Графік відпусток — 2024: загальні моменти

Чи всім потрібен графік

Складання графіків відпусток передбачено:

— ст. 79 КЗпП;

— ст. 10 Закону про відпустки*.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

Відповідно до цих норм

Тобто кожен роботодавець зобов’язаний (!) складати графіки відпусток:

— незалежно від його форми власності, виду діяльності та галузевої належності.

Графіки відпусток зобов’язані складати як юрособи, так і ФОП, які мають найманих працівників;

— незалежно від кількості працівників, що працюють на підприємстві, в установі, організації (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15).

Інакше кажучи, навіть якщо на підприємстві або у ФОП працює лише два працівники (разом із директором), роботодавець зобов’язаний складати графік відпусток.

На період дії воєнного стану встановлено лише два винятки:

— для роботодавців, які застосовують спрощений режим регулювання трудових відносин. На них не поширюються вимоги щодо ведення документації з кадрових питань, прийняття локальних нормативних актів та організаційно-розпорядчої документації, в тому числі щодо відпусток (ч. 5 ст. 49⁵ КЗпП);

— для підприємств, установ, організацій, розташованих у районах активних бойових дій*. Вони самі визначають порядок організації діловодства з питань трудових відносин. Але за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці (ч. 1 ст. 7 Закону № 2136**).

* На сьогодні Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затверджений наказом Мінінтеграції від 22.12.2022 № 309.

** Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.

З цього випливає, що усі роботодавці (за винятком, перелічених вище) повинні складати графіки відпусток, навіть якщо на сьогодні:

— таке підприємство, установа, організація тимчасово знаходиться в простої або з деякими з працівників призупинена дія трудових договорів;

— всі працівники підприємства, установи, організації працюють дистанційно.

Послаблення для таких випадків законодавством не передбачені.

Зверніть увагу! Нехтування складанням графіка відпусток (відсутність графіка) тягне за собою:

— для підприємства, установи, організації накладення штрафу у розмірі 1 МЗП (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП) (з 01.01.2024 — 7100 грн, з 01.04.2024 — 8000 грн);

— для посадових осіб — адмінштрафу у розмірі від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КпАП). За повторне вчинення цього порушення протягом року — від 1700 до 5100 грн.

Проте якщо відсутність графіка відпусток зафіксована інспектором праці та винесено припис на усунення цього порушення, то роботодавець може уникнути штрафу у розмірі 1 МЗП, якщо вчасно виконає вимоги розпорядження. Але, на жаль, від адмінштрафу це не врятує.

Коли складати графік

Ані КЗпП, ані Закон про відпустки не визначають конкретних строків складання графіка відпусток.

Водночас у п. 20 Типових правилах № 213* вказано, що

* Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Держкомітету СРСР по праці та соціальним питанням від 20.07.84 № 213 (застосовуються на підставі ухвали ВРУ від 12.09.91 № 1545-XII).

Такої ж думки й Мінсоцполітики (див. лист від 25.08.2015 № 475/13/116-15).

Зауважте, фраза «не пізніше» означає, що підприємство, установа, організація має право встановити свої власні строки складання графіка відпусток. Наприклад, 28 грудня 2023 року або 10 січня 2024 року.

Про це слід зазначити у внутрішніх документах (колективному договорі, правилах внутрішнього трудового розпорядку, розпорядженнях, наказах тощо) підприємства, установи, організації.

Але перш ніж визначити свої строки складання графіка відпусток, врахуйте наступне:

— такий документ потрібно оформити до того, як у поточному році піде у відпустку перший працівник. А це може трапитися і 1 січня;

— працівника потрібно попереджати про відпустку за 2 тижні до її початку.

Тому графік відпусток на 2024 рік доречно складати вже у грудні поточного року. Наприклад, якщо відпустка працівника починається 1 січня 2024 року, то скласти та затвердити графік відпусток бажано вже 19 грудня 2023 року.

А що робити, якщо наприкінці грудня 2023 року (наприклад, 27.12.2023) працівник надасть заяву на відпустку з 1 січня 2024 року, а на той момент роботодавець ще не встигне скласти графік відпусток?

Усе просто. У такому разі роботодавець (якщо він не проти*) може надати відпустку, про яку просить працівник, та потім внести її до графіка відпусток на 2024 рік.

* Або надати її в обов’язковому порядку, якщо працівник входить до категорії осіб, зазначених у ч. 14 ст. 10 чи ст. 25 Закону про відпустки.

Форма графіка

Типової форми графіка відпусток не встановлено. Тому складати такий документ можна:

— або у довільній формі (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15);

— або використовувати уніфіковану форму*.

* Див. Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений Протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 № 7.

Проте довільна форма графіка має значну перевагу. Адже вона дозволить роботодавцю внести до цього документа всю інформацію, яку він вважатиме за потрібне.

Який вигляд у такому разі матиме графік відпусток, покажемо на рисунку.

Зразок оформлення графіка відпусток

Чи можна змінювати графік?

Припустимо, графік відпусток на 2024 рік складено і затверджено. Але заспокоюватися зарано. Адже протягом року (вже після затвердження графіка) може статися так, що:

— буде прийнятий новий працівник або звільнений «старенький»;

— у когось із працівників зміниться тривалість відпустки, вже передбачена у графіку;

— доведеться перенести чиюсь відпустку на інший період;

— сумісник захоче піти у відпустку одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;

— особа, яка має переважне право на відпустку*, вирішить змінити місяць початку відпустки, передбачений графіком тощо.

* Деталі у статті «Працівники, які мають право на щорічну відпустку у зручний час» // «Оплата праці», 2023, № 23.

Крім того, у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпустки (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до 3 років), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури (ч. 2 ст. 12 Закону № 2136).

Що в такому разі робити? Внести зміни до існуючого графіка відпусток (лист Мінсоцполітики від 25.08.2015 № 475/13/116-15).

Для цього керівник підприємства, установи, організації видає наказ (розпорядження) про внесення змін до графіка відпусток, який потрібно довести до відома працівників, яких стосуються такі зміни.

На підставі виданого наказу (розпорядження) відділ кадрів вносить зміни до графіка відпусток. Наприклад, за допомогою окремого додатка до графіка відпусток, в якому відображають відповідні корективи.

Якщо йдеться про перенесення відпустки, то тут можна зробити інакше: оформити наказ (розпорядження) про перенесення відпустки, а потім його реквізити зазначити у графіку відпусток (передбачити для цього окрему графу — «Примітки»). Такий наказ (розпорядження) обов’язково доводять до відома працівника, відпустку якого буде перенесено.