Загальні правила подання
Куди, коли, як звітувати про наявні вакансії? Чи обов’язково це робити та як покарають за неподання звіту чи допущені в ньому помилки? Відповіді на всі ці запитання знайдете далі в таблиці.
Правила подання форми № 3-ПН
| Запитання | Відповідь |
| Чи дійсно роботодавець зобов’язаний звітувати про вакансії? | Приписом п. 4 ч. 3 ст. 50 Закону про зайнятість* чорним по білому написано: роботодавці зобов’язані своєчасно та в повному обсязі подавати територіальним органам зайнятості населення інформацію про попит на робочу силу (вакансії). Тож виходить, що так: звітувати про вакансії за формою № 3-ПН — це обов’язок роботодавця |
| Чому фігурує дата 07.07.2022? | Тому що з цієї дати набрав чинності наказ Мінекономіки від 12.04.2022 № 827-22. Ним затверджено: — нову форму звітності № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)» (далі — Інформація про попит); — додаток до звіту — «Відомості про вакансії» (далі — додаток); — Порядок подання форми № 3-ПН (далі — Порядок № 827) |
| Куди подавати звіт? | У шапці нової форми звіту зроблено уточнення. Воно пов’язане з реорганізацією, яку наразі проходять центри зайнятості. Але якщо говорити простими словами, то подавати звіт потрібно до будь-якого центру зайнятості, незалежно від місцезнаходження роботодавця |
| У який строк потрібно відзвітувати? | Подати звіт потрібно із дня виникнення потреби в підборі працівників та/або з дати відкриття вакансії, але не пізніше ніж через три робочі дні з дати відкриття вакансії. Датою відкриття вакансії є: — наступний день після створення нового робочого місця. Наприклад, до штатного розпису введено нову посаду 04.08.2022 — датою відкриття вакансії є 05.08.2022, а подати звіт потрібно не пізніше 09.08.2022 (лічимо так: 5, 8 ,9 серпня — три робочі дні); — наступний день після припинення трудових відносин із працівником, робоче місце якого стає вакантним. Наприклад, працівник звільняється 08.08.2022 — датою відкриття вакансії є 09.08.2022, а подати форму № 3-ПН слід буде не пізніше 11.08.2022; — дата, починаючи з якої може бути укладений трудовий договір з найманим працівником. Звідси випливає, що до вакансій належать і «зайняті» робочі місця, на які можуть бути прийняті працівники за строковими трудовими договорами. Наприклад, коли працівниця йде у відпустку для догляду за дитиною до трьох років |
| Яким способом можна подати форму № 3-ПН? | На відміну від попередника, оновлений звіт можна подати в електронному вигляді. Принаймні, така можливість передбачена Порядком № 827. Так, форму № 3-ПН дозволено подати одним із таких способів: — в електронній формі з накладенням чи без накладення електронного підпису або печатки, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів; — у паперовій формі із засвідченням підписом керівника або ФОП (уповноваженої особи) |
| Чи є відповідальність за неподання форми № 3-ПН? | Ні. За неподання, несвоєчасне подання або за неправильне заповнення форми № 3-ПН відповідальності немає. Це підтверджують фахівці Мінсоцполітики в листі від 25.05.2017 № 420/0/126-17/243. Водночас якщо роботодавець надає інформацію про вакансії, то це дає змогу спільними зусиллями вирішувати проблеми добору кадрів і працевлаштування безробітних. У нинішній складний час це особливо важливо |
* Закон України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067-VI.
Електронний звіт
Правилам подання звіту за формою № 3-ПН в електронному вигляді присвячено окремий розділ ІІІ Порядку № 827. Передбачено два варіанти електронного звітування: через електронний кабінет на сайті Держслужби зайнятості та через Єдиний державний вебпотрал електронних послуг. Деталі — на рисунку нижче.
Рис. 1. Способи електронного звітування
Гарно написано. Але що маємо за фактом?
На сайті ДЦЗ (dcz.gov.ua) можна повідомити про наявну вакансію. Для цього слід зареєструватися як роботодавець і в розділі «Електронний кабінет роботодавця» створити вакансію в підрозділі «Мої вакансії» (див. рис. 2, 3, 4). Зв’язок із формою № 3-ПН досить посередній. Адже в електронному варіанті формування вакансії присутні не всі складові, передбачені новою затвердженою формою. Тобто він відповідає старій формі № 3-ПН.
Рис. 2. Створення вакансії в кабінеті роботодавця на сайті ДЦЗ
Рис. 3. Опис вакансії на сайті ДЦЗ
Рис. 4. Заповнення вимог до кандидата при створенні вакансії на сайті ДЦЗ
До речі, якщо перейти на сторінку регіонального центру зайнятості, то маємо такий же результат. Із кабінету «не викидає» і пропонує повідомити про вакансію за такою самою формою.
Водночас фахівці Запорізького обласного центру зайнятості ще восени 2021 року надавали інструкцію з подання форми № 3-ПН через «Електронний кабінет» (див. за посиланням: zap.dcz.gov.ua/novyna/yak-podaty-zvit-za-formoyu-3-pn-cherez-elektronnyy-kabinet-robotodavcya). Один із кроків на шляху до успіху — синхронізація даних кабінету з базою даних центру зайнятості вашого регіону. Тож незайвим буде проконсультуватися з фахівцями вашого регіонального центру зайнятості щодо такої можливості.
А що з можливістю електронного звітування через Єдиний державний вебпортал електронних послуг (my.gov.ua)? На Порталі, звісно, також потрібно зареєструватися. Один із варіантів — за допомогою ЕЦП. Це не викличе труднощів.
Пошуки розділу, через який можна подати звіт на Порталі, — справа нелегка. Перелік послуг Державної служби зайнятості наведено на рис. 5. Звітування про вакансії там немає. Можливо, слід шукати комунікацій з місцевими центрами зайнятості, а не центральним апаратом? Пошуки продовжуються…
Розділ «Подання звітності» надає ще менше можливостей: тут лише два звіти, і форма № 3-ПН знов «у прольоті» (див. рис. 6).
Ще один споріднений ресурс — Портал «Дія». Він передбачає можливість отримання публічних послуг, подання звернень, скарг, петицій громадян, здійснення електронного листування з органами влади тощо. Однак на пошуки способу подання форми № 3-ПН також потрбіно немало часу.
Сподіваємося, електронне звітування якнайшвидше запрацює на повну силу.
Рис. 5. Послуги, що надає Держслужба зайнятості України (Центрального апарату), на Порталі
Рис. 6. Подання звітності через Портал
Далі розглянемо основні правила та новації заповнення форми звіту.
Заповнюємо форму звіту
Як ми вже говорили раніше, оновлена форма № 3-ПН складається з Інформації про попит і додатка, в якому її конкретизовано. Приклад заповнення форми наведено на рис. 7, а додатка — на рис. 8 (див. наприкінці статті).
Акцентуємо увагу лише на новинках і важливих моментах заповнення форми.
До речі, побільшало відомостей про роботодавця, які слід зазначити. Наприклад, місце провадження господарської діяльності, якщо воно відрізняється від вашого місцезнаходження згідно з реєстраційними даними, відомості про особу, що відповідає за підбір персоналу.
Також маємо нові графи в таблиці «Основні дані про вакансії». У них слід зазначати:
— характер роботи, що буде виконуватися працівником: постійна, тимчасова, сезонна або інший варіант (графа 5);
— примітку (графа 9). Вона не є аналогом графи 6 старої форми звіту (наявність коментарів у додатку). Яку саме інформацію слід тут зазначати, вирішує роботодавець за необхідності. До речі, це єдина графа таблиці, яку можна залишити незаповненою. Всі інші графи за всіма рядками мають містити інформацію (п. 4.1 Порядку № 827);
— бажаний спосіб укомплектування вакансій — за сприяння центру зайнятості або самостійний підбір кадрів (графи 7 і 8 відповідно). У старій формі теж була подібна графа, проте одна.
Зазначаєте «Так» у графі 7 (тобто обираєте укомплектування вакансії за сприяння ДЦЗ)? Тоді зверніть увагу на виноску-зірочку. У ній сказано: «* Подання відомостей про вакансію згідно з додатком до Інформації про попит на робочу силу (вакансії)». Із цього випливає: додаток до форми № 3-ПН слід подавати, тільки якщо потребуєте допомоги центру зайнятості. А якщо ні, то достатньо лише основних даних. Це підтверджує і п. 4.2 Порядку № 827 (ср. ).
ВАЖЛИВО!
Шукати працівника можна одночасно як за сприяння ДЦЗ, так і самостійно. Тобто в графах 7 і 8 можна одночасно зазначити «Так».
У цьому разі додаток також слід подати (п. 4.2 Порядку № 827).
Що ж являє собою додаток? Це аналог коментарю до даних про вакансії зі старої форми звіту.
Додаток формуємо на кожну окрему професію, посаду (роботу). Маєте вакансії на декілька посад (робіт)? Тоді на кожну таку посаду (роботу) буде свій додаток.
Якщо маєте декілька вакансій за однією професією, то їх можна об’єднати в сукупність і в таблиці «Основні дані про вакансії» записати одним рядком. У цьому разі в графі А буде стояти порядковий номер запису, наприклад «1», а в графі 2 — кількість вакансій за посадою, наприклад «3». Далі у відповідних полях шапки додатка також слід зазначити «1» (№ позиції з графи…) та «3» (кількість вакансій (усього)).
УВАГА!
Додаток може заповнити як сам роботодавець, так і фахівець центру зайнятості в разі консультування під час особистої зустрічі або електронної комунікації (зокрема, мобільним чи фіксованим зв’язком, надсиланням/отриманням повідомлень електронною поштою).
У табличній частині додатка зазначаємо:
1) в пункті 1 — основні характеристики вакансії та вимоги до кандидатів, які допоможуть центру зайнятості більш якісно здійснити підбір кандидатів на посаду. Досить важливим є пункт 1.14. Тут слід зазначити кількість вакансій для можливого працевлаштування осіб, які мають додаткові гарантії щодо сприяння працевлаштуванню. Зокрема, це можуть бути:
— один з батьків або особа, яка їх замінює, і має на утриманні дитину (дітей) віком до шести років чи виховує без одного з подружжя дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю;
— особи, яким до пенсії залишилось 10 років і менше;
— особи з інвалідністю, які не досягли пенсійного віку.
Проте не зовсім зрозуміло, як правильно заповнити цей пункт. Порядок № 827 наводить певні роз’яснення: вкажіть загальну кількість вакансій для можливого працевлаштування осіб з додатковими гарантіями, із запропонованого переліку вибиріть позиція(ї), що стосується(ються) відкритих вакансій, на які можуть бути працевлаштовані зазначені категорії осіб, поставте відповідну позначку та вкажіть кількість таких вакансій. Наприклад, якщо маємо одну вакансію, на яку можна прийняти як особу з інвалідністю, так і мати (батька) дитини до шести, так і жінку (чоловіка), який самостійно виховує дитину з інвалідністю. Чи можна зазначити загальну кількість вакансій «1» і також проставити одинички у всіх підходящих категоріях осіб? Вважаємо, що це буде справедливо. Водночас, цей спірний момент можна уточнити у фахівця центру зайнятості;
2) в пункті 2 — інформацію про доступність і безпеку робочого місця для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення. До останніх належать особи з інвалідністю, люди з тимчасовим порушенням здоров’я, вагітні жінки, літні люди, люди з дитячими візочками. Пункт 2 заповнюють, якщо в пункті 1.14 зазначено, що на вакансію(ї) може(уть) бути працевлаштовано(і) особу(и) з інвалідністю. Також цей пункт можна заповнити просто за бажанням роботодавця.
Якщо укомплектуванням вакансії займатиметься центр зайнятості, то після табличної частини додатка потрібно буде вказати, чиї контактні дані публікувати на вебсайті Державної служби зайнятості в інформації про вакансію(ї): роботодавця чи центру зайнятості.
Якщо ж пошуком займатиметься ще й сам роботодавець («Так» зазначено в графах 7 і 8 таблиці «Основні дані про вакансію (ї)»), то слід зазначити спосіб підбору персоналу.
Чи можна буде виправити помилки або неточності у вже поданій формі № 3-ПН? Так, звісно. Як і раніше, для цього слід подати форму звіту з позначкою «уточнювальна». У цьому разі зазначте дату подання попередньої форми № 3-ПН, на заміну якої сформовано уточнювальну.
ВАЖЛИВО!
Через уточнювальну форму № 3-ПН не можна змінити кількість вакансій та професійну назву робіт (професії/посади). Це прямо зазначено в п. 1.6 Порядку № 827.
Уточнювальну форму також використовують фахівці центру зайнятості. Як і раніше, вони перевіряють актуальність вакансій не рідше двох разів на місяць, а також перед направленням до роботодавця зареєстрованого безробітного або особи, яка шукає роботу. Роботодавець може й самостійно повідомити центр зайнятості про закриття вакансій (під час особистої зустрічі або електронними засобами).
Рис. 7. Приклад заповнення Інформації про попит
Рис. 8. Приклад заповнення додатка
