Працівник помер: як звільнити та виплатити зарплату

Звільнення

Звісно, померлого працівника потрібно звільнити. А точніше, припинити з ним трудові відносини. Це слід зробити із дати його смерті. Її беруть зі свідоцтва про смерть. При цьому саме звільнення оформлюють «заднім числом»: наказ видають поточною датою, незалежно від того, скільки часу пройшло з моменту смерті працівника. Наприклад, у день, коли роботодавець отримав копію свідоцтва про смерть.

Оформлення припинення трудового договору із померлим працівником має ще декілька особливостей. Вони наведені на схемі нижче.

Остаточний розрахунок

Строки остаточного розрахунку. Переходимо до виплати сум, зароблених працівником за життя. Вони можуть складатись, зокрема, із зарплати за час по дату звільнення та відпускної компенсації. Також нюанси можуть бути із відпускними та лікарняними.

Одразу звернемо вашу увагу на практичний момент. Згідно зі ст. 116 КЗпП провести остаточний розрахунок із працівником слід у день звільнення. Це можливо тільки після видання наказу про припинення трудових відносин. Але майже завжди між фактичною датою смерті працівника та датою надання роботодавцю свідоцтва про його смерть є певний проміжок часу (тиждень, місяць, інколи й більше). Тому виплатити всі належні працівнику суми у день його смерті (фактичний день припинення трудового договору) неможливо. Нехай це вас не лякає. Ситуація життєва і не тягне за собою відповідальності для роботодавця.

Зарплата. У місяці, на який припала смерть працівника, зарплату нараховують за загальними правилами. Тобто за всі відпрацьовані ним дні цього місяця з урахуванням доплат, надбавок, премій, які йому належать. Якщо місяць відпрацьовано не повністю, то зарплату розраховують пропорційно відпрацьованому часу, тобто виходячи з кількості відпрацьованих днів.

Чи потрібно проводити доплату до МЗП? У цьому питанні керуються загальними правилами. Нагадаємо: доплату до мінімалки нараховують, якщо за повністю відпрацьований місяць (повністю виконану норму праці) сума нарахованої працівнику зарплати менша за мінзарплату. Якщо працівник не виконав повністю норму робочого часу, то розрахунки проводять пропорційно відпрацьованому часу.

Відпускна компенсація. Пам’ятайте про невикористані дні відпусток: щорічної і соціальної додаткової працівникам, які мають дітей. Якщо на день звільнення такі залишки є, то за них обов’язково нараховують компенсацію. І припинення трудового договору через смерть працівника не виняток із цього правила.

Розрахунок проводять, як і всім, — за середньою зарплатою згідно з правилами Порядку № 100*. Але пам’ятайте: важливо правильно визначити розрахунковий період. Якщо наказ про припинення трудового договору виданий в іншому, наприклад наступному, місяці після місяця смерті працівника, то відлік місяців розрахункового періоду все одно проводять від місяця, в якому працівник помер (фактичної дати смерті).

* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.

Наприклад, наказ виданий 05.02.2024, а день смерті працівника 29.01.2024. Тоді розрахунковим періодом для обчислення відпускної компенсації в загальному випадку буде січень — грудень 2023 року.

Також вам стануть у пригоді статті щодо оподаткування відпускної компенсації та відображення її у зарплатній звітності: «Відпускна компенсація померлому працівнику: оподаткування та звітність» // «Оплата праці», 2022, № 9 та «Виплати померлого працівника в Об’єднаному звіті» // «Оплата праці», 2022, № 15 (ср. ).

Відпускні. Працівник помер у період оплачуваної відпустки? Перераховувати відпускні не потрібно. Це не передбачено чинним законодавством.

Також при виплаті сум остаточного розрахунку не потрібно утримувати відгуляні наперед відпускні. Йдеться про ситуацію, коли померлий працівник використав зайві дні відпустки (за ще не відпрацьований час). Це один із випадків, прямо передбачених законодавством, коли утримання за перегуляну відпустку із зарплати не проводять (ст. 22 Закону про відпустки*).

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

Якщо до відпустки працівнику надавали матдопомогу на оздоровлення, то утримувати її не потрібно.

Лікарняні. Трапляються випадки, коли в день смерті працівник перебуває на лікарняному. Пам’ятайте: такий лікарняний потрібно оплатити в загальному порядку. При цьому оплаті підлягає і останній день хвороби, на який припадає дата смерті.

Зверніть увагу: лікарняні за перші п’ять днів хвороби, які оплачує роботодавець, можна виплатити при остаточному розрахунку з померлим працівником членам його сім’ї. А от допомогу від ПФУ доведеться почекати і виплатити тільки тоді, коли вона надійде на спецрахунок. Така затримка не буде вважатися несвоєчасною виплатою.

Кому видати кошти?

Суми зарплати, відпускної компенсації, лікарняних та інших виплат, що належать працівнику, але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім’ї. А якщо їх нема — такі суми входять до складу спадщини (ч. 1 ст. 1227 ЦКУ*, ч. 6 ст. 83 КЗпП та ч. 6 ст. 24 Закону про відпустки).

* Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV.

Виходячи з норм ч. 2 ст. 3 СКУ* сім’ю складають особи, щодо яких одночасно виконуються такі три умови:

1) спільне проживання. Хоча подружжя вважається сім’єю і тоді, коли дружина та чоловік з різних поважних причин не проживають спільно. Також неповнолітня дитина належить до сім’ї своїх батьків і тоді, коли спільно з ними не проживає;

2) спільний побут;

3) взаємні права та обов’язки.

* Сімейний кодекс України від 10.01.2022 № 2947-III.

Також ч. 4 ст. 3 СКУ передбачено, що сім’я створюється на підставі шлюбу, кровного споріднення, усиновлення, а також на інших підставах, не заборонених законом і таких, що не суперечать моральним засадам суспільства.

Наприклад, сестра померлого працівника, яка мешкає окремо (не проживала спільно та не була пов’язана з померлим працівником спільним побутом) не є членом сім’ї. А отже, такому родичу не можна видавати належні померлому працівникові виплати. До речі, те ж саме стосується і повнолітніх дітей померлого працівника.

Члени сім’ї, що звертаються за виплатою, підходять по всім параметрам? Щоб отримати виплати, вони мають надати документи:

— заяву з проханням виплатити належні померлому працівникові суми;

— свідоцтво про смерть працівника;

— свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження (про усиновлення);

— документи, що підтверджують факт спільного проживання з померлим (наприклад, паспорти із місцем реєстрації, довідки про склад сім’ї тощо).

Якщо належні суми виплатити нікому, то можна діяти так:

1) зберігати кошти, які належать працівнику, на рахунку роботодавця та обліковувати їх як кредиторську заборгованість до появи спадкоємців;

2) звернутися до нотаріуса, який веде діяльність у нотаріальному окрузі за місцем виконання зобов’язання.

У цьому випадку роботодавець вносить належні померлому працівнику суми на депозит нотаріуса і таким чином погашає свій борг (ч. 1 ст. 537 ЦКУ). Але зробити це можна лише після закінчення строку, відведеного для прийняття спадщини спадкоємцями. В загальному випадку — це 6 місяців (ст. 1270 ЦКУ).

А чи можна перерахувати суми з остаточного розрахунку на зарплатну картку померлого працівника? Краще цього не робити. Адже зарплата померлого працівника має бути виплачена саме членам його сім’ї або спадкоємцям. До того ж можуть виникнути певні ризики. Наприклад, складнощі зі зняттям готівки, а також банк може заблокувати картку, коли дізнається про смерть свого клієнта. А в такому разі ці суми вже входять до складу спадщини померлого й будуть отримані членами сім’ї або іншими особами тільки після прийняття спадщини.