Зайві декретні виявлені під час перевірки: що робити

Чекаємо на рішення ФСС

Навіть під час карантину контролери ФСС проводили планові та позапланові перевірки. Тобто перевіряючі, як і раніше, можуть «зайти на вогник» і поцікавитися, чи правомірно використовує кошти фонду той чи інший страхувальник.

Якщо під час такої перевірки буде виявлено, що працівниці були надміру виплачені декретні, контролери обов’язково зазначать про це в акті (додаток 4 до Порядку № 23¹).

¹ Порядок перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів Фонду соціального страхування України та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання, затверджений постановою правління ФСС від 02.10.2020 № 23.

За таке порушення:

— страхувальникові доведеться заплатити штраф у розмірі 50 % від неправомірно витраченої суми коштів ФСС (п. 4.1 Порядку № 23, ч. 6 ст. 15 Закону про соцстрахування);

— а його посадовим особам — адмінштраф у розмірі від 136 до 255 грн (ч. 1 ст. 165⁵ КпАП). А при повторному порушенні — від 170 до 340 грн.

До речі, якби страхувальник самостійно виявив допущену помилку і повернув неправомірно використані кошти ФСС до початку перевірки, фінансові санкції за порушення порядку використання страхових коштів до нього не застосовувалися б (за наявності бухдовідки та обґрунтованого письмового пояснення причин повернення) (див. лист ФСС від 27.06.2019 №1322-11-4).

Його ФСС приймає протягом 10 робочих днів з дня, що настає за днем вручення/отримання страхувальником акта перевірки (додаток 6 до Порядку № 23). У цьому документі будуть зазначені, зокрема:

— розмір фінансових санкцій;

— загальна сума страхових коштів ФСС, яка підлягає поверненню;

— куди слід перерахувати кошти та в які строки.

Увага! Страхувальник зобов’язаний сплатити (повернути) визначену в рішенні суму коштів протягом 10 робочих днів, що настають за днем отримання такого рішення (п. 4.2 Порядку № 23).

У разі несвоєчасного повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів на страхувальника (абз. 2 і 3 ч. 6 ст. 15 Закону про соцстрахування):

— накладається штраф — у розмірі 10 % несвоєчасно повернених або повернених не в повному обсязі страхових коштів;

— нараховується пеня — у розмірі 0,1 % вказаних сум коштів, розрахована за кожен день прострочення платежу.

Звичайно, він може оскаржити рішення ФСС у судовому порядку або звернувшись до спеціальної комісії ФСС з питань вирішення спорів. На це в нього є 10 робочих днів з дня, що настає за днем отримання такого рішення (п. 7.1 Порядку № 23).

Але якщо роботодавець не збирається цього робити, тоді зволікати не можна.

Повертаємо кошти ФСС

Як свідчить п. 13 Порядку № 12², у разі виявлення страхувальником помилок при нарахуванні виплат за минулі періоди, надміру нараховані та виплачені кошти він повинен:

² Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів ФСС, затверджений постановою правління ФСС від 19.07.2018 № 12.

— повернути до робочого органу виконавчої дирекції ФСС або його відділення;

— та одночасно надіслати обґрунтоване письмове пояснення причин повернення страхових коштів.

У зв’язку із цим діємо так:

1. Сторнуємо в бухобліку надміру нараховану суму декретних.

У зв’язку із цим слід скласти бухдовідку, в якій зазначити причину допущеної помилки і посилання на документи, в яких такий промах був виявлений. Підписує такий документ працівник, що склав довідку, і головний бухгалтер (п. 4.3 Положення № 88³).

³ Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.95 № 88.

Також слід зменшити зобов’язання ПДФО і ВЗ поточного звітного періоду на відповідну суму.

2. Перераховуємо робочому органу ФСС, що здійснював фінансування, надміру отриману суму декретних.

На наш погляд, перерахувати страхові кошти доведеться з поточного рахунку підприємства. Оскільки спеціальний рахунок (2604) призначений тільки для отримання коштів від ФСС і виплати їх працівникам.

Зверніть увагу: у разі погашення всієї суми заборгованості зі сплати страхових коштів (пені, штрафів) до кінця звітного періоду Звіт за заборгованістю до ФСС (форма затверджена постановою правління ФСС від 12.12.2018 № 28) не подається⁴.

⁴ fssu.gov.ua/fse/control/main/uk/publish/article/962769.

3. Подаємо повідомлення до органу ФСС про причини повернення страхових коштів.

Лист-повідомлення треба скласти у двох примірниках у паперовій формі. У ньому зазначаємо:

— найменування страхувальника;

— реєстраційний код страхувальника в органі Фонду та ідентифікаційний код за ЄДРПОУ;

— період виявлення помилки;

— зміст помилки з посиланням на чинне законодавство, згідно з яким роблять виправлення;

— суму відкоригованих нарахувань;

— дату складання повідомлення.

Лист підписують керівник і головний бухгалтер.

Проте це ще не все. Адже витрати, понесені підприємством, слід компенсувати. За чий рахунок «буде банкет» — розповімо далі.

Компенсуємо шкоду

Відшкодувати підприємству надміру витрачені суми декретних можуть:

— або сама працівниця, яка отримала такі кошти;

— або винна особа.

Звісно, у комерційних підприємств є ще один варіант — керівник може відмовитися від стягнення заподіяної шкоди (повністю або частково), якщо він наділений таким правом. Тоді суму заборгованості списують до складу витрат.

Проте бюджетні підприємства, установи, організації собі таке дозволити не можуть. Оскільки за відмову від ужиття заходів щодо відшкодування заподіяної шкоди їх керівники можуть бути притягнені до відповідальності у вигляді штрафу в розмірі від 136 до 255 грн (за повторне порушення протягом року — від 170 до 340 грн) (ст. 164² КпАП).

Тому зупинимося на двох описаних вище варіантах детальніше.

Варіант 1. Декретні повертає працівниця

Найбільш простий і безболісний спосіб повернути надміру витрачені кошти — умовити працівницю добровільно повернути переплату. У такому разі вона повинна написати відповідну заяву, зазначивши в ній про своє бажання повернути гроші та спосіб їх повернення (шляхом внесення коштів до каси / на рахунок підприємства або шляхом утримання із зарплати).

На підставі цього документа керівник видає відповідний наказ.

Зверніть увагу, що:

— працівниця повертає суму декретних, отриману «на руки». Тобто вона не компенсує утримані із цієї суми ПДФО та ВЗ;

— обмеження, встановлені ч. 1 ст. 128 КЗпП, не застосовуються. Тобто працівниця може повернути відразу всю суму зайвих декретних.

Звісно, КЗпП дозволяє роботодавцеві утримати із зарплати працівниці надміру виплачені суми декретних і в примусовому порядку (без її згоди). Але таке можливе, тільки якщо будуть виконані дві умови.

1. Зайві суми декретних виплачені в результаті лічильних помилок (ч. 2 ст. 127 КЗпП).

Нагадаємо, що до лічильних помилок належать помилки через неточності в обчисленнях, двократне нарахування заробітної плати за один і той самий період тощо (п.п. 1 п. 24 постанови № 13⁵). Тобто це: механічні помилки, арифметичні помилки, помилки через збій у бухгалтерській програмі.

⁵ Постанова Пленуму ВСУ «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.99 № 13.

Нелічильні помилки — це помилки, пов’язані з неправильним застосуванням законів та інших нормативно-правових актів, у тому числі колективного договору.

2. Наказ про утримання зайвої суми декретних виданий не пізніше за один місяць з дня виплати неправильно обчисленої суми.

Наприклад, декретні помилково виплатили 22.02.2022, граничний строк для видання наказу — 22.03.2022.

Якщо ж строк в один місяць з дня виплати сплив або помилка, через яку відбулася переплата, виявилася нелічильною — повернути надлишок декретних без згоди працівниці не можна.

Співробітниця не хоче повертати надміру отримані кошти або вона не згодна з утриманнями чи їх розміром, тоді в роботодавця є два шляхи:

— або звернутися до суду для вирішення цього спору.

Зверніть увагу: строк позовної давності для подання такого позову становить 1 рік з дня виявлення заподіяної шкоди (ч. 3 ст. 233 КЗпП);

— або обрати другий варіант повернення надміру виплачених декретних.

Варіант 2. Зайві декретні утримуємо із зарплати винного

Для цього спочатку роботодавець проводить службове розслідування, за результатами якого складає акт і визначає винну особу.

У разі надміру виплачених сум декретних такою особою може бути бухгалтер із зарплати та/або головний бухгалтер, іноді — спеціаліст відділу кадрів.

За шкоду, заподіяну зайвими грошовими виплатами, викликаними неналежним виконанням трудових обов’язків, такі працівники несуть матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку (ч. 1 ст. 132 КЗпП).

Це означає, що якщо загальна сума стягнення виявиться більше середньомісячного заробітку винного — сума стягнень усе одно дорівнюватиме середньомісячному заробітку.

Розрахунок середнього заробітку проводиться за правилами Порядку № 100 — виходячи з виплат за останні 2 календарні місяці роботи, що передують виданню наказу про відшкодування шкоди.

Відшкодувати заподіяну шкоду винна особа може:

— або добровільно;

— або примусово.

У першому випадку винний подає заяву, в якій зазначає про своє бажання відшкодувати шкоду і те, у який спосіб він буде це робити: шляхом утримання із зарплати чи шляхом внесення грошей до каси / на рахунок роботодавця. Керівник на підставі цього видає наказ про спрямування коштів на відшкодування шкоди.

Якщо винна особа відмовляється відшкодовувати заподіяну шкоду, роботодавець має право примусово стягнути з неї неправомірно витрачену суму на підставі наказу (розпорядження) шляхом утримання із зарплати.

Зверніть увагу, що притягнути працівника до матеріальної відповідальності можна (ст. 130 КЗпП):

— тільки за пряму дійсну шкоду під час виконання трудових обов’язків;

— якщо така шкода заподіяна його протиправними діями (бездіяльністю).

А до категорії прямої дійсної шкоди якраз належать витрати, викликані зайвими виплатами на користь працівників, у тому числі й допомога по загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню (п.п. «з» абз. 10 п. 4 листа ВССУ⁶).

⁶ Лист Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ «Узагальнення про практику застосування судами законодавства, що регулює матеріальну відповідальність працівників за шкоду, заподіяну роботодавцю» від 01.09.2015.

Але пам’ятайте, що такий наказ (розпорядження) має бути (ст. 136 КЗпП):

— виданий не пізніше за два тижні з дня виявлення заподіяної працівником шкоди (у нашому випадку — з дня підписання акта перевірки ФСС);

— звернений до виконання не раніше семи днів з дня повідомлення про це працівникові. Тобто працівникові дається сім днів для добровільного відшкодування заподіяної шкоди.

Якщо винна особа не погоджується з утриманням або його розміром:

— працівник може звернутися із заявою до органу з розгляду трудових спорів;

— а роботодавець — до суду з позовом про відшкодування заподіяної працівником шкоди. Строк звернення — протягом року з дня виявлення такої шкоди (ч. 3 ст. 233 КЗпП).

Дотримуємося обмежень

Якщо стягувати надміру виплачені суми декретних довелося в примусовому порядку, то як у разі утримань з працівниці, так і в разі утримань з винної особи необхідно враховувати вимоги ч. 1 ст. 128 КЗпП.

Так, при кожній виплаті зарплати загальний розмір відрахувань не може перевищувати 20 % (тобто суми зарплати на руки після вирахування сум ПДФО і ЄСВ), а в окремих випадках, передбачених законодавством, — 50 % зарплати, що належить для виплати працівникові «на руки».

Виняток з наведеного правила — ситуація, коли утримання відбувається на підставі заяви працівниці / винної особи. У цьому випадку роботодавець має право утримати із зарплати працівниці / винної особи суму, яку вона зазначила в заяві.

Якщо сума надміру виплачених декретних перевищує цю межу, її треба буде утримувати поступово протягом декількох місяців, враховуючи обмеження, передбачені ст. 128 КЗпП.

І пам’ятайте: не допускаються утримання з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат, на які згідно із законодавством не звертається стягнення (ст. 129 КЗпП).