Розрахунок середньої
Правила розрахунку відпускних і відпускної компенсації єдині і містяться в Порядку № 100*. Сума відпускної компенсації розраховується шляхом множення кількості днів невикористаної щорічної відпустки на середньоденну зарплату.
* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.
У загальному випадку для розрахунку середньоденної зарплати (ЗПсд) застосовуємо формулу:
ЗПсд = ЗПрп : (КДрп - СДрп - НДрп),
де ЗПрп — зарплата, нарахована у розрахунковому періоді;
КДрп — кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
СДрп — святкові і неробочі дні у розрахунковому періоді;
НДрп — календарні дні, невідпрацьовані з поважних причин.
Розрахунок нескладний, але при визначенні кожного показника може закрастися помилка. Наприклад, неправильно визначили розрахунковий період, неправильно підрахували кількість днів у розрахунковому періоді або суму нарахованої зарплати.
Зупинимося на поширених помилках щодо цього.
Помилилися при визначенні розрахункового періоду
Помилка 1. Немає розрахункового періоду. Працівник, прийнятий на роботу 1 листопада 2022 року на повну зайнятість, звільняється 30 листопада 2022 року. Відпускну компенсацію роботодавець обчислив виходячи з фактично відпрацьованого працівником робочого часу.
А от і не правильно. Чому виникла помилка? Бо буває, плутають визначення розрахункового періоду для обчислення відпускної і лікарняної середньої. Запам’ятайте, механізми розрахунку цих показників урегульовані різною нормативкою.
І у випадку розрахунку відпускної середньої керуємося Порядком № 100.
Якщо працівник у останнього роботодавця пропрацював менше року, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому виплачується компенсація за невикористану відпустку (п. 2 Порядку № 100).
Отже, місяць, в якому виплачується компенсація, — листопад. Повні місяці (з 1-го до 1-го числа), що передують листопаду, у працівника взагалі відсутні.
Виходить, у працівника відсутній розрахунковий період. Тоді середня заробітна плата обчислюється відповідно до абз. 21 — 23 п. 4 Порядку № 100. Тобто розрахунок відпускної компенсації проводиться з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу, але не менше ніж з МЗП на дату нарахування такої компенсації.
Правильно було б провести розрахунок відпускної компенсації працівнику виходячи з його посадового окладу. При цьому, якщо б посадовий оклад був нижчим за мінімалку, то розрахунок треба було б провести з мінімалки.
Помилка 2. Місяць відпрацьовано не повністю. Працівник прийнятий на роботу 2 травня 2022 року (перший робочий день місяця). З 2 по 10 травня йому була нарахована зарплата за відпрацьований час. З 11 травня 2022 року і по 20 вересня 2022 року він перебував у відпустці без збереження зарплати, в останній день якої звільнився. Відпускна компенсація йому була розрахована виходячи з посадового окладу.
Роботодавець вчинив неправильно. Адже розрахунковим періодом у цьому випадку будуть фактичні повні місяці роботи, що передують місяцю нарахування компенсації, вересню. Зверніть увагу, це буде травень — серпень 2022 року. Пояснимо.
Нагадаємо, що травень включаємо до розрахункового періоду тому, що так нам велить робити абз. 2 п. 2 Порядку № 100 (ср. ). Тобто місяць, в якому працівник прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця, враховується до розрахункового періоду як повний місяць.
Поряд з цим із розрахункового періоду слід виключити час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (абз. 6 п. 2 Порядку № 100). Тобто період відпустки без збереження зарплати (11 травня — 31 серпня) викидаємо.
Залишаються 10 календарних днів травня, за які працівник мав зарплатні нарахування. Зауважте, оскільки травень ураховуємо як повний місяць (з 1-го числа), то виключаючи з його 31 календарного дня 21 день відпустки без збереження зарплати, залишаємо 10. І ще один важливий момент. 1 та 9 травня (святкові дні) залишаємо у розрахунку, адже вони на період воєнного стану втратили статус святкових (неробочих) днів і не підлягають виключенню.
Дні, які виключаємо з розрахункового періоду
Відповідно до абз. 6 п. 2 Порядку № 100 з розрахункового періоду виключається час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково.
Отже, конкретні періоди нероботи працівника, які підлягають виключенню з розрахунку, цей нормативний документ не окреслює. Тому орієнтуємося на законодавчі підстави такої нероботи, на її неоплату або часткову оплату, а також роз’яснення уповноважених органів.
Перелічимо найпоширеніший час нероботи, який виключаємо з розрахунку:
— перебування у всіх видах відпусток без збереження зарплати (наданих на підставі ст. 25, 26 Закону про відпустки*, ч. 4 ст. 12 Закону № 2136**);
— перебування у простої не з вини працівника, який оплачений частково, наприклад з розрахунку 2/3 окладу (лист Мінекономіки від 08.02.2021 № 4708-06/7891-09);
— дні нероботи при неповному робочому тижні, встановленому за ініціативою роботодавця (див. лист Мінсоцполітики від 25.05.2009 № 294/13/84-09);
— перебування у відпустці для догляду за дитиною до 3 років (6/16/18 років — згідно з медичним висновком);
— призупинення дії трудового договору. Це час, коли працівник не працював згідно із законодавством (ст. 13 Закону № 2136) і за ним роботодавцем заробіток не зберігався.
* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.
** Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.
Також з розрахункового періоду виключаються святкові і неробочі дні. Але починаючи з 24 березня 2022 року і до закінчення воєнного стану їх, по суті, немає. Тому ураховуйте їх як звичайні дні.
Розглянемо типові помилки, яких припускаються роботодавці при обчисленні відпускної компенсації, якщо в розрахунковому періоді є перелічені періоди нероботи.
Помилка 3. Час простою в розрахунку. Працівник звільняється 2 листопада 2022 року. З розрахункового періоду листопад 2021 — жовтень 2022 (365 днів) роботодавець викинув 4 святкових і неробочих дні (25 грудня, 1 і 7 січня та 8 березня) та 30 днів перебування працівника в простої, який був оплачений за середнім заробітком. І отримав 331 календарний день (365 - 4 - 30).
У чому була його помилка? Ну, звісно! Виключення з розрахункового періоду простою, який був оплачений за середнім заробітком. А це, зауважте, не часткова оплата нероботи, а повна. І цей час має залишитись в розрахунку, адже він не підпадає під виключення відповідно до абз. 6 п. 2 Порядку № 100. З цим також погоджуються фахівці Мінекономіки (див. лист від 04.08.2020 № 3511-06/48200-07).
Кількість календарних днів у розрахунковому періоді мала становити 361 день (365 - 4).
Помилка 4. Неповний робочий тиждень. Працівник звільняється 3 листопада 2022 року. У розрахунковому періоді (листопад 2021 року — жовтень 2022 року) працівник перебував у відпустці без збереження зарплати з 2 травня по 31 липня 2022 року. Також роботодавець за власною ініціативою (ст. 32 КЗпП) встановив для працівника неповний робочий тиждень з 26 вересня 2022 року з робочими днями з понеділка по четвер. При розрахунку відпускної компенсації невідпрацьовані у зв’язку із встановленням неповного робочого тижня дні не були виключені з розрахунку.
На жаль, це досить поширена помилка.
При встановленні неповного робочого тижня саме з ініціативи роботодавця робочі дні, які не були відпрацьовані у зв’язку з зазначеною причиною, треба виключати з розрахунку відпускної середньої зарплати. Водночас при встановленні неповного робочого тижня за ініціативою працівника на підставі його заяви (ст. 56 КЗпП) робочі дні, невідпрацьовані у зв’язку із встановленням такого режиму, залишаємо у розрахунку (див. п. 1 листа Мінекономіки від 05.01.2021 № 4709-06/235-07).
Розрахунок кількості календарних днів у розрахунковому періоді листопад 2021 року — жовтень 2021 року такий:
365 - 4 - 91 - 5 = 265 (к. дн.),
де 4 — кількість святкових та неробочих днів у розрахунковому періоді (25 грудня, 1 і 7 січня та 8 березня);
91 — кількість календарних днів відпустки без збереження зарплати з 2 травня по 31 липня;
5 — кількість робочих днів, що не відпрацьовані з 26 вересня по 31 жовтня у зв’язку з роботою в режимі неповного робочого тижня з ініціативи роботодавця (30 вересня та 7, 14, 21, 28 жовтня).
Помилка 5. Донарахування зарплати. Основна щорічна відпустка працівника становить 26 днів. Працівник використав 24 дні відпустки в квітні 2022 року. А в травні 2022 року за 2 дні невикористаної відпустки отримав компенсацію. У червні 2022 року роботодавець донарахував помилково ненараховану індексацію за квітень і травень 2022 року. Проте не зробив перерахунок відпускної компенсації.
Перерахунок відпускної компенсації в такому випадку зробити треба. Пояснимо.
За правилами абз. 2 п. 3 Порядку № 100, суми нарахованої заробітної плати (крім премій) для розрахунку середньої зарплати враховуються у тому місяці, ЗА який вони нараховані, та у розмірах, в яких вони нараховані, без виключення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо.
Тому, донарахувавши будь-яку зарплатну виплату, перевірте, чи не належать такі донарахування до розрахункового періоду, за яким проведені нарахування відпускних/відпускної компенсації. Якщо це так, то відпускні/компенсацію треба перерахувати.
У цьому випадку роботодавець має зробити перерахунок суми відпускної компенсації, яка була нарахована в травні. Адже донарахована за квітень індексація потрапляє у розрахунковий період (травень 2021 — квітень 2022 року) для обчислення такої компенсації.
А от щодо нарахованих у квітні відпускних, то тут все добре, адже донарахована індексація не зачіпає розрахунковий період для обчислення цих відпускних.
