Звільнення і прийняття на роботу в одному місяці: показуємо в Об’єднаному звіті

Причини для звільнення і прийняття на роботу до того ж роботодавця можуть бути різні. На них ми не зупинятимемося сьогодні. Одразу перейдемо до наслідків, які бухгалтеру доведеться показати в додатках до Податкового розрахунку.

Додаток Д5

Додаток Д5 подається роботодавцями у складі Податкового розрахунку за звітний квартал тільки в разі, якщо у звітному кварталі відбулися певні події. До таких подій належать, зокрема, звільнення працівника з роботи (розірвання трудового договору), прийняття працівника на роботу (укладення трудового договору).

У ситуації, яку ми розглядаємо, працівника звільнено з роботи і прийнято на роботу в одному місяці звітного кварталу. Отже, маємо одразу дві події, які треба відобразити в Д5. При цьому не було жодного дня перерви між звільненням і прийняттям на роботу працівника. Як заповнити Д5, розглянемо на прикладі.

У Д5 за 2 квартал 2024 року на працівника формуємо два рядки:

— перший з інформацією про звільнення (у графі 10 зазначимо дату звільнення, а в графах 16 та 17 — реквізити наказу про звільнення та підставу звільнення відповідно);

— другий — про прийняття (у графі 10 — дата прийняття, а у графі 16 — реквізити наказу про прийняття).

А чи можна звільнення / прийняття в Д5 відобразити в одному рядку? Ні, в наведеному випадку так не вийде. Адже маємо спочатку розірвання, а потім укладення трудового договору.

На рис. 1 зображено, як у наведеному прикладі відобразити звільнення / прийняття на роботу в одному місяці працівника в Д5.

Рис. 1. Фрагмент Д5 за 2 квартал 2024 року

Додаток Д1

Один чи два рядки в Д1. Кількість рядків (один чи два), які треба формувати в Д1, залежить від того, чи змінилися умови трудового договору при прийнятті на роботу після звільнення. Тобто дивимося, чи зміняться показники несумових граф 08, 21 — 24 та 25 Д1 після прийняття працівника на роботу. Пояснимо.

Якщо умови трудового договору змінилися (наприклад, основне місце роботи змінилося на сумісництво, або нова посада передбачає спецстаж, або змінився режим роботи і з’явилася умова роботи з нефіксованим робочим часом), то в Д1 на працівника треба формувати два рядки. Наприклад, працівника протягом місяця звільнено з основного місця роботи (у графі 21 ознака «1») та прийнято за сумісництвом (у графі 21 ознака «0») до того ж роботодавця.

Якщо умови залишилися такі самі, як і до звільнення, то на працівника формуємо один рядок із загальною сумою зарплати (зарплата до звільнення + зарплата після звільнення).

При цьому немає значення чи був розрив у днях протягом місяця між звільненням і прийняттям на роботу.

У ситуації, яку ми розглядаємо, на працівника в Д1 буде сформовано 1 рядок із загальною сумою зарплати за обома трудовими договорами.

Кількість днів у графі 14. У графі 14 табличної частини Д1 маємо відобразити кількість календарних днів перебування у трудових відносинах. За загальними правилами, якщо на працівника сформовано декілька рядків, то кількість днів у трудових відносинах усього протягом звітного місяця зазначаємо лише в одному з них.

У наведеній ситуації на працівника буде один рядок у Д1. У ньому у графі 14 проставляємо загальну кількість днів у трудових відносинах протягом місяця (дні по дату звільнення + дні з дати прийняття).

Покажемо це на прикладі.

Отже, у Д1 дохід працівника показуємо в одному рядку загальною сумою 30557,20 грн (20157,20 + 10400). Сума ЄСВ становить 6722,58 грн (30557,20 х 22 %).

Кількість днів перебування у трудових відносинах у червні — 30. Саме це значення ми фіксуємо у графі 14.

Як заповнити Д1 за умовами прикладу 2, дивіться на рис. 2.

Рис. 2. Фрагмент Д1 за червень 2024 року

Попередження! Якщо ви заповнили Д1 так, як показано на рис. 2, але програма видає попередження «…кількість днів у Д1 не відповідає відомостям з Д5…», то не панікуйте. Це не помилка, а додаткове повідомлення для можливості контролю відповідності даних Д5 з Д1. Впевнюємося, що заповнили правильно, і йдемо далі.

Додаток 4ДФ

У місяці, в якому працівника було звільнено, а потім знову прийнято на роботу, в 4ДФ на працівника формуємо два рядки:

— один — із зарплатою до звільнення. При цьому у графі 8 зазначаємо дату звільнення;

— другий — із зарплатою після прийняття на роботу. У графу 7 цього рядка вносимо дату прийняття.

Адже в разі неодноразового прийняття фізособи на роботу та її звільнення з роботи у звітному місяці на таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному місяці. Такі правила визначені в п.п. 2 п. 4 розд. IV Порядку № 4*.

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом МФУ від 13.01.2015 № 4.

У 4ДФ на працівника формуємо два рядки з ознакою доходу «101» (графа 6):

— у першому зазначимо суму доходу 20157,20 грн. ПДФО — 3628,30 грн (20157,20 х 18 %), ВЗ — 302,36 грн (20157,20 х 1,5 %). У графі 8 проставляємо 11.06.2024 (дата звільнення);

— у другий рядок вносимо суму 10400 грн. ПДФО — 1872 грн (10400 х 18 %), ВЗ — 156 грн (10400 х 1,5 %). У графі 7 зазначаємо 12.06.2024 (дата прийняття на роботу) (див. рис. 3).

Рис. 3. Фрагмент 4ДФ за червень 2024 року