Теми статей
Обрати теми

Графік відпусток: готуємось до 2023 року

Кравченко Дар’я, експерт з оплати праці
Наближається Новий рік. Це свято несе нові сподівання, нові надії, нові плани. Але роботодавцям планувати потрібно вже зараз. І перший крок у цьому — скласти графік відпусток всіх своїх працівників. Коли оформлюють такий документ, які відпустки туди повинні потрапити та які воєнні нюанси врахувати при його складанні, розкажемо в цій статті.

Чи обов’язково?

Складання графіків відпусток передбачено:

ст. 79 КЗпП;

ст. 10 Закону про відпустки1.

1 Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

І судячи з цих норм, визначати черговість надання відпусток працівникам відповідними графіками — це не право роботодавця, а його обов’язок (!). Причому незалежно від:

— форми власності, виду діяльності та галузевої належності роботодавця (тобто графік відпусток зобов’язані складати як юрособи, так і ФОП, які мають найманих працівників);

— кількості працівників, що працюють на підприємстві, в установі, організації (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15).

І тільки на період дії воєнного стану встановлено два винятки:

— для роботодавців, які застосовують спрощений режим. На них не поширюються вимоги щодо ведення документації з кадрових питань, прийняття локальних нормативних актів та організаційно-розпорядчої документації, в тому числі щодо відпусток (ч. 5 ст. 495 КЗпП);

— для підприємств, установ, організацій, розташованих у районах активних бойових дій2. Вони самі визначають порядок організації діловодства з питань трудових відносин. Але за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці (ч. 1 ст. 7 Закону № 21363).

2 На сьогодні перелік територій, на якій проводяться бойові дії, затверджений наказом Мінінтеграції від 25.04.2022 № 75 (постійно оновлюється).

3 Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.

Для всіх інших роботодавців нехтування складанням графіка відпусток є порушенням інших вимог трудового законодавства (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15), яке тягне за собою:

— для підприємства, установи, організації накладення штрафу у розмірі 1 МЗП (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП) (з 01.10.2022 — 6700 грн);

— для посадових осіб — адмінштрафу у розмірі від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КпАП). За повторне вчинення цього порушення протягом року — від 1700 до 5100 грн.

Проте якщо відсутність графіка відпусток зафіксована інспектором праці та винесено припис на усунення цього порушення, то роботодавець може уникнути штрафу у розмірі 1 МЗП, якщо вчасно виконає вимоги розпорядження. Але, на жаль, від адмінштрафу це його не врятує.

Коли складати графік

Ані КЗпП, ані Закон про відпустки не визначають конкретних строків складання графіка відпусток.

Єдину зачіпку знаходимо у Типових правилах № 2134, які були затверджені ще в часи СРСР.

4 Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Держкомітету СРСР по праці та соціальним питанням від 20.07.84 № 213 (застосовуються на підставі ухвали ВРУ від 12.09.91 № 1545-XII).

У п. 20 цього документа вказано: графік відпусток складається на кожен календарний рік не пізніше 5 січня поточного року і доводиться до відома всіх робітників та службовців.

До речі, такої ж позиції притримується й Мінсоцполітики (див. лист від 25.08.2015 № 475/13/116-15).

Водночас підприємство, установа, організація має право встановити свої власні строки складання графіка відпусток. Про це воно зазначає у своїх внутрішніх документах (колективному договорі, правилах внутрішнього трудового розпорядку, розпорядженнях, наказах тощо).

Незважаючи на таку свободу вибору, при визначенні строків складання графіка відпусток зверніть увагу на наступне:

— такий документ доцільно скласти до того, як в поточному році піде у відпустку перший працівник. А це, як ви розумієте, може трапитися і 1 січня;

— працівника потрібно попереджати про відпустку за 2 тижні до її початку.

Тому може статися й так, що скласти графік відпусток на 2023 рік доведеться вже у грудні 2022 року. Наприклад, якщо відпустка працівника починається 4 січня 2023 року, то скласти та затвердити графік відпусток бажано вже 21 грудня 2022 року.

А що робити у разі запізнення? Скажімо:

— на підприємстві графік відпусток складається на кожен календарний рік не пізніше 5 січня. Проте у 2023 році графік був складений та затверджений 6 січня.

Нічого страшного. Якщо вказаний документ був затверджений до того, як перший працівник пішов у відпустку у поточному році, підприємству штрафи не загрожують;

— у кінці грудня 2022 року працівник раптово надав заяву на відпустку з 2 січня 2023 року. На той момент роботодавець ще не встиг скласти графік відпусток.

Тут теж не потрібно хвилюватися. В такому разі роботодавець (якщо він не проти5) може надати відпустку, про яку просить працівник, та потім внести її до графіка відпусток на 2023 рік.

5 Або надати її в обов’язковому порядку, якщо працівник входить до категорії осіб, зазначених у ч. 14 ст. 10 чи ст. 25 Закону про відпустки.

Що ж, зі строками визначилися. Починаємо готуватися до складання графіка.

Зміст і форма графіка

Форма. Типової форми графіка відпусток не встановлено. Тому складати такий документ можна:

— або у довільній формі (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15);

— або використовувати уніфіковану форму6.

6 Див. Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений Протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 № 7.

Але саме довільна форма графіка дозволить роботодавцю внести до нього всю інформацію, яку він вважатиме за потрібне. Наприклад, зазначати в такому довільному графіку:

— період, на який затверджується графік;

— П. І. Б. працівників, їх посаду, структурний підрозділ;

— табельний номер працівників;

— вид відпустки;

— кількість днів відпустки (за видами);

— період відпустки (місяць початку відпустки або конкретна дата);

— дні відпустки, які фактично були використані кожним працівником;

— період, за який надається відпустка (вказати робочий чи календарний рік);

— підпис працівника про ознайомлення;

— примітку (на випадок перенесення);

— дату складання графіка, погодження з профспілкою та затвердження керівником.

Як у такому разі виглядатиме таблична частина графіка відпусток, покажемо на рисунку.

img 1

завантажити файл

Рис. 1. Зразок табличної частини графіка відпусток

Зміст. Відповідно до ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки до графіка відпусток слід уключати інформацію щодо:

— щорічних основних відпусток;

— щорічних додаткових відпусток за роботу зі шкідливими та важкими умовами роботи;

— щорічних відпусток за особливий характер праці;

— інших щорічних відпусток, передбачених законодавством.

І на цьому можна було б зупинитися. Проте, на наш погляд, до графіка відпусток можна додавати й інші види відпусток, які можна запланувати наперед.

До останніх можна віднести:

— додаткову відпустку працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи (ст. 19 Закону про відпустки);

— додаткову «чорнобильську» відпустку;

— додаткову відпустку за держстаж для держслужбовців та службовців ОМС (ст. 58 Закону № 8897) тощо.

7 Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII.

Обов’язково у графіку відпусток виділіть на них окремі рядки.

А от навчальні відпустки, відпустки для участі у спортивних змаганнях та творчі відпустки спрогнозувати складно. Тож у графік відпусток вони не увійдуть.

Увага! Інформацію щодо відпусток вносимо по всіх працівниках, які на дату складання графіка відпусток працюють у роботодавця за трудовими договорами.

Тобто по основних працівниках, сумісниках (внутрішніх та зовнішніх), тимчасових, сезонних, строковиках тощо. Тобто всіх тих, хто має право на відпустки у такого роботодавця.

До графіка відпусток не потраплять особи, які працюють за цивільно-правовими договорами. Зокрема, й гіг-спеціалісти, що виконують роботу (надають послуги) на замовлення та на користь (в інтересах) резидента Дія Сіті на підставі гіг-контракту8.

8 Гіг-контракт — є цивільно-правовим договіром відповідно до ст. 1 Закону України від 15.07.2021 № 1667-IX.

А все тому, що такі особи не перебувають у трудових відносинах зі своїми наймачами. А отже, не мають права на відпустки відповідно до ст. 2 Закону про відпустки.

Чи можна внести зміни до графіка?

Склавши графік відпусток наперед (на початку року), розслаблятися не варто. Адже завжди може трапитися так, що:

— буде прийнятий новий працівник або звільнений «старенький»;

— доведеться підкоригувати тривалість відпустки, вже передбачену у графіку;

— потрібно буде перенести відпустку на інший період;

— сумісник захоче піти у відпустку одночасно з відпусткою за основним місцем роботи тощо.

Що робити? Внести зміни до існуючого графіка відпусток (лист Мінсоцполітики від 25.08.2015 № 475/13/116-15).

Для цього керівник підприємства, установи, організації видає наказ (розпорядження) про внесення змін до графіка відпусток, який потрібно довести до відома працівників, яких стосуються такі зміни.

На підставі виданого наказу (розпорядження) вносять зміни до графіка відпусток. Наприклад, за допомогою окремого додатка до графіка відпусток, в якому відображають відповідні корективи.

Якщо йдеться про перенесення відпустки, то тут можна зробити інакше: оформити наказ (розпорядження) про перенесення відпустки, а потім його реквізити зазначити у графіку відпусток (у графі «Примітки»). Такий наказ (розпорядження) обов’язково доводять до відома працівника, відпустку якого буде перенесено.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі