Не будемо зупинятися на етапі, що передує прийняттю співробітника на роботу: співбесідах, тестуваннях та інших процедурах, які роботодавець проводить, щоб переконатися в професійних здібностях кандидата. Коли ж гідного кандидата на вакансію вже відібрано, справа переходить на новий етап — оформлення його на роботу.
Зазвичай процес прийняття на роботу починається із заяви працівника. Її оформляють у довільному вигляді, оскільки її форму нормативними актами не затверджено.
Крім заяви, працівник також подає й інші необхідні документи. Їх перелік закріплений у ст. 24 КЗпП.
ЦИТАТА
При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.
Такий перелік не є вичерпним. Тому для певних категорій осіб, можуть передбачатися й інші документи при прийнятті на роботу (наприклад, для іноземних громадян).
Проте, нагадую, що від осіб, які працевлаштовуються, заборонено вимагати, зокрема, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування.
На перший погляд, здається, що особливих змін у цій частині не відбулося. Але новий ДСТУ 4163:2020*, перехід на електронний облік трудової діяльності, урівняння е-паспорта з його паперовим варіантом змушують тримати руку на пульсі.
* ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 р. № 144 «Про прийняття та скасування національних стандартів» (далі — ДСТУ 4163:2020).
Заява за новим ДСТУ
Чи обов’язково оформлювати заяву про прийняття на роботу власноруч або ж можна її надрукувати? Чи змінилося щось із прийняттям нового ДСТУ?
Дійсно, з 1 вересня 2021 року діє новий національний стандарт ДСТУ 4163:2020. Керуватися ним мають усі — і державні органи, і ОМС, і будь-які юридичні особи. Він прийшов на заміну ДСТУ 4163–2003, за яким складали документи з 2003 року. Деякі правила залишилися незмінним, поряд із цим було введено й деякі новації. Так, зі старого до нового ДСТУ перекочувало загальне правило:
ЦИТАТА
Організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою автоматизованих та/або друкувальних засобів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, допустимо оформлювати рукописним способом.
Простіше кажучи, все залишилося як і раніше: заяву можна оформляти як від руки, так і друкарським способом.
Серед новацій — зміна правил зазначення такого реквізиту, як «підпис». Раніше реквізит «підпис» складався з назви посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища. За новими вимогами підпис має виглядати так: найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис (крім електронних документів), власне ім’я і прізвище.
ВАЖЛИВО!
Замість «І.І. Іваненко», треба вказувати «Іван ІВАНЕНКО».
Таке ж правило діє й для написання шапки заяви. Так, за вимогами нового ДСТУ у разі адресування документа керівнику юрособи або його заступнику найменування юрособи має бути складовою частиною найменування посади адресата, яке зазначають у давальному відмінку. Наприклад, директору УНДІАСД Павлу ПЕТРЕНКУ.
Хоча, насправді, таке правило було й раніше в Типовій Інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (постанова КМУ від 17.01.2018 р. № 55). Проте вона мала обмежений обсяг дії, тож з 1 вересня 2021 року завдяки ДСТУ 4163:2020 таке правило стосуватиметься всіх.
Ба більше, новим ДСТУ чітко вказано, як саме потрібно виготовляти друковані тексти документів. До речі, попередній ДСТУ не містив цих вимог. Так, коли друкуєте текст, обирайте гарнітуру Times New Roman та як основний розмір можна використовувати шрифт 12 — 14 друкарських пунктів, а окремі реквізити можете друкувати й меншим чи більшим розміром.
Наприклад, реквізит «Назва виду документа» друкується ВЕЛИКИМИ літерами та можна використовувати розріджений шрифт розміром 14 — 16 друкарських пунктів.
Також допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт.
До речі, текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1 — 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал. Проте для реквізиту «Адресат» використовують 1,5 міжрядковий інтервал. Це ті нововведення, що стосуються написання заяви.
Проте новий ДСТУ 4163:2020 містить ще багато правил щодо оформлення різних реквізитів документів. І хоча штрафних санкцій за їх недотримання не встановлено, все ж радимо дотримуватися цих правил для збереження юридичної сили документів.
Е-паспорт
Чи можна приймати на роботу працівника за е-паспортом?
Із 23 серпня 2021 року цифровий паспорт або е-паспорт став повним юридичним аналогом звичайного паперового документа. Відповідні зміни були запроваджені Законом України «Про внесення змін до Закону України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус» від 30 березня 2021 року № 1368-ІХ.
Що таке е-паспорт? Відповідь знаходимо у тому ж Законі:
ЦИТАТА
Е-паспорт — це паспорт громадянина України у формі електронного відображення інформації, що міститься у паспорті громадянина України у формі картки, оформленому засобами Реєстру, разом з унікальним електронним ідентифікатором (QR-кодом, штрихкодом, цифровим кодом), а також інформації про місце проживання (за наявності)...
Тобто в е-паспорті містяться ті самі дані, що й в ID-картці. При цьому чітко вказано, що е-паспорт пред’являється особою замість та без додаткового пред’явлення паспорта громадянина України, документів (відомостей, даних) про реєстраційний номер облікової картки платника податків, про місце проживання. Причому такі цифрові паспорти можна пред’являти на території України для посвідчення особи та підтвердження громадянства, крім певних винятків, наприклад в’їзду на тимчасово окуповану територію України та виїзду з неї.
Увага!
Використовувати е-паспорт ви зможете лише в тому разі, якщо маєте біометричний закордонний паспорт або паспорт у вигляді ID-картки, бо дані зі звичайного паспорта-книжечки зразка 1994 року в застосунку не відображаються, а завантажити окремо інформацію про паспорт немає можливості.
Як ці зміни торкнутися кадрової діяльності? Пояснюю. При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний, зокрема, подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу (ч. 2 ст. 24 КЗпП). А оскільки е-паспорт = звичайний паспорт, то, на перший погляд, питань не повинно бути. Але ж не все так просто. На практиці виникає декілька проблем.
1. Перевірка справжності документа. Технічно це продумано. У застосунку «Дія» є зчитувач, яким можна просканувати QR-код іншого користувача. Для цього потрібно натиснути на іконку зчитувача в правому верхньому куті та навести камеру смартфона на QR. Документ автоматично буде перевірено, а результати можна буде одразу побачити в застосунку.
Як бачите, для цього потрібен інтернет, сканувальний пристрій чи смартфон, на якому встановили застосунок «Дія» або ж відповідне програмне забезпечення. А з цим на практиці, імовірніше, будуть проблеми.
Обійти це можна лише одним шляхом. Для того щоб перевірити справжність документа, вам потрібно впевнитися в тому, що перед вами не фото і не скріншот. Для цього натисніть на документ, і там має з’явитися QR-код чи штрихкод на іншому боці.
2. Отримання копії такого документа. Ось це вже питання не з легких. Адже до особових справ, що формуються впродовж усього часу роботи працівника, долучають копію паспорта, копію облікової картки платника податків (п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5).
І знову ж таки технічно це продумано. Передбачається, що вся процедура займатиме декілька секунд. Працівникові достатньо відкрити документ, що посвідчує особу, у застосунку «Дія» на власному смартфоні та назвати згенерований номер штрихкоду або ж просто надати штрихкод для сканування. Працівник відділу кадрів уводить цей номер у систему та направляє запит на отримання копії цифрового документа. Працівник підтверджує запит — копія документа опиняється в системі.
Як ви розумієте, для цього потрібно програмне забезпечення та/або спеціальне обладнання.
Вирішити цю проблему пропонують таким чином: установа може через свій комп’ютер увійти у свій електронний кабінет у застосунку «Дія» та зчитати цифровий паспорт людини, ввівши штрихкод. Окрім цього, у Мінцифра передбачили можливість використання «зворотного QR-коду». Наприклад, установа реєструється на порталі «Дія» у своєму електронному кабінеті та формує QR-код. Працівники сканують цей код, і роботодавцю у електронний кабінет надходить копія документа працівника. Подивимося, як це буде працювати на практиці. Поки зрозуміло лише одне — відмовляти в прийнятті на роботу через ненадання паперового варіанту паспорта не варто.
Проте можна обережно пояснити працівникові, що поки що немає технічної можливості для його повноцінного зчитування.
Трудова книжка чи відомості з Реєстру?
Як діяти, якщо працівник не бажає надавати трудову книжку при прийнятті на роботу?
Він має на це право. Адже з 10.06.2021 р. працівник, улаштовуючись на нове місце роботи, має право надати роботодавцю або паперову трудову книжку (за її наявності), або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб. Однак наразі не можна отримати з Реєстру застрахованих осіб відомості про трудову діяльність працівника.
По-перше, жоден нормативний документ не передбачає надання відомостей саме про трудову діяльність. Ба більше, жодна з існуючих довідок в Положенні № 10-1* не підходить для цієї ролі.
* Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затверджене постановою правління ПФУ від 18.06.2014 р. № 10-1.
По-друге, інформація в Реєстр потрапляє із квартального Об’єднаного звіту. Тому може бути застарілою.
Тож радимо пояснити працівникові, що оскільки це питання не врегульоване, то він має:
• надати трудову книжку,
або
• звернутись до Пенсійного фонду (саме цей фонд веде реєстр застрахованих осіб) для отримання відомостей про трудову діяльність.
Повідомлення про прийняття на роботу
У зв’язку з переходом на електронний облік трудової діяльності, чи обов’язково потрібно подавати повідомлення про прийняття на роботу працівника?
Звісно, потрібно! У цій частині змін не відбулося. Тож, як і раніше, діють вимоги ст. 24 КЗпП, а саме:
Важливо!
працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом (розпорядженням), та повідомлення податкового органу про прийняття працівника на роботу.
Проте заповнювати форму повідомлення треба з урахуванням нових законодавчих реалій. Так, у реквізиті 4 «Категорія особи» категорію «1» відтепер ставимо не тільки для тих осіб, які надали трудову книжку, але й для ти х, хто визначив у заяві своє місце роботи як основне. Категорія «2» призначена для відображення працевлаштування сумісників.
