний не має типової форми. Тобто її використати не вийде. Як немає і вимог до оформлення документів, що надаються відповідним відділом для нарахування лікарняних.
Тому, на наш погляд, форму внутрішніх документів, необхідних для обміну інформацією між підрозділами підприємства з метою нарахування лікарняних, роботодавець може розробити самостійно.
Як зразок можна узяти зворотний бік паперового лікарняного листа. Причому його можна оформити:
а) як єдиним документом, кожен розділ якого заповнює відповідна служба підприємства або уповноважений на це працівник;
б) так і декількома окремими документами (для кожної служби підприємства — свій документ).
Нюанс. Згідно з п. 4.4 ДСТУ 4163-2020 документи, що оформляються на підприємстві, повинні мати такі реквізити: найменування організації, назву виду документа, дату документа, його реєстраційний номер, заголовок до тексту і сам текст документа, підпис.
