Відпускна компенсація перед мобілізацією: правила виплати

Законодавче підґрунтя

Багато років ми з вами компенсували невикористану щорічну відпустку у двох поширених випадках: або при звільненні, або якщо працівник відгуляв 24 дні щорічної та додаткової відпусток за відповідний робочий рік і за цей же рік має залишок відпусток. Такі умови висуває ст. 24 Закону про відпустки*.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

Але з 24.12.2023 відбулися важливі зміни. Статтю 24 Закону про відпустки доповнили новою частиною 2. Завдяки цьому з’явилась категорія працівників, яким можна надавати компенсацію за всі не використані ними дні відпустки. Причому без звільнення і без виконання умови про використання 24 днів відпустки.

Кому компенсуємо? Це дозволено лише працівникам, призваним або прийнятим на:

— строкову військову службу;

— військову службу за призовом осіб офіцерського складу;

— військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період;

— військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період;

— військову службу за контрактом.

Що компенсуємо? Важливо пам’ятати, що замінити грошима можна зароблені дні:

— щорічної відпустки (основної та всіх додаткових, тобто, зокрема, «за шкідливість», за особливий характер праці, за стаж держслужби та служби в ОМС);

— додаткової соціальної відпустки на дітей.

За якої умови компенсуємо? Для того щоб виплатити компенсацію за невикористану відпустку, крім наведених вище основних вимог, має бути дотримано ще одну. Ініціатором виплати компенсації має бути працівник. Якщо він не виявив бажання отримати компенсацію, її не нараховують і не виплачують. Як саме працівник має висловити своє бажання? Звісно, у формі заяви. І вона є одним із двох важливих документів для оформлення компенсації. Про це — далі.

Документальне оформлення

Заява. Перший (так би мовити, початковий) документ на шляху виплати компенсації за невикористану відпустку працівнику, якого призвано / прийнято на військову службу, — це заява про виплату компенсації за невикористану відпустку. Готову форму такої заяви ви знайдете в журналі «Кадровику», № 4.

І тут є важлива умова щодо строків її подання.

Наприклад, працівника увільнено від роботи в цивільного роботодавця у зв’язку з призовом на військову службу 25.07.2024. Так от, останнім днем, щоб подати заяву про компенсацію невикористаних днів відпустки, буде 31.07.2024.

Наказ. Звісно, слідом за заявою йде наказ про виплату компенсації за невикористану відпустку Приклад такого наказу ви можете знайти в журналі «Кадровику», № 4 і завантажити його в текстовому форматі.

Строки для його видання законодавство не фіксує так, як для заяви. Водночас варто дотримуватися певного змісту наказу. Зокрема, у ньому має бути зазначено:

— робочий рік (роки), за які належить компенсація;

— види відпустки;

— кількість днів, у тому числі з розмежуванням до 31.12.2023 та з 01.01.2024.

Далі переходимо до розрахунку відпускної компенсації. І тут варто врахувати деякі особливості.

Розрахунок компенсації

Загальні правила. Рахуючи компенсацію за невикористану відпустку, керуємося нормами Порядку № 100*.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.

При цьому пам’ятаємо, що зараз у розрахунку відпускної компенсації вирішальним став рік набуття права на відпустку. Середню за дні невикористаної відпустки, зароблені:

— до 31.12.2023, рахуємо виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році;

— з 01.01.2024, — за загальними правилами, виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю виплати компенсації.

Адже Порядок № 100 не поширює правила на розрахунок компенсації лише у певних випадках. Тож у всіх випадках відпускну компенсацію рахуємо однаково.

Водночас розрахункові періоди можуть бути різні. Далі про це детально.

Робота більше року. Якщо працівник перебуває у трудових відносинах із конкретним роботодавцем більше року, то:

— для залишку відпусток, зароблених до 2024 року, розрахунковий період — повні місяці 2023 року;

— для відпусток за 2024 рік розрахунковим періодом є 12 місяців, які передують відповідній події.

У цьому разі маємо два різних розрахункових періоди. Тож далі в таблиці наведено розрахунки.

Обчислення відпускної компенсації

Розрахунковий період для днів відпусток, зароблених на кінець 2023 року, складають місяці 2023 року (від січня по грудень, якщо працівник відпрацював весь 2023 рік) із 365 календарними днями в ньому. А от для днів, зароблених у 2024 році, діє загальне правило. Тож розрахунковим періодом є липень-2023 — червень-2024 (12 місяців, що передують місяцю видання наказу про виплату відпускної компенсації). Цей період містить 366 календарних днів, адже має в собі лютий 2024 високосного року.

Заробіток, що враховується при розрахунку середньої зарплати для відпускної компенсації, за різні періоди також різний:

— за 2023 рік — 180540 грн;

— за період липень-2023 — червень-2024 — 181300 грн.

Отже, маємо дві різні середньоденні зарплати і, відповідно, дві суми відпускної компенсації. Але нарахувати працівникові компенсацію треба загальною сумою, яка становитиме 22275,87 грн (10387,23 + 11888,64).

Робота менше року. Працівника прийнято на роботу в 2023 році. Тоді для обчислення відпускної компенсації за дні відпустки, зароблені в тому ж 2023 році, розрахунковим періодом будуть повні місяці 2023 року. І пам’ятайте, якщо прийняли працівника з першого робочого, але не першого календарного дня місяця, беремо цей місяць у розрахунок.

Наприклад, працівника прийнято на роботу 03.04.2023, а наказ про виплату компенсації видано 31.07.2024. Розрахунковий період для днів відпустки:

— зароблених за 2023 рік, — квітень — січень-2023;

— зароблених у 2024 році, — липень-2023 — червень-2024.

А якщо працівника прийнято в січні 2024 року, а в липні його призвано на військову службу і він хоче отримати компенсацію за зароблені дні щорічної основної відпустки? У такому разі забуваємо про спеціальні правила для 2023 року. Адже днів відпустки, зароблених до 31.12.2023, працівник не має. Тут діють старі звичні норми. Розрахунковим періодом будуть повні місяці (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю виплати відпускної компенсації (абз. 3 п. 2 Порядку № 100). Розглянемо приклад.

Розрахунковий період — лютий — червень 2024 року (повні місяці, що передують місяцю видання наказу про виплату компенсації). Він містить 151 календарний день. Заробіток за цей період становить 50000 грн.

Середньоденна зарплата дорівнює:

50000 грн : 151 к. дн. = 331,13 грн.

Сума компенсації відпустки становить:

331,13 грн х 13 к. дн. = 4304,69 грн.

Також можуть бути інші ситуації з працівником-новачком. Наприклад, якщо він не відпрацював жодного повного місяця. Як діяти в такій ситуації, читайте у статті «Компенсація відпустки у 2024 році: працівник-новачок» // «Оплата праці», 2024, № 2 (ср. ).

Без заробітку. І ще один можливий варіант — коли перед мобілізацією працівник не мав заробітку. Наприклад, був у неоплачуваній відпустці.

Тут слід урахувати, що з 24.12.2023 дні неоплачуваної відпустки на період дії воєнного стану не зараховуються у стаж для щорічної основної відпустки (ч. 3 ст. 12 Закону № 2136*).

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.

Виходячи з цього, усі дні відпустки, які потрібно компенсувати працівнику, зароблені до 31.12.2023. Бо у 2024 році, перебуваючи у воєнній відпустці за свій рахунок, він уже не заробив жодного дня відпустки.

Отже, для обчислення компенсації працюють спеціальні правила: беремо виплати за 2023 рік і розрахунковий період — січень — грудень-2023. Виплат немає. А це означає, що середньоденну зарплату будемо рахувати з посадового окладу працівника, установленого на момент розрахунку компенсації. Це підтверджують і фахівці Мінекономіки в листі від 03.01.2024 № 4707-05/572-09*. А якщо оклад менший за мінзарплату, то до розрахунку беремо МЗП, установлену на той же момент розрахунку. У нашому випадку ваги на боці окладу, тож рахуємо з нього (абз. 20 і 21 п. 4 Порядку № 100).

Середньоденна зарплата становить:

15000 грн х 12 к. міс. : 365 к. дн. = 493,15 грн.

Сума відпускної компенсації дорівнює:

493,15 грн х 25 к. дн. = 12328,75 грн.

* Текст листа Мінекономіки та ще багато прикладів розрахунку відпускної компенсації в разі відсутності заробітку ви знайдете у статті «Компенсація відпустки у 2024 році: рік без заробітку» // «Оплата праці», 2024, № 2.