Механізм визначення розрахункового періоду
Суму компенсації за дні невикористаних відпусток розраховують за правилами Порядку № 100*.
* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.
Обчислення середньої зарплати для виплати компенсації за невикористані відпустки проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю виплати компенсації за невикористані відпустки
Таке правило визначення розрахункового періоду закріплене в абз. 1 п. 2 Порядку № 100.
Компенсація за дні невикористаної відпустки, набутої до 31 грудня 2023 року, обчислюється виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році.
Нагадаємо, що наразі треба визначати два окремих розрахункових періоди: для днів відпустки, право на які набуто до 31.12.2023, та для днів відпустки, які зароблені в 2024 році. Детальніше про це ви можете прочитати у статті «Компенсація відпустки у 2024 році: граємо за новими правилами» // «Оплата праці», 2024, № 1.
Зараз зупинимося на розгляді компенсації відпусток, право на які набуто у 2024 році.
У таблиці наведемо механізм визначення розрахункового періоду в різних ситуаціях.
Розрахунковий період для відпускної компенсації
| Період перебування у трудових відносинах | Розрахунковий період |
| Більше року | 12 календарних місяців у трудових відносинах з цим роботодавцем, що передують місяцю звільнення |
| Менше року | Фактична кількість повних (з 1-го до 1-го числа) календарних місяців у трудових відносинах, що передують місяцю звільнення |
| Менше повністю відпрацьованого календарного місяця | Умовний розрахунковий період (12 календарних місяців, що передують місяцю звільнення) |
Розглянемо на прикладах.
Розрахунковий період 12 місяців
Приклад 1. Працівник, якого було прийнято на роботу у 2018 році, звільняється 31.05.2024. Компенсації підлягають 5 днів щорічної основної відпустки, право на які набуто після 31.12.2023.
У цьому випадку розрахунковий період: травень 2023 року — квітень 2024 року. Це 12 місяців, які передують місяцю звільнення. При цьому не має значення, чи був травень працівником фактично відпрацьований, чи працівник не працював, бо перебував, наприклад ,у відпустці без збереження зарплати або був відсутнім на роботі з інших причин.
Розрахунковий період відсутній
Приклад 2. Працівник, якого було прийнято на роботу 01.05.2024, звільняється 31.05.2024. Компенсації підлягають 2 дні щорічної основної відпустки. Працівник займає половину штатної одиниці. Посадовий оклад для цілої штатної одиниці на момент звільнення становить 20000 грн.
Саме в таких випадках трапляється більшість помилок. Часто початківці неправильно визначають розрахунковий період, тобто включають до нього один місяць, за умовами наведеного прикладу — травень 2024 року.
Одна з причин — бухгалтерів плутає спеціальне правило: якщо працівника прийнято (оформлено) на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховується до розрахункового періоду як повний місяць (абз. 3 п. 2 Порядку № 100). Але це правило стосується першого місяця, який увійшов до розрахункового періоду і передує місяцю звільнення, тобто він не є місяцем звільнення.
Тож давайте розбиратись, яким тут буде розрахунковий період. У цій ситуації немає жодного повністю відпрацьованого місяця, що передує місяцю звільнення.
Тобто тут узагалі відсутній розрахунковий період. Що маємо зробити в такому випадку?
Якщо у розрахунковому періоді відсутня зарплата чи у працівника відсутній розрахунковий період, то розрахунок середньої зарплати проводимо з окладу / тарифної ставки, встановлених на час розрахунку (зокрема, на дату звільнення). Якщо ж оклад нижчий за мінзарплату (далі — МЗП), встановлену на час розрахунку, то розрахунок проводимо з МЗП пропорційно зайнятості.
І ще нагадаємо такий нюанс. Якщо середньоденну зарплату обчислюємо виходячи з окладу / ставки чи МЗП, то їх розмір беремо на час розрахунку, зокрема на дату звільнення.
У наведеній ситуації розрахунок відпускної компенсації проводимо виходячи з умовного розрахункового періоду і окладу пропорційно зайнятості, оскільки оклад більший за МЗП (20000 > 8000). До речі, з МЗП порівнюємо повний оклад працівника.
Нарахування середньої зарплати здійснюємо шляхом множення окладу (тарифної ставки) чи МЗП (якщо оклад менший за мінзарплату) на кількість місяців розрахункового періоду. Це прямо зазначено в передостанньому абзаці п. 4 Порядку № 100.
В наведеному випадку оклад (з урахуванням зайнятості 0,5 штатної одиниці) множимо на 12 місяців умовного розрахункового періоду (травень 2023 року — квітень 2024 року) і ділимо на кількість календарних днів у ньому (у нашому прикладі — 366 днів). Розрахунок буде такий:
20000,00 х 0,5 х 12 : 366 = 327,87 (грн).
І для обчислення суми відпускної компенсації отриманий результат множимо на 2 дні невикористаної відпустки. Обчислимо її:
327,87 х 2 = 655,74 (грн).
Приклад 3. Працівник, якого було прийнято на роботу 15.04.2024, звільняється 31.05.2024. Компенсації підлягають 3 дні щорічної основної відпустки. Зайнятість працівника повна. Посадовий оклад на момент звільнення становить 7000 грн.
Ще одна ситуація, де може помилитися бухгалтер. Тут деякі бухгалтери намагаються включити у розрахунковий період фактично відпрацьований перед днем звільнення час. Це відбувається через плутанину із розрахунком лікарняних, де ми пішли б шляхом фактично відпрацьованого часу. Але то зовсім інша історія, яка «танцює» під іншу нормативку.
А в наведеному випадку, як і в прикладі 2 відсутні повні (з 1-го до 1-го числа) календарні місяці у трудових відносинах, що передують місяцю звільнення. А отже, розрахунок проводимо з окладу чи МЗП (якщо оклад менший за мінімалку). Аналогічно, як і в прикладі 2.
При порівнянні окладу і МЗП на момент звільнення виявилося, що оклад нижчий за мінімалку (7000 < 8000). Тому розрахунок проводимо з МЗП. Зайнятість працівника повна і дорівнює одиниці.
Отже, умовним розрахунковим періодом у цьому випадку буде травень 2023 року — квітень 2024 року.
Обчислимо середньоденну зарплату працівника:
8000,00 х 1 х 12 : 366 = 262,30 (грн).
Розрахуємо суму компенсації за 3 дні невикористаної відпустки:
262,30 х 3 = 786,90 (грн).
Висновки
- Розрахунковим періодом для обчислення відпускної компенсації в загальному випадку є 12 календарних місяців роботи в одного роботодавця, які передують місяцю звільнення.
- Якщо працівник звільняється в останній день місяця, протягом якого з першого числа тривали трудові відносини, то такий місяць не входить до розрахункового періоду при обчисленні відпускної компенсації.
- Якщо працівник звільняється в останній день місяця, в якому з першого робочого (календарного) дня був прийнятий на роботу на повну зайнятість, то сума компенсація розраховується з посадового окладу, але не менше МЗП.
