Якщо паперова трудова книжка втрачена/знищена

ТК втрачена/знищена

З 10.06.2021 в Україні запроваджені електронні трудові книжки. Проте на передачу до Реєстру застрахованих осіб відомостей, зазначених у паперових трудових книжках, у роботодавців (або у самих працівників) є перехідний період — цілих 5 років (до 10.06.2026). І лише після завершення робіт із передачі цих даних до ПФУ (або у день звільнення працівника) роботодавець може видати йому трудову книжку.

Крім того, роботодавець, який знаходиться у районі активних бойових дій, може віддати паперову трудову книжку на зберігання працівникові протягом дії воєнного стану. Таку можливість йому дає ст. 7 Закону № 2136*.

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Тому на сьогодні паперова трудова книжка може зберігатися як у роботодавця, так і в працівника. А отже, і втратити її може як перший, так і другий.

ТК втрачена працівником. Відповідно до приписів ст. 48 КЗпП порядок ведення трудових книжок визначається Кабміном. Але такий порядок і досі відсутній. Тому залишається керуватися «старенькою» Інструкцією № 58*.

* Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58.

Відповідно до п. 5.1 цього документа особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана зробити такі кроки.

Крок 1. Негайно повідомити про втрату роботодавця за місцем останньої роботи.

Як саме? Написати заяву у довільній формі із зазначенням обставин втрати та проханням видати нову трудову книжку.

До заяви слід обов’язково додати документи, що підтверджують загальний стаж. Зокрема:

— довідки або засвідчені в установленому порядку копії наказів (розпоряджень) з попередніх місць роботи;

— копії сторінок втраченої трудової книжки;

— довідки, що підтверджують загальний стаж, видані правонаступниками підприємств, які вже ліквідовано;

— довідки з державного архіву за відповідним місцем роботи, що підтверджують стаж роботи, атестацію робочих місць;

— рішення суду про встановлення факту наявності трудового стажу;

— витяги з Реєстру застрахованих осіб з порталу ПФУ;

— посвідчення, характеристики;

— письмові трудові договори;

— інформацію від податківців щодо повідомлень про прийняття на роботу тощо.

Якщо отримати такі документи не має змоги, роботодавець за останнім місцем роботи має всіляко сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство. Наприклад, допомогти:

— знайти контактні дані попередніх роботодавців та написати їм запити з проханням надати довідки про періоди роботи такого працівника;

— допомогти отримати довідку ОК-5 на порталі ПФУ тощо.

Крок 2. Оформити дублікат трудової книжки.

На підставі отриманої від працівника заяви роботодавець має заповнити і видати працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» в правому верхньому кутку першої сторінки. Зробити це він повинен:

— не пізніше 15 днів після отримання заяви від працівника — в загальному випадку;

— в інші строки — за наявності ускладнень.

Заповнюється дублікат трудової книжки або вкладиш до неї за загальними правилами (п. 5.2 Інструкції № 58). Однак тут треба врахувати, у скількох роботодавців був працевлаштований громадянин до цього.

Варіант 1. Працівник був працевлаштований у одного роботодавця.

Тоді у розділи «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» роботодавець вносить записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Варіант 2. Працівник був працевлаштований у декількох роботодавців.

Тоді при заповненні дубліката трудової книжки в розділ «Відомості про роботу» у графу 3 роботодавець спочатку вносить запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство (п. 5.3 Інструкції № 58).

Зверніть увагу! Загальний стаж роботи, що не підтверджений належно оформленими документами, записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Якщо загальний стаж підтверджено документально, то він записується по окремих періодах роботи у розділі «Відомості про роботу» в такому порядку:

— гр. 1 залишають порожньою;

— у гр. 2 зазначають дату прийняття (переведення, звільнення) працівника;

— у гр. 3 — найменування підприємства, на якому працював працівник, а також цех (відділ) і посаду (роботу), на яку було прийнято працівника. У записі про звільнення вказується причина звільнення.

Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника;

— у гр. 4 — найменування, дату та номер документа, на підставі якого виконано запис у дублікаті.

Якщо документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу у минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах. Після цього документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику.

І тільки після цього вказують назву підприємства, що видає дублікат, та відомості про роботу на цьому підприємстві.

Врахуйте! Оформляючи дублікат трудової книжки, останній роботодавець засвідчує своїм підписом (тобто підписом відповідальної особи) та печаткою лише запис про звільнення працівника від цього роботодавця.

Чи відображати факт видачі дубліката трудової книжки у Книзі обліку трудових книжок та вкладишів до них? На наш погляд, це зайвим не буде. Хоча Інструкцією № 58 це не передбачено.

Приклад заповнення дубліката трудової книжки наведемо на рис. 1.

Рис. 1. Приклад заповнення дубліката ТК

А якщо громадянин, який втратив трудову книжку й прийшов працевлаштовуватися на підприємство, не бажає відновлювати цей документ?

На сьогодні роботодавець зобов’язаний оформляти трудову книжку працівнику тільки за його вимогою (ст. 48 КЗпП). Тому якщо майбутній працівник не бажає відновлювати (оформлювати дублікат) чи виписувати нову трудову книжку, роботодавець не повинен цього робити.

ТК втрачена підприємством. Якщо трудова книжка була втрачена підприємством (наприклад, знищена в зоні бойових дій), то роботодавець має:

— засвідчити факт втрати/знищення трудової книжки. Для цього складається акт довільної форми, в якому фіксуються обставини, за яких відбулася втрата документів, час і місце події, причини того, що сталося, осіб, відповідальних за збереження документів, а також який саме документ було втрачено/знищено;

— письмово повідомити працівника про втрату/знищення трудової книжки та пояснити потребу оформлення дубліката;

— оформити дублікат трудової книжки (за рахунок підприємства). Порядок його заповнення аналогічний описаному вище.

Працівник у свою чергу має надати допомогу в одержанні відомостей про його попередню роботу.

ТК залишилася на окупованій території

У п. 5.6 Інструкції № 58 зазначено: якщо у працівника немає доступу до трудової книжки внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник, то дублікат трудової книжки йому може бути виданий за новим місцем роботи.

Підставою для видачі дубліката в цьому випадку буде:

— заява працівника;

— інформація в письмовому вигляді, отримана зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації про виникнення надзвичайної ситуації або з Антитерористичного центру при СБУ про проведення АТО на території, де цей працівник працював (надається в довільній формі).

Звісно, на сьогодні в Україні вже не йде мова про проведення антитерористичної операції, а ведуться повноцінні воєнні дії. Але, на наш погляд, вказаний у п. 5.6 Інструкції № 58 порядок дій можна застосовувати і в наш час.

Тобто якщо у працівника немає доступу до трудової книжки через те, що територія, на якій працював працівник, окупована або там ведуться бойові дії, то дублікат трудової книжки може видати його новий роботодавець.

А додатковою підставою для видачі такого дубліката може стати Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затверджений наказом Мінреінтеграції від 22.12.2022 № 309 (ср. ).

Якщо згодом доступ до трудової книжки працівника буде відновлено, то роботодавцю потрібно буде:

— перенести записи з дубліката про періоди роботи до трудової книжки працівника;

— на першій сторінці дубліката зробити напис: «Дублікат анульовано» та засвідчити його печаткою роботодавця (за наявності);

— повернути дублікат працівнику.

Ну а якщо новий роботодавець відмовиться оформлювати дублікат (оскільки така ситуація не передбачена жодним нормативним актом), то громадянин завжди може влаштуватися на роботу за сумісництвом. Для цього трудова книжка йому не потрібна.

ТК стала непридатною

Розглянемо ще один випадок, коли роботодавець за останнім місцем роботи має видати працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї) — якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, була розірвана, забруднена тощо).

Якщо трудова книжка знаходилася в цей час у працівника, то ініціатором її відновлення повинен стати сам працівник, якщо у роботодавця — то роботодавець.

Порядок звернення до роботодавця для відновлення трудової книжки та порядок заповнення дубліката в цьому випадку аналогічний тому, що застосовується при втраті/знищенні трудової книжки (див. вище).

Єдина відмінність — на першій сторінці непридатної трудової книжки роботодавець має зробити напис: «Замість видано дублікат» та повернути її власнику.

Тоді при працевлаштуванні на нове місце роботи працівник зобов’язаний пред’явити дублікат трудової книжки.