Відпустка в перший рік роботи: нюанси надання

Порядок надання щорічних відпусток

Порядок та умови надання щорічних відпусток урегульовано Законом про відпустки*.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

Щорічні відпустки поділяють на основні та додаткові. Додаткові відпустки, у свою чергу, поділяються на види: за роботу із шкідливими і важкими умовами праці (ст. 7 Закону про відпустки), за особливий характер праці (ст. 8 Закону про відпустки), інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.

Щорічна основна відпустка надається всіма роботодавцями всім працівникам, з якими укладено трудовий договір.

Її тривалість становить не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік (ст. 6 Закону про відпустки).

Щорічна додаткова відпустка, на відміну від основної, належить не всім працівникам. Працівники, які мають на неї право, та тривалість таких відпусток визначені у ст. 7 та 8 Закону про відпустки.

Тривалість щорічних відпусток визначають у календарних днях.

Щорічні відпустки у перший рік роботи

Робочий рік для надання щорічних відпусток відлічується від дня укладання трудового договору. Протягом роботи число і місяць початку кожного робочого року не змінюється. Його відлік не залежить від призупинення дії трудового договору, відпустки для догляду за дитиною, тривалих відпусток без збереження зарплати тощо.

Це пряма норма ч. 1 ст. 79 КЗпП та ч. 6 ст. 10 Закону про відпустки.

При цьому 6-місячний строк відлічують із дня укладання трудового договору. Наприклад, якщо із працівником укладено трудовий договір 20.11.2023, то право на щорічну відпустку повної тривалості у нього виникає з 20.05.2024.

Чи означає це, що працівник до відпрацювання шестимісячного терміну не зможе піти у щорічну відпустку? Законодавство передбачило такі випадки.

У разі надання працівникові щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу, за винятком пільгових категорій працівників (про них далі).

З дати прийняття на роботу до дати виходу у відпустку працівник відпрацював 49 календарних днів (26 днів у травні + 23 дні у червні).

Обчислимо кількість днів відпустки, які заробив працівник:

24 : 365 х 49 = 3,2219 ≈ 3 (к. дн.),

де 24 — тривалість відпустки за повний робочий рік;

365 — кількість календарних днів повного робочого року з 06.05.2024 по 05.05.2025.

Отже, роботодавець може надати працівнику відпустку тривалістю 3 календарних дні з 24 по 26 червня 2024 року.

А ось щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року (ч. 9 ст. 10 Закону про відпустки).

Кому не можна відмовити?

Законодавством передбачені винятки при наданні щорічних відпусток до відпрацювання 6 місяців. Пільговики, яким роботодавці не можуть відмовити у наданні щорічної відпустки повної тривалості у перший рік роботи, перелічені у ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки.

Так, скористатися щорічними відпустками повної тривалості до відпрацювання 6 місяців на одному підприємстві можуть, зокрема:

— жінки — перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;

— особи з інвалідністю;

— особи віком до вісімнадцяти років;

— чоловіки, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами;

— працівники в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором тощо.

Ми навели не повний перелік пільговиків, але найпоширеніші випадки. Такі працівники у перший рік роботи можуть піти у повну відпустку хоч з наступного після прийняття на роботу дня. І роботодавець має задовольнити таке бажання.

На відміну від першого прикладу, працівник, якому встановлена інвалідність, має право на відпустку повної тривалості до закінчення місяців безперервної роботи у цього роботодавця.

Тривалість щорічної основної відпустки працівника із встановленою III групою інвалідності становить 26 календарних днів (ч. 7 ст. 6 Закону про відпустки).

Отже, за бажанням працівника роботодавець має надати йому відпустку тривалістю 26 календарних днів з 17 червні по 12 липня 2024 року.

Чи можуть використати відпустку повної тривалості не пільговики?

Відпустка повної тривалості може знадобитися працівнику-непільговику, наприклад, через місяць після прийняття на роботу. Чи може роботодавець задовольнити його прохання? Чи все ж таки надати відпустку тільки пропорційно відпрацьованому часу?

У переліку пільгових категорій є така підстава, як «…в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором».

Що це означає? Роботодавець може передбачити надання щорічних відпусток у перший рік роботи до 6-місячного відпрацювання в колективному договорі або обумовити їх надання в трудовому договорі.

Виходить, для надання «дострокової» щорічної відпустки в перший рік роботи звичайному працівнику має бути офіційно задокументована домовленість сторін щодо цього. Тоді, якщо працівник-новачок звернеться до роботодавця із проханням надати йому щорічну (основну, додаткову) відпустку повної тривалості до спливу 6 місяців роботи, то роботодавець може задовольнити прохання працівника.

З цим також погоджуються фахівці Мінсоцполітики у листі від 20.08.2015 № 507/13/133-15. Вони вважають, що працівник має право на щорічну відпустку повної тривалості до закінчення 6 місяців роботи у перший рік у одного роботодавця за умови домовленості сторін.

Ба більше, законодавство не містить заборони на використання працівником-новачком відпустки повної тривалості у перший рік роботи до закінчення 6 місяців безперервної роботи у конкретного роботодавця.

Наслідки для роботодавця

Перегуляні відпустки — це додатковий клопіт для роботодавця. Адже у разі звільнення працівника до закінчення робочого року роботодавцю треба утримати з такого працівника відпускні за надміру використані ним дні відпустки.

На день звільнення у працівника виникли незароблені дні щорічної основної відпустки. За них роботодавець має право утримати суму відпускних. Щоб їх визначити, треба обчислити кількість календарних днів заробленої відпустки.

Припустимо, що у період дії трудового договору працівник, окрім відпустки, решту робочого часу фактично працював.

Розрахуємо стаж роботи, який сформував дні щорічної основної відпустки у період 11.03.2024 — 24.06.2024:

21 к. дн. березня + 30 к. дн. квітня + 31 к. дн. травня + 24 к. дн. червня = 106 (к. дн.).

До речі, період щорічної відпустки також зараховується у відпускний стаж.

Тепер обчислимо кількість днів заробленої працівником щорічної основної відпустки:

24 : 365 х 106 = 6,9699 ≈ 7 (к. дн.).

Визначимо кількість днів незаробленої відпустки:

24 - 7 = 17 (к. дн.).

Отже, на момент звільнення працівник має 17 днів перегуляної відпустки, за які роботодавець має утримати відпускні. Вони обчислюються шляхом множення 17 днів перегуляних відпускних на середньоденну відпускну зарплату.

Зверніть увагу, при обчисленні суми відпускних, у розрахунку бере участь середня зарплата, за якою були розраховані відпускні на момент їх надання.

Обчислимо суму перегуляних відпускних:

655,74 х 17 = 11147,58 (грн).

Проте це не виняткова ситуація. Перегуляні працівниками відпустки на день звільнення зустрічаються, зокрема, і при звільненні працівників, які пропрацювали у роботодавця більше року, двох, десяти… Все через те, що за другий та наступні роки роботи щорічні відпустки повної тривалості можуть бути надані працівнику в будь-який час відповідного року, при погодженні з роботодавцем та без обов’язку шестимісячного відпрацювання робочого року.

Отже, при звільненні роботодавець має право відрахувати із зарплати працівника оплату за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року (ч. 1 ст. 22 Закону про відпустки).

Але і тут є винятки. Не можна здійснювати відрахування перегуляних відпускних із зарплати працівників, наведених у ч. 2 і 3 ст. 22 Закону про відпустки. До таких ситуацій «невідрахувань» належать, зокрема, призов або прийняття (вступ) на військову службу, відмова від переведення на роботу в іншу місцевість разом із підприємством, а також відмова від продовження роботи у зв’язку з істотною зміною умов праці, зміни в організації виробництва та праці, в тому числі ліквідація, реорганізація або перепрофілювання підприємства, скорочення чисельності або штату працівників, поновлення на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу, вихід на пенсію, смерть працівника.