Індексація за минулі періоди: як правильно обчислити?

Як виправити?

Весь алгоритм виправлення помилки можна розбити на два кроки.

Крок 1.

Визначаємо суму індексації, право на яку мав працівник, але яка не була йому нарахована. Для цього потрібно:

1) знати «базовий» місяць для визначення суми індексації;

2) визначити коефіцієнт індексації, на який слід індексувати зарплату (для цього достатньо мати під рукою таблиці з коефіцієнтами індексації, які ми наводимо щомісячно у нашому журналі).

У ситуації, що розглядається, «базовим» місяцем для проведення індексації є січень 2022 року. Адже саме цього місяця відбулось останнє підвищення окладу за посадою, яку обіймає працівник. Місяць прийняття працівника на роботу (травень 2022 року) не впливає на визначення «базового» місяця.

Пам’ятайте, що зарплата індексується в межах ПМПО. Частина зарплати, що перевищує цей показник, індексації не підлягає. Відповідно у травні та червні 2022 року зарплату слід індексувати у межах 2481 грн, а у липні — в межах 2600 грн.

Таким чином, від «базового» січня-2022 сума індексації зарплати становить:

— за травень 2022 року — 153,82 грн (2481 грн х 6,2 %);

— за червень 2022 року — 235,70 грн (2481 грн х 9,5 %);

— за липень 2022 року — 247,00 грн (2600 грн х 9,5 %).

Якщо якісь місяці були відпрацьовані не повністю чи працівник був прийнятий на неповний робочий час, то індексацію визначаємо пропорційно відпрацьованому часу. Якщо було підвищення зарплати, визначаємо, чи не виникло право на індексацію-різницю. Детальніше про індексацію-різнцю ви можете прочитати у статті «Серпнева індексація: нюанси для бюджетної сфери» // «ОП», 2022, № 15 (ср. ).

Крок 2.

Після того, як суми індексації визначені, складаємо бухгалтерську довідку, в якій зазначаємо їх у розрізі місяців, за які вони розраховані, і загальну суму індексації, що підлягає донарахуванню в місяці виправлення помилки. У нашому випадку вона становить 636,52 грн (153,82 + 235,70 + 247,00).

Бухгалтерська довідка повинна чітко вказувати на те, яка конкретно виплата була донарахована працівникові, за який період та у якій сумі.

Що з податками?

Сума індексації входить до фонду оплати праці та є виплатою за відпрацьований час, тобто є зарплатою. І якщо нарахування зарплати працівникові здійснюється за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу чи виявленням помилок, то нараховані суми включаються до зарплати того місяця, в якому були здійснені нарахування (п.п. 2 п. 2 розд. IV Інструкції № 449*).

* Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449.

При цьому застосовуємо ставку ЄСВ, що діє у місяці нарахування суми забутої індексації. У загальному випадку для працівників без інвалідності — 22 %.

Також донарахована індексація увійде до бази оподаткування ПДФО та ВЗ того місяця, в якому вона була фактично нарахована. Ставки застосовуємо діючі на момент нарахування, тобто 18 % та 1,5 % відповідно.

Як відобразити у звітності?

Що стосується Об’єднаного звіту, то нарахування суми індексації за минулі періоди не призводить до обов’язку коригувати звітність, подану за такі періоди. Відображайте її у звіті за той період, в якому індексацію було фактично нараховано та виплачено (йдеться про ПДФО та ВЗ).

У ситуації, що розглядається, підприємство має відобразити донараховану суму індексації у Податковому розрахунку за 3 квартал 2022 року, а саме:

— у Д1 за серпень — у загальній сумі зарплати за серпень;

— у 4ДФ за серпень — у загальній сумі зарплати за серпень з ознакою доходу «101».

Як ураховувати донараховану суми індексації при визначенні доплати до МЗП та при розрахунку середнього заробітку, читайте у статті «Донарахували індексацію: як вплине на доплату до МЗП та «середню» // «Оплата праці», 2021, № 11.