Чим відрізняється облікова кількості штатних працівників (ОКШП) від середньооблікової кількості (СКШП)? Відповідь на це запитання маємо у табл. 1.
Таблиця 1. Розрахунок чисельності працівників установи
| Показник | Мета використання | Метод розрахунку |
| Облікова кількість штатних працівників (ОКШП) | Використовують для визначення кількості працівників у цілому по підприємству (установі) або по окремих категоріях (наприклад, пенсіонери, особи з інвалідністю тощо). Також зазначають в рядку 104 дотабличної частини Об’єднаного звіту (зазвичай, беруть показник на кінець місяця) | Враховують усіх найманих працівників, які уклали трудовий договір (контракт) і виконують постійну, тимчасову або сезонну роботу один день і більше. Показник розраховують на певну дату звітного періоду, наприклад на перше або останнє число місяця, включаючи прийнятих працівників і виключаючи тих, які вибули звільнені в цей день |
| Середньооблікова кількість штатних працівників (СКШП) | Використовують для визначення кількості зайнятих працівників за сферами економічної діяльності та спостереження за змінами мобільності робочої сили. Також застосовують при встановленні нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю та «трудової» квоти для громадян, які мають додаткові гарантії в працевлаштуванні. Окрім того, зазначають в рядку 101 дотабличної частини Об’єднаного звіту | Розраховують не на певну дату, а за конкретний період (місяць, квартал, рік). Цей показник визначають: — за місяць. Підсумовують кількості штатних працівників облікового складу за кожен календарний день звітного місяця, тобто з 1-го по 30-те або 31-ше число (для лютого — по 28-ме або 29-те), включаючи вихідні, святкові та неробочі дні. Результат ділять на кількість календарних днів звітного місяця; — за квартал (рік). Ділять суми середньооблікової кількості штатних працівників за місяці, що увійшли до обчислюваного періоду, на кількість місяців у цьому періоді. Зайнятого працівника враховують лише один раз (за місцем основної роботи), незалежно від строку трудового договору і тривалості робочого часу |
До речі, у дотабличній частині Об’єднаного звіту є ще один рядок, де слід зазначити кількість працівників, а точніше — застрахованих осіб, яким нараховано зарплату (крім осіб, яким у звітному періоді нараховано грошове забезпечення). Йдеться про рядок 105. Як його заповнити, читайте у статті «Об’єднана звітність: заповнюємо рядок 105» // «Оплата праці», 2022, № 20 (ср. ).
СКШП та ОКШП знаходять своє відображення у рядках 101 та 104 відповідно. Кого саме сюди врахувати? У більшості випадків маємо чудову підказку в Інструкції № 286*. У цьому документі прямо перелічені працівники та причини їх тимчасової відсутності, які враховуються і не враховуються при розрахунку (див. табл. 2).
Таблиця 2. Категорії працівників, яких включають та не включають до ОКШП/СКШП
| Категорія працівників | Включення до розрахунку | |
| ОКШП | СКШП | |
| 1. Штатні працівники: | ||
| фактично з’явилися на роботу, у тому числі ті, які не працювали з причини простою | + | + |
| прийняті на роботу за строком випробування | + | + |
| прийняті або переведені на неповний робочий день або неповний робочий тиждень1 | + | + |
| 1 Таких працівників ураховуйте за кожен календарний день як цілі одиниці, включаючи неробочі дні тижня, обумовлені при зарахуванні на роботу (п.п. 2.4.3 Інструкції № 286) | ||
| перебувають у службових відрядженнях, включаючи закордонні | + | + |
| є надомниками2 | + | + |
| 2 Надомників уключайте за кожен календарний день як цілі одиниці (п.п. 2.4.5 Інструкції № 286). Інструкція № 286 була розроблена до чіткого розмежування надомної та дистанційної роботи (деталі у статті «Стій, хто Іде? Дистанційники & ндомники» // «Бюджета бухгалтерія», 2021, № 14 i.factor.ua/ukr/journals/bb/2021/april/issue-14/article-114325.html). Вважаємо, що дистанційників також враховують до ОКШП та СКШП. | ||
| прийняті для заміщення тимчасово відсутніх працівників | + | + |
| працюють за межами установи | + | + |
| направлені для виконання робіт вахтовим методом | + | + |
| прийняті на постійну роботу за направленням державної служби зайнятості | + | + |
| є іноземними громадянами, якщо вони оформлені відповідно до національного законодавства та отримують зарплату | + | + |
| є студентами денних відділень закладів освіти, аспірантами, а також учнями закладів професійно-технічної освіти, з якими укладено трудові договори | + | + |
| 2. Працівники, тимчасово відсутні з причини: | ||
| хвороби (протягом усього періоду захворювання до повернення на роботу згідно з листками непрацездатності або до вибуття у зв’язку з інвалідністю) | + | + |
| виконання державних або громадських обов’язків3 | + | + |
| тимчасового переведення на роботу до іншого підприємства на підставі договорів між суб’єктами господарювання | + | + |
| направлення з відривом від виробництва до закладів освіти для підвищення кваліфікації або оволодіння новою професією (спеціальністю), перепідготовки та стажування на інші підприємства, в установи або за кордон | + | + |
| відпустки у зв’язку з навчанням, вступом до закладів освіти або з причини надання додаткових вільних днів | + | + |
| щорічної основної або додаткової, творчої відпустки, наданої відповідно до законодавства, колективного або трудового договору | + | + |
| відпустки без збереження зарплати за угодою сторін, з ініціативи адміністрації та в інших випадках, передбачених законодавством4 | + | + |
| відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами | + | - |
| відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею віку, передбаченого законодавством або колективним договором, включаючи тих, хто усиновив новонароджену дитину безпосередньо з пологового будинку | + | - |
| отримання вихідного дня відповідно до графіка роботи установи | + | + |
| отримання дня відпочинку за роботу у вихідні, святкові та неробочі дні | + | + |
| участі в страйку | + | + |
| вчинення прогулу5 | + | + |
| усунення від виконання повноважень6 | + | + |
| перебування під слідством до рішення суду | + | + |
| 3 Саме на цій підставі до ОКШП та СКШП включають працівників, які служать у лавах ЗСУ (мобілізовані, контрактники) та тероборони. При цьому не має значення факт збереження середнього заробітку за мобілізованими (до 18.07.2022 включно і з 19.07.2022): до розрахунку беремо усіх. 4 Сюди підпадають працівники, які перебувають у неоплачуваних відпустках за всіма підставами: карантинній (так, її і досі можна надавати) та інших підстав — відповідно до ст. 25 і 26 Закону про відпустки, на час воєнного стану та 90-денній для ВПО — відповідно до Закону № 2136. 5 Хоча прямо не передбачено, але, на нашу думку, за аналогією до розрахунку також включають працівників, відсутніх з нез’ясованих причин. 6 Під питанням працівники, з якими призупинено трудовий договір. Наприклад, тих, кого усунено від виконання повноважень, включають до чисельності працівників. Так само і «призупинені» працівники: вони все ще перебувають у трудових відносинах із роботодавцем, але свої обов’язки не виконують. Вважаємо, що їх також слід включати і до ОКШП, і до СКШП. | ||
| 3. Зовнішні сумісники7 | - | - |
| 7 Для ОКШП внутрішніх сумісників враховуйте як одну особу в числі штатних працівників (п.п. 2.6.1 Інструкції № 286). | ||
| 4. Особи (не суб’єкти господарювання), залучені до виконання робіт за ЦПД8 | - | - |
| 8 Працівника, який уклав зі своїм роботодавцем додатково ЦПД, враховуйте в ОКШП і СКШП один раз за місцем основної роботи та не враховуйте в кількості працюючих за ЦПД (п.п. 2.6.2 Інструкції № 286). | ||
| 5. Фізособи — підприємці, які працюють за ЦПД | - | - |
| 6. Особи, переведені з інших установ згідно з договорами між суб’єктами господарювання | - | - |
| 7. Учні, слухачі закладів професійно-технічної освіти, які проходять виробниче навчання та виробничу практику в установі відповідно до договорів про надання робочих місць для зазначених цілей | - | - |
| 8. Особи, які направлені установами для навчання в закладах освіти з відривом від виробництва та одержують за рахунок коштів цих установ тільки стипендію | - | - |
| 9. Працівники, які подали заяви про звільнення і припинили роботу до закінчення строку попередження або припинили роботу, не попередивши адміністрацію9 | - | - |
| 9 Виключайте з облікового складу працівників з першого дня невиходу на роботу. | ||
Для закріплення теорії давайте попрактикуємось. Розглянемо умовний приклад розрахунку ОКШП та СКШП.
Приклад. За вересень 2022 року є така інформація про кількість працівників підприємства (див. табл. 3):
Таблиця 3. Дані про чисельність працівників
| Працівники | Кількість осіб |
| Штатні працівники облікового складу станом на 01.09.2022, з них: | 50 |
| перебували на лікарняному (08.09 — 15.09 та 19.06 — 23.09) | 2 |
| перебували у відпустці по вагітності та пологах (увесь вересень) | 1 |
| перебували у відпустці для догляду за дитиною до трьох років (21.09 працівниця перервала відпустку і стала до роботи) | 1 |
| перебували у відпустці за свій рахунок (12.09 — 30.09) | 5 |
| перебували у щорічній відпустці (01.09 — 14.09) | 1 |
| працюють неповний робочий день (4 години на день — увесь вересень) | 2 |
| мобілізовано (весь вересень, без збереження середнього заробітку) | 1 |
| призупинено трудовий договір (увесь вересень) | 1 |
| працюють за внутрішнім сумісництвом (увесь вересень) | 1 |
| Виконували ремонтні роботи за ЦПД (12.09 — 16.09) | 2 |
| Зовнішні сумісники (увесь вересень) | 1 |
| Прийнято на роботу (12.09) | 1 |
| Звільнено з роботи (05.09, 30.09) | 2 |
Розрахунок ОКШП. Для визначення ОКШП використовуйте тільки дані, які стосуються штатних працівників облікового складу. Тих, хто надає послуги/виконує роботи за ЦПД та є зовнішніми сумісниками, до розрахунку не враховуйте.
Водночас, враховуйте:
— усіх працівників облікового складу, які як фактично працювали, так і були відсутні з будь-яких причин (перебували на лікарняному, у відпустках);
— працівників, що трудяться неповний робочий день, — як одну цілу одиницю;
— мобілізованих працівників (у тому числі тих, яким з 19.07.2022 не зберігають середній заробіток);
— працівників, з якими призупинено трудовий договір.
Розрахунок ОКШП на 30.09.2022:
50 + 1 - 2= 49 осіб,
де 50 — кількість штатних працівників облікового складу установ станом на 01.09.2022;
1 — кількість осіб, прийнятих на роботу у вересні;
2 — кількість осіб, звільнених у вересні.
Розрахунок СКШП. При розрахунку показника СКШП також враховуйте тільки штатних працівників. Але є винятки: працівники, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами та для догляду за дитиною.
Розрахунок СКШП за вересень наведено в табл. 4.
Таблиця 4. Розрахунок СКШП за вересень 2021 року
| Число вересня | Кількість штатних працівників облікового складу за кожен день | Виключаємо з розрахунку СКШП | Включаємо до розрахунку СКШП |
| 1 — 2 | 50 | 21 | 48 |
| 3 — 42 | 50 | 2 | 48 |
| 5 | 503 | 2 | 48 |
| 6 — 11 | 49 (50 — 14) | 2 | 47 |
| 12 — 20 | 50 (49 + 15) | 2 | 48 |
| 21 — 30 | 506 | 17 | 49 |
| Разом | 1494 | 50 | 1444 |
| 1 З розрахунку виключаємо двох працівниць, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами і для догляду за дитиною до трьох років (п.п. 3.2.2 Інструкції № 286). 2 За вихідні, святкові та неробочі дні кількість штатних працівників облікового складу приймається на рівні облікової кількості працівників за попередній робочий день (абз. 2 п.п. 3.2.1 Інструкції № 286). 3 День звільнення — останній робочій день працівника. У цей день враховуємо його до СКШП. 4 Зі штату виключено одного працівника у перший робочий день після його звільнення (звільнено 5 вересня, виключено 6 вересня). 5 З 12 вересня до штату прийнято нового працівника. 6 Працівник, який звільнився 30 вересня, на цю дату ще враховується до СКШП (день звільнення — останній день роботи). Його перестануть враховувати уже з 01.10. 7 З 21 вересня працівниця, що перебувала у відпустці для догляду за дитиною, стала до роботи. Тому її більше не потрібно виключати з СКШП. | |||
Кількість штатних працівників, які включаються до розрахунку СКШП за вересень, становить 1444 особи. Кількість календарних днів у цьому місяці — 30. А отже, показник СКШП за вересень 2022 року становить:
1444 ос. : 30 к. дн. = 48,13 ос. ≈ 48 ос.
Для довідки: округлення здійснюється за правилом парної цифри. Якщо остання значуща цифра менша або дорівнює 4, вона відкидається; якщо більша або дорівнює 6 — найближча зліва від неї значуща цифра збільшується на одиницю. Якщо остання значуща цифра 5, найближча зліва від неї цифра збільшується на одиницю, якщо вона непарна, а парна залишається без змін. Такий порядок округлення встановлено додатком до Інструкції № 286.
