Виправляємо помилки в додатку 4ДФ

З яким типом подавати коригуючий 4ДФ?

Для виправлення помилки в додатку 4ДФ треба подати Податковий розрахунок за квартал, в якому допущена помилка, з додатком 4ДФ за той місяць цього кварталу, за який помилка виправляється.

Тип цього коригуючого звіту залежатиме від строку звітування за такий квартал. Якщо помилку в поданому звіті виправляємо:

— до завершення граничного строку його подання, то формуємо Податковий розрахунок з типом «Звітний новий»;

— після завершення граничного строку його подання — Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий».

Зауважте, в коригуючому Податковому розрахунку мають бути тільки ті додатки, в які треба внести виправлення/уточнення. Інші додатки з поданою правильною інформацією в коригуючому звіті не подаємо.

Наприклад, виправляємо помилку 22 травня 2024 року в додатку 4ДФ за лютий 2024 року. Тоді сформуємо Податковий розрахунок за 1 квартал 2024 року тільки з додатком 4ДФ за лютий 2024 року з типом «Уточнюючий».

Шапка коригуючого 4ДФ

У дотабличній частині (шапці) 4ДФ вказуємо тип коригуючого додатка. Він відповідатиме Податковому розрахунку («Звітний новий», «Уточнюючий»). Далі вказуємо, зокрема, рік, квартал, місяць, за який виправлятимемо помилку.

Реквізит «номер розрахунку» в 4ДФ відповідатиме номеру Податкового розрахунку. Наприклад, за 1 квартал 2024 року були подані три податкові розрахунки з типом «Звітний як довідковий» з номерами відповідно 1, 2, 3, потім із типом «Звітний» з номером 4. Після спливу граничного строку подання звіту подаємо коригуючий Податковий розрахунок за цей же квартал з типом «Уточнюючий» — він має наступний номер — 5.

Номер додатка вказуємо за хронологією: якщо він буде тільки за один місяць, то номер 1, якщо за два місяці, то 1 та 2 відповідно. Наприклад, подаємо уточнюючі додатки 4ДФ за січень та березень 2024 року. Тоді номер додатків буде відповідно 1 (січень) та 2 (березень).

У 4ДФ з типом «Звітний новий» чи «Уточнюючий» повинен бути заповнений рядок 032.

Рядки 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)», 05 «Працювало за цивільно-правовими договорами (ознака 102)» повинні відповідати тим, що були зазначені в раніше поданому 4ДФ. Виняток — ситуація, коли саме ці відомості треба виправити.

Виправляємо помилки в табличній частині розділу І

Помилки, допущені в розд. І 4ДФ, виправляємо за допомогою графи «Ознака (0, 1)» у графі 10. Для того щоб:

— додати рядок, — формуємо його і зазначаємо «0» у графі 10 цього рядка;

— вилучити рядок, — формуємо рядок, в якому повністю повторюємо подану помилкову інформацію і в графі 10 зазначаємо «1».

Такий механізм виправлення стосується як сумових, так і несумових помилок у 4ДФ. Він є єдиним як для типу «Звітний новий», так і для типу «Уточнюючий» цього додатка.

Зауважте, коригуючий 4ДФ міститиме інформацію тільки за рядками, які уточнюються/додаються/вилучаються. Раніше подані правильні рядки у коригуючому звіті не дублюємо.

Не потребує заповнення підсумковий рядок розд. І «Всього» за графами 3а, 3, 4а, 4, 5а та 5 коригуючого 4ДФ з типами «Звітний новий», «Уточнюючий».

Продемонструємо на прикладах.

Виправляємо помилку

Щоб усунути помилку, формуємо Податковий розрахунок за 1 квартал 2024 року з типом «Звітний новий» та додаток 4ДФ за січень цього кварталу.

У шапці Податкового розрахунку заповнюємо рядки 01 — 05 та 064 (кількість додатків — 1).

У шапці 4ДФ у січні у рядках 04 та 05 зазначаємо відомості про кількість осіб, які працювали за трудовими та цивільно-правовими договорами відповідно у місяці, за який сформовано цей додаток. Якщо у січні працівник, який працював за ЦПД, не був відображений у рядку 05, то у коригуючому додатку за цей місяць вносимо правильні дані.

Зауважте, кількість ЦПДшників зазначаємо в рядку 05 заголовної частини цього 4ДФ. При цьому якщо ЦПД оформлено зі штатним працівником, ураховуємо такого працівника і в рядку 05, і в рядку 04 цього додатка.

Виправляємо дані розд. І 4ДФ за січень. Для цього вносимо:

— один рядок на виключення неправильної інформації (повторюємо подані раніше дані і в графі 10 зазначаємо «1»);

— два рядки на введення, в кожному з яких у графі 10 зазначаємо «0». При цьому в одному з них зазначаємо зарплатний дохід з ознакою доходу «101» в графі 6, а в іншому дохід за ЦПД з ознакою доходу «102» в графі 6 (див. рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент 4ДФ за січень 2024 року з типом «Звітний новий»

Вводимо забутий рядок

Формуємо Податковий розрахунок за 1 квартал 2024 року + 4ДФ за лютий 2024 року з типом «Уточнюючий».

Додаємо забуту інформацію в розд. І 4ДФ за лютий. Для цього на працівницю формуємо один рядок. У ньому зазначаємо суму нарахованої і виплаченої допомоги по вагітності і пологах у графах 3а та 3 відповідно, а в графі 10 проставляємо «0» (рядок на введення) (див. рис. 2).

Рис. 2. Фрагмент 4ДФ за лютий 2024 року з типом «Уточнюючий»

Вилучаємо зайвий рядок

Для виправлення помилки роботодавець сформуємо Податковий розрахунок за 1 квартал 2024 року + 4ДФ за січень 2024 року з типом «Уточнюючий».

Якщо у рядку 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)» дотабличної частини 4ДФ за січень він також помилився і зазначив там звільненого у грудні працівника, то в уточнюючому звіті має відобразити правильну інформацію. Тим самим одночасно відкоригує помилку в дотабличній і табличній частині 4ДФ.

В табличній частині треба вилучити рядок з помилковою інформацією. Для цього потрібно повторити повністю всі графи помилкового рядка і в його графі 10 зазначити «1» (рядок на вилучення) (див. рис. 3).

Рис. 3. Фрагмент 4ДФ за січень 2024 року з типом «Уточнюючий»