Правила подання Повідомлення
Вимогу про подання Повідомлення знаходимо в ст. 24 КЗпП, яка вимагає допустити до роботи нового працівника тільки за умови:
— укладення з ним трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням роботодавця;
— подання повідомлення органу ДПС про прийняття працівника на роботу (за формою, наведеною в постанові КМУ № 413*).
Звідси можна виокремити декілька важливих правил:
Правило № 1. Повідомлення подають усі роботодавці. Як бачите, в ст. 24 КЗпП немає жодного уточнення щодо роботодавців, які мають подавати таке Повідомлення. Відповідно повідомляти про прийняття працівників на роботу повинні як юрособи, так і фізичні особи — підприємці.
Правило № 2. Повідомлення подають тільки при працевлаштуванні працівника. Усі інші дії, які здійснюються усередині підприємства щодо вже працюючої особи, не потребують подання Повідомлення (наприклад, переведення, переміщення, зміна істотних умов, звільнення тощо).
Правило № 3. Повідомлення подається незалежно від того, приймають працівника за основним місцем роботи або за сумісництвом, на повну або неповну зайнятість.
Правило № 4. Подається Повідомлення до територіальних органів Державної податкової служби за місцем обліку роботодавця як платника ЄСВ.
Правило № 5. Подати Повідомлення необхідно після оформлення наказу, розпорядження про прийняття на роботу, але до фактичного початку роботи працівника. При цьому, незалежно від того, в якій формі укладається трудовий договір — усній чи письмовій, для роботодавця є обов’язковим видання наказу про прийняття працівника на роботу, а вже потім подання Повідомлення.
Важливий момент! За правилами ч. 1 ст. 23 Закону № 1667** резидент Дія Сіті має також повідомляти податківців про укладення гіг-контракту з гіг-спеціалістом до початку виконання робіт (надання послуг) за таким гіг-контрактом.
** Закон України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» від 15.07.2021 № 1667-IX.
Таким чином, виходить, що звичайні роботодавці інформують податківців про прийняття на роботу звичайних працівників за трудовими договорами (контрактами), а резиденти Дія Сіті — про прийняття на роботу працівників та укладення гіг-контрактів із гіг-спеціалістами. Причому в обох цих випадках подати Повідомлення потрібно до початку фактичної роботи працівника.
Правило № 6. У загальному випадку подаємо Повідомлення засобами електронного зв’язку з використанням електронного підпису відповідальних осіб, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу. І тільки за відсутності технічної можливості подання зазначеним способом Повідомлення може здійснюватися у формі документа на папері разом із копією в електронній формі.
Важливо! Подання Повідомлення виключно на папері чинним законодавством не передбачено.
Подавати Повідомлення чи ні?
Кадровики часто стикаються з різними ситуаціями, коли виникає запитання, потрібно подавати Повідомлення чи ні. Тож далі ми зібрали найпопулярніші практичні кейси одразу ж із нашими рекомендаціями, щоб ви швидко могли знайти вирішення будь-якої задачки.
Коли подаємо Повідомлення, а коли не подаємо
| Ситуація | Рекомендація |
| Приймаємо працівника за внутрішнім сумісництвом | Повідомлення подавати потрібно. Навіть незважаючи на те, що такий працівник у вас вже працює за основним місцем роботи і ви на нього вже подавали Повідомлення. Адже робота за сумісництвом виконується на підставі окремого трудового договору. А якщо укладається трудовий договір і оформлюється наказ про прийняття на роботу, то обов’язково необхідно повідомити про це податківців. При оформленні такого Повідомлення використовуйте код «2» (працівники за сумісництвом) |
| Приймаємо працівника за зовнішнім сумісництвом | Подавати повідомлення потрібно. Аргументи такі ж, як і в попередній ситуації. Ставимо також код «2» |
| Приймаємо працівника водночас і на основне місце роботи, і за внутрішнім сумісництвом | Подавати Повідомлення потрібно. На такого працівника заповнюєте два окремі рядки. Причому в одному в полі 4 ставите «1», а у другому — «2» |
| Приймаємо за строковим трудовим договором | Повідомлення подаємо незалежно від того, який вид трудового договору укладено (безстроковий чи строковий) |
| Приймаємо з випробуванням | Повідомлення подавати потрібно. При прийнятті працівника на роботу зі строком випробування роботодавець зобов’язаний укласти з ним трудовий договір відповідно до вимог ст. 21 КЗпП, а отже, і подати Повідомлення податківцям |
| Оформлюємо працівнику суміщення професій (посад) | Повідомлення НЕ подаємо. Суміщення передбачає виконання працівником поряд зі своєю основною роботою, що обумовлена трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) протягом установленої законодавчо тривалості робочого дня (робочої зміни) (п. 2 постанови Ради Міністрів СРСР «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» від 04.12.81 № 1145). У разі оформлення суміщення посад новий трудовий договір не укладається, отже, Повідомлення до податківців не надсилається (див. лист ДФСУ від 18.10.2016 № 22502/6/99-99-13-02-03-15) |
| Приймаємо працівника на 0,25 ставки | Подавати повідомлення потрібно. Приймаючи працівника на «неповний робочий час» (так юридично грамотніше, ніж «0,25 ставки»), укладаємо трудовий договір, видаємо наказ і подаємо Повідомлення податківцям. Так само, як і приймаємо на роботу звичайного працівника |
| Приймаємо на роботу директора | Повідомлення НЕ потрібно подавати. За правилами постанови КМУ № 413 не потрібно подавати Повідомлення у випадку прийняття за трудовим договором (контрактом): (1) керівника підприємства та (2) членів виконавчого органу господарського товариства, відомості про яких включені до ЄДР. Повідомленням про їх прийняття є відомості, отримані органами ДПС з ЄДР |
| Якщо основний працівник стає сумісником і навпаки | Подавати повідомлення потрібно. Річ у тім, що наразі найпрозорішим варіантом зміни статусу працівника є варіант: «звільнення — прийняття». Тобто працівника: 1) звільняємо, проводимо остаточний розрахунок, у день звільнення видаємо йому на руки копію наказу про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні, а також якщо звільняємо з основного місця роботи, то на вимогу працівника вносимо належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника; 2) приймаємо на роботу, але вже з іншим статусом і, звісно, з Повідомленням про прийняття |
| Укладаємо ЦПД | На нашу думку, подавати Повідомлення НЕ потрібно. Обов’язок подавати Повідомлення на осіб за ЦПД (категорія «4») не визначений жодним з нормативних актів. З цим погоджується Мінекономіки у листах від 21.01.2022 № 4711-06/3082-07 та від 28.01.2022 № 4706-06/4356-01, і Держпраці у листі від 04.02.2022 № 702/4.1/4.1-22. Тому і жодної відповідальності за неподання такого Повідомлення не буде |
| Поновлення на роботі за рішенням суду | Подавати Повідомлення НЕ потрібно. Річ у тому, що поновлення на роботі відбувається не з дати винесення судом рішення про таке поновлення, а з дати звільнення працівника, яке відповідно до цього рішення визнається недійсним. На цьому наголошує Мінпраці у своєму листі від 07.08.2007 № 205/06/187-07. Отже, як бачимо, розриву в трудових відносинах не відбувається, новий трудовий договір не укладається. Саме тому і Повідомлення надсилати не потрібно. Підтвердження — у листі Мінсоцполітики від 08.08.2016 № 1102/13/84-16 (ср. ) |
| Вихід на роботу після декрету | Повідомлення подавати НЕ потрібно. Трудовий договір не розривають із працівницями, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років, відпустці без збереження зарплати для догляду за дитиною (зокрема, до 6 років на підставі медвисновку). Відповідно новий трудовий договір укладати не потрібно, отже, і Повідомлення подавати не потрібно (див. лист Мінсоцполітики від 08.08.2016 № 1102/13/84-16) |
| Вихід на роботу після призупинення дії трудового договору | Повідомлення подавати НЕ потрібно. Під час призупинення трудові відносини з працівником тривають. Це не звільнення, після якого потрібно знову укладати новий трудовий договір і, відповідно, подавати Повідомлення |
| Квитанція № 2 надійшла із запізненням у кілька днів | За правилами ч. 3 ст. 24 КЗпП роботодавець має повідомити податкову про факт укладення трудового договору до моменту допуску працівника до роботи. Факт та час отримання такого повідомлення фіксується у квитанції № 1. Якщо у квитанції № 1 зазначений позитивний результат автоматизованої перевірки електронного Повідомлення, проте квитанція № 2 надійшла із запізненням і працівник був допущений до роботи після отримання квитанції № 1, але до моменту отримання квитанції № 2, то вважається, що такий роботодавець виконав вимоги ч. 3 ст. 24 КЗпП щодо повідомлення податкового органу про прийняття працівника на роботу |
| Терміново працевлаштовуємо працівника, щоб він став до роботи в день прийняття | Потрібно подати Повідомлення в день допуску працівника до роботи, але до початку його фактичної роботи. Так, наприклад, якщо працівник починає свою роботу о 12:00, а Повідомлення надано о 08:00, то приписи ст. 24 КЗпП порушені не будуть. Із цим погоджуються фахівці Держпраці |
| Працівник не приступив до роботи | Якщо працівник і роботодавець до дня початку роботи за трудовим договором дійшли згоди анулювати його (працівник надав заяву про відмову працювати, виданий наказ про скасування наказу про прийняття на роботу) — подаємо до ДПС скасовуюче Повідомлення. Увага! Строків подання скасовуючого Повідомлення в законодавстві не встановлено. А якщо працівник не вийшов на роботу і не надав пояснень із цього приводу після дня початку роботи, то подавати скасовуюче Повідомлення у такому разі, на нашу думку, не можна. Адже трудовий договір уже набрав чинності і розірвати його можливо тільки з підстав, передбачених КЗпП |
Виправлення помилки
Усі помилки (наприклад, у реєстраційному номері працівника/гіг-спеціаліста, у виборі категорії особи, у П. І. Б. працівника, у даті наказу про прийняття на роботу чи даті початку роботи тощо) виправляють таким чином. Формують і подають до ДПС два Повідомлення: одне — з типом документа «скасовуюче» з помилковими рядками, інше — з типом документа «початкове» з правильними відомостями.
Важливий момент: виправлення помилок у Повідомленні не обмежено строком і не тягне за собою ніяких штрафів.
При цьому, якщо в початковому Повідомленні була подана інформація щодо декількох працівників, а помилилися лише щодо одного, то робимо скасовуюче і початкове Повідомлення тільки на того працівника, дані якого виправляються. Важливо! Робимо такі Повідомлення в тому періоді, в якому було подане початкове Повідомлення.
Нюанси воєнного часу
На період воєнного стану вимоги щодо подання Повідомлення не змінилися. Тож як і у мирні часи, роботодавці та резиденти Дія Сіті мають обов’язок подання Повідомлення про прийняття на роботу/укладення гіг-контракту. Причому залишилася і вимога про його подання до початку фактичної роботи працівника. Єдине, коли на порушення цього строку контролюючі органи можуть закрити очі, — це ситуація, в якій роботодавець або резидент Дія Сіті із незалежних від них обставин, зокрема через відключення електрики, не мають можливості своєчасно подати Повідомлення. Для таких випадків Держпраці у листі від 28.03.2022 № 1340/4/4.1-зв-22 роз’яснило, що важливо мати підтвердження намагання вчинити такі дії, щоб уникнути відповідальності.
Головним же залишається питання: а чи будуть штрафи за неподання Повідомлення під час воєнного стану?
У мирні часи у разі, коли роботодавець не повідомив податківців або повідомив із запізненням про прийняття працівника на роботу, йому світив штраф як за порушення інших вимог законодавства у вигляді штрафу в розмірі 1 МЗП. Якщо ж порушення вчинене повторно протягом року, штраф зросте до 2 МЗП.
На практиці деякі контролери намагалися прирівняти це порушення до допуску працівника без оформлення трудового договору і виписати штраф у розмірі 10 МЗП. Проте ми з цим не погоджуємося і вам радимо оскаржувати. При цьому суди також стають на бік роботодавців (див., наприклад, постанову Миргородського міськрайонного суду Полтавської обл. від 16.04.2020 у справі № 552/1355/20).
Тому для того щоб уникнути штрафу у мирні часи, роботодавцю потрібно було подати Повідомлення до початку перевірки (усунути порушення самостійно) або на виконання припису Держпраці у визначені нею строки. В такому випадку штраф не повинен був застосовуватися. Якщо ж таке порушення вчинено повторно, то уникнути штрафу вже не вийде.
Під час воєнного стану діють більш поблажливі умови для роботодавців.
По-перше, наразі інспектори Держпраці можуть приходити тільки на позапланові перевірки. Так, вони можуть перевіряти питання оформлення трудових відносин. Але прийти до роботодавця вони можуть тільки на підставі:
— звернення працівників про порушення їх трудових прав;
— доручення Прем’єр-міністра України. Наприклад, відповідно до доручення Прем’єр-міністра України від травня 2023 року Держпраці зобов’язана протягом травня — грудня цього року забезпечити позапланові перевірки за додержанням законодавства про працю в частині дотримання строків та першочерговості виплати заробітної плати у тих роботодавців, щодо яких наявна інформація про порушення строків виплати заробітної плати більш як за один місяць;
— у разі настання нещасного випадку на виробництві.
При цьому важливо, щоб підстава, за якою вони прийшли перевіряти подання Повідомлення, була пов’язана саме з оформленням трудових відносин.
По-друге, за правилами ст. 16 Закону № 2136***:
Важливо! У період дії воєнного стану в разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються
*** Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.
Простіше кажучи, у разі якщо роботодавець, хоч і з запізненням, але подасть Повідомлення, штрафів бути не повинно.
По-третє, воєнний стан ніяк не рятує роботодавців від адмінштрафу за ч. 1 ст. 41 КпАП. Проте є один лайфхак, як його можна обійти. На наш погляд, неподання Повідомлення — це триваюче правопорушення. Тож посадові особи можуть бути притягнуті до відповідальності протягом трьох місяців з дня його виявлення (ст. 38 КпАП). Щоб припинити таке порушення, слід подати Повідомлення. А далі є три місяці з моменту подання, протягом яких до посадових осіб роботодавця може бути застосовано цей адмінштраф. Якщо протягом цього часу до вас не завітає Держпраці, про адмінштраф можна забути.
Висновки
- Повідомлення мають подавати усі роботодавці (і юрособи, і ФОП) при прийнятті на роботу працівника.
- Воно подається незалежно від того, приймають працівника за основним місцем роботи або за сумісництвом, на повну або неповну зайнятість, за строковим чи безстроковим трудовим договором.
- Подати Повідомлення необхідно після оформлення наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, але до фактичного початку роботи працівника.
- Виправлення помилок у Повідомленні не обмежено строком і не тягне за собою ніяких штрафів.
- Під час воєнного стану у разі, якщо роботодавець, хоч і з запізненням, але подасть Повідомлення, штрафів бути не повинно.
