Що каже законодавство
Порядок оплати періоду тимчасової непрацездатності працівників чітко визначений у ст. 22 Закону про соцстрахування*. У загальному випадку він є таким:
— перші 5 днів хвороби працівника оплачує роботодавець. Після нарахування лікарняних такі суми підприємство виплачує працівнику у загальні строки для виплати зарплати;
— починаючи з 6-го дня допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується за рахунок Пенсійного фонду України (ПФУ)**.
* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.
** З 01.01.2023 уповноваженим органом управління в системі загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та від нещасного випадку замість Фонду соцстрахування є ПФУ.
Для отримання лікарняних, які сплачуються за рахунок фонду, роботодавець заповнює та подає заяву-розрахунок (ст. 34 Закону про соцстрахування).
Робочі органи фонду перевіряють заяву-розрахунку, подану роботодавцем. І якщо не виявлять помилок, перераховують страхувальнику кошти, зазначені у заяві-розрахунку, на його спеціальний рахунок*.
* Окремий поточний рахунок, який страхувальник відкриває у банку виключно для зарахування страхових коштів (ч. 2 ст. 34 Закону про соцстрахування).
Отримавши фінансування, роботодавець повинен виплатити допомогу по тимчасовій непрацездатності працівникові у найближчий строк для виплати зарплати (п. 1 ч. 2 ст. 32 Закону про соцстрахування).
Але що буде, якщо підприємство саме оплатить працівникові його період непрацездатності, не чекаючи на фінансування? Чи будуть наслідки?
Тут все буде залежати від того, чи захоче роботодавець після цього подати заяву-розрахунок на отримання страхових коштів від фонду.
Варіант 1. Роботодавець замовляє фінансування
Розглянемо ситуацію. Працівник захворів. Якийсь час він був тимчасово непрацездатним (на роботу не з’являвся, а відвідував лікаря та виконував всі його настанови щодо лікування).
Згодом, на підставі листка непрацездатності, сумлінний роботодавець нарахував працівнику лікарняні та оплатив їх у повному обсязі за власний рахунок (аби не чекати, коли фонд проведе фінансування страхових виплат).
Після цього подав заяву-розрахунок для отримання матзабезпечення від фонду.
Нічого страшного в цьому немає. Але далі виникає запитання: як роботодавцю після отримання страхових коштів на спецрахунок переказати ці гроші на свій поточний рахунок?
І це є першою проблемою.
Нагадаємо, що відповідно до ч. 2 ст. 34 Закону про соцстрахування страхові кошти, зараховані на спецрахунок, можуть бути використані страхувальником виключно на надання матзабезпечення застрахованим особам та сплату ПДФО та ВЗ.
Якщо ця вимога буде порушена (підприємству вдасться перекинути страхові кошти зі спецрахунку на свій поточний рахунок) і фонд виявить таку операцію під час перевірки, він може розцінити таку операцію як нецільове використання коштів фонду і:
— вимагатиме повернення неправомірно витрачених сум страхових коштів;
— накладе штраф за порушення порядку використання страхових коштів у розмірі 50 % від неправомірно витраченої суми страхових коштів (ч. 6 ст. 15 Закону про соцстрахування).
Ну а посадовим особам підприємства за такі дії загрожує адмінштраф відповідно до ст. 1655 КпАП у розмірі від 136 до 255 грн (за повторне порушення протягом року — від 170 до 340 грн).
Тоді врятувати підприємство від санкцій зможе тільки суд. Добре, що ці інстанції зазвичай стають на бік роботодавця.
Суди вважають*, якщо застраховані особи вчасно отримали належні їм суми страхових виплат відповідно до закону, як того вимагає ч. 2 ст. 34 Закону про соцстрахування, то:
— в діях роботодавця немає порушення принципу цільового використання коштів соціального страхування;
— як і немає підстав для повернення коштів фонду та застосування фінансових санкцій.
* Див. постанову Верховного Суду від 30.06.2021 у справі № 802/147/17-а.
Проте може статися й так, що банк просто відмовить роботодавцю у проведенні операції по перерахуванню коштів зі спецрахунку на поточний рахунок підприємства.
І тоді виникає вже друга проблема.
Якщо підприємству не вдасться перекинути страхові кошти зі спецрахунку на свій поточний рахунок, єдиний вихід з цієї ситуації— це перерахувати їх працівнику та ще раз сплатити з цих сум ПДФО та ВЗ.
І ось тут у роботодавця можуть виникнути труднощі. Ні, не з податками. Їх підприємство зарахує в рахунок майбутніх платежів. А щодо готовності працівника повернути надміру отримані кошти роботодавцю.
Звичайно, ідеальний варіант, коли працівник добровільно повертає надміру отримані суми. Він може це зробити:
— або повернувши кошти в касу / на поточний рахунок підприємства;
— або написавши заяву з проханням утримати такі суми із зарплати.
Якщо ж працівник відмовиться «співпрацювати», роботодавцю краще не поспішати оплачувати лікарняний своїм коштом, а дочекатися, коли прийде матзабезпечення від фонду.
Варіант 2. Роботодавець відмовляється від фінансування
Зовсім інша ситуація — якщо працівник звернувся за консультацією до лікаря, але через декілька днів почувався добре і зміг працювати, наприклад, дистанційно.
Роботодавець вирішує не зв’язуватися із лікарняними (та й чекати на страхові кошти доведеться довго), а замість цього за період тимчасової непрацездатності працівника нарахувати та виплатити йому зарплату. Працівник не проти.
Але не поспішайте. Адже працівник відвідував лікаря, а отже, медвисновок сформований, а е-лікарняний вже автоматично з’явився у кабінеті страхувальника. І просто так про нього забути не вийде.
Лікарняний лист, не оплачений за рахунок ПФУ, обов’язково побачить Держпраці. Нагадаємо, що цей орган:
— може отримувати відомості з Електронного реєстру листків непрацездатності (п.п. 8 п. 7 Порядку № 328*);
— має повноваження перевіряти дотримання вимог непрацездатного законодавства (п. 9 ч. І Переліку, наведеного в додатку 4 до Акта, затвердженого постановою Мінекономрозвитку від 27.10.2020 № 2161).
Звісно, у період дії воєнного стану інспектування роботодавців може проводитися лише з питань додержання вимог Закону України від 01.07.2022 № 2352-IX, законності припинення трудових договорів та виявлення неоформлених трудових відносин. Однак він колись закінчиться, і перевірки відновляться.
Виходячи з цього, радимо роботодавцю, який хоче виплатити зарплату працівнику за період хвороби та взагалі відмовитися від фінансування від фонду, ретельно себе підстрахувати. А саме:
— в табелі обліку робочого часу дні «тимчасової непрацездатності» працівника позначити як робочі дні (відповідно до графіка роботи підприємства);
— попросити працівника написати пояснювальну записку про те, що він дійсно звертався до лікаря, але попри це вийшов на роботу (або працював дистанційно). Тобто попри відкритий е-лікарняний продовжував працювати;
— роботодавцю (уповноваженим ним особам*) зафіксувати в наказі, розпорядженні, протоколі рішення про відмову в призначенні лікарняних (через порушення режиму лікування працівником відповідно до ст. 23 Закону про соцстрахування). Свого часу на цьому акцентувало увагу і ФСС у своєму листі від 14.12.2021 № 2913-11-1;
* З 01.01.2023 рішення про призначення страхових виплат ухвалює страхувальник чи уповноважені ним особи (замість комісії соціального страхування).
— надіслати працівнику повідомлення про відмову в призначенні лікарняних із зазначенням причини відмови та порядком оскарження такого рішення.
Тоді у роботодавця будуть всі підстави для нарахування і виплати зарплати працівнику за період його «тимчасової непрацездатності».
