Перехідне відрядження: як оплачувати

Правила оплати праці під час відрядження

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку (ч. 4 ст. 121 КЗпП).

Тобто для правильної оплати днів відрядження треба розрахувати денну зарплату та середньоденний заробіток. Якщо вищим виявиться середньоденний заробіток, то робочі дні відрядження треба оплатити саме за середньоденним заробітком. Якщо вищим виявиться денний заробіток, то робочі дня відрядження треба оплатити як звичайні робочі дні.

Цього правила повинні дотримуватися роботодавці всіх сфер, крім держслужби. Держслужбовцям дні відрядження оплачують як звичайні робочі дні.

Зобразимо схематично механізм виконання вимоги щодо оплати за дні відрядження (див. рисунок).

Механізм оплати робочих днів відрядження

Денна зарплата. Її розраховуємо так. Беремо планову зарплату за місяць перебування у відрядженні (включаючи всі постійні виплати: оклад, доплати, надбавки та премії, що не носять разового характеру) і ділимо на кількість робочих днів за графіком роботи працівника у цьому місяці.

При цьому не звертаємо уваги на фактичне відпрацювання працівником норми робочого часу цього місяця. Тобто нам треба розрахувати денний заробіток з припущення, що увесь місяць було відпрацьовано.

Відповідно не включаємо у плановий розрахунок разові премії, інші одноразові виплати, оплату за період тимчасової непрацездатності і період, коли за працівником згідно із законодавством зберігалася середня зарплата.

А яка ж є особливість при розрахунку денного заробітку у випадку відрядження, яке припадає на два суміжні місяці?

Середньоденна зарплата. Розраховуємо середньоденну зарплату згідно з Порядком № 100*. Розрахунковим періодом будуть два місяці, які передують місяцю початку відрядження.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.

Середньоденну зарплату розраховуємо шляхом ділення суми зарплати за розрахунковий період (два місяці) на кількість робочих днів, фактично відпрацьованих у розрахунковому періоді.

Виходячи з наведених правил, оплата за дні перехідного відрядження може бути розрахована за різними показниками для кожного з місяців, на які таке відрядження припадає.

Наприклад, у місяці початку відрядження — виходячи з середньоденної зарплати, а у місяці закінчення — як звичайні робочі дні. Тобто це буде залежати від того, який з показників при порівнянні переважить (денна зарплата за відповідний місяць чи середньоденна зарплата). До речі, з цими висновками погоджуються і фахівці Мінсоцполітики у листі від 11.11.2016 № 1564/13/84-16.

Розглянемо приклад.

Як обчислювати суму оплати за дні відрядження, якщо воно починається в одному, а закінчується в іншому місяці (так зване перехідне відрядження) та коли нараховувати в бухобліку?

На практиці бухгалтери іноді замислюються над таким питанням. Чому? Тому що наказ на відрядження видається один раз напередодні безпосереднього відрядження. І розрахунок за ним, як, наприклад, для відпустки, хочеться зробити відразу і перегорнути сторінку. За перехідним відрядженням так не вийде.

Зауважте, нарахування оплати за дні відрядження проводимо місяць у місяць (а не наперед).

Адже виходячи з правил обчислення оплати за дні відрядження, маємо розрахувати денний заробіток за кожний місяць окремо і середньоденну зарплату та порівняти ці показники.

Оплата за дні відрядження серпня. На серпень 2024 року припадає 2 робочих дні відрядження — 29 та 30 серпня, 31 серпня — вихідний день (субота).

Розрахуємо денну виплату серпня та середньоденну зарплату і порівняємо їх.

Середньоденну зарплату розраховуємо один раз (у місяці початку відрядження). Розрахунковим періодом будуть два місяці, які передують місяцю початку відрядження. А саме червень і липень 2024 року.

Розрахуємо середньоденний заробіток:

(16000 + 16000) : (20 + 23) = 744,19 (грн).

Денну зарплату визначаємо окремо для кожного місяця відрядження, виходячи із зарплати за повністю відпрацьований місяць. Тобто окремо для серпня та окремо для вересня. Припустимо, що премій, доплат та надбавок працівник не має. За графіком роботи у працівника у серпні — 22 робочих дні. Також урахуємо, що у серпні та вересні виникає право на індексацію. Сума індексації становить 115,06 грн.

Розрахуємо денну зарплату за серпень 2024 року:

(16000 + 115,06) : 22 = 732,50 (грн).

Порівняємо денну зарплату за серпень (732,50 грн) і середньоденну зарплату (744,19 грн).

Середньоденна зарплата є більшою. Тому оплата за 2 дні відрядження становитиме 1488,38 грн (744,19 грн х 2 дні).

Оплата за дні відрядження вересня. На вересень припадає 2 робочих дні відрядження 2 і 3 вересня, 1 вересня — вихідний день (неділя).

Сума середньоденної зарплати розрахована вище і становить 744,19 грн.

За графіком роботи у працівника у вересні 21 робочий день. Сума індексації за вересень становить 115,06 грн.

Обчислимо денний заробіток за вересень 2024 року:

(16000 + 115,06) : 21 = 767,38 (грн).

Порівняємо денну зарплату за вересень (767,38 грн) і середньоденну зарплату (744,19 грн).

За вересень денна зарплата є більшою за середньоденну. Відповідно оплата за робочі дні відрядження у вересні буде здійснена як за звичайні робочі дні.

Підсумуємо щодо оплати за робочі дні відрядження з 29 серпня по 3 вересня 2024 року за умовами наведеної ситуації. У серпні вона відбувається за середньоденним заробітком, оскільки він є більшим за серпневу денну зарплату, а от у вересні за денною виплатою (як звичайний робочий день), оскільки вереснева денна виплата виявилася більшою за середньоденний заробіток.