Відпустка поза графіком: кому можна надати та як?

Загальні правила

Згідно з приписом ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки* черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з профспілкою, профспілковим представником чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Графік доводять до відома всіх працівників. При його складанні враховують інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96.

Але може статись так, що працівник не в змозі використати відпустку у запланований графіком час. Тому звертається до роботодавця із проханням надати відпочинок в інший термін (поза графіком). Що йому відповісти?

Відповідь залежить від багатьох факторів. Наприклад, інтересів кампанії (виробничих, організаційних тощо). Зваживши всі за та проти, компанія може відповісти працівникові:

— позитивно (надати відпустку в бажаний для працівника строк);

— негативно (відпустку поза графіком не надати).

Але приймаючи рішення, також слід ураховувати, що певні категорії працівників мають законодавчі пільги у цьому питанні. Далі про них детальніше.

За законом

Приписом ч. 14 ст. 10 Закону про відпустки передбачено перелік категорій працівників, які за своїм бажанням можуть піти у щорічну відпустку в зручний для них час. До них належать:

1) особи віком до 18 років;

2) особи з інвалідністю;

3) жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;

4) жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;

5) одинокі матері (батьки), які виховують дитину без батька (матері);

6) опікуни, піклувальники або інші самотні особи, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;

7) дружини (чоловіки) військовослужбовців;

8) ветерани праці та особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;

9) ветерани війни, особи, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також члени сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, члени сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;

10) батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу;

11) працівники, які є членами пожежно-рятувальних підрозділів для забезпечення добровільної пожежної охорони не менше року;

12) в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Зауважте, що цей перелік не є вичерпним. У кінці він містить пункт «в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором». Отже, іншими (профільними) законодавчими документами, а також внутрішніми документами роботодавця може бути зафіксовано ширший перелік пільгових категорій. Далі у таблиці наведено перелік осіб, які можуть піти у щорічну відпустку в зручний для них час, згідно з нормами інших законів.

Специфічні категорії працівників, які можуть піти у відпустку в зручний час

* Закон України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 № 796-XII.

** Закон України «Про статус ветеранів військової служби, ветеранів органів внутрішніх справ, ветеранів Національної поліції і деяких інших осіб та їх соціальний захист» від 24.03.98 № 203/98-ВР.

*** Закон України «Про протидію поширенню хвороб, зумовлених вірусом імунодефіциту людини (ВІЛ), та правовий і соціальний захист людей, які живуть з ВІЛ» від 12.12.91 № 1972-XII.

**** Закон України «Про подолання туберкульозу в Україні» від 14.07.2023 № 3269-IX.

Також ч. 16 та 17 ст. 10 Закону про відпустки передбачено особливі права щодо надання щорічних відпусток за їх бажанням для працівників, які навчаються:

— в навчальних закладах (не уточнено, в яких, тож будь-яких) без відриву від виробництва — приєднують до часу проведення настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, часу підготовки і захисту дипломного проєкту та інших робіт, передбачених навчальною програмою;

— в середніх загальноосвітніх вечірніх (змінних) школах, класах, групах з очною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах — надаються з таким розрахунком, щоб вони могли бути використані до початку навчання в цих закладах.

Увага! Переліченим вище категоріям працівників роботодавець не має права відмовити у наданні щорічних відпусток у зручний для них час.

Але у період дії воєнного стану є винятки з цього правила. Так, якщо працівник-пільговик залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання (замовлення). його роботодавець може відмовити такому працівнику у наданні щорічних відпусток. Це передбачено ч. 2 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX.

За згодою роботодавця

А як бути із працівниками, які не мають законодавчого права гуляти в зручний час? Їм також можна надати відпустку поза графіком, але виключно за згодою роботодавця. Якщо це не заважає робочому процесу, то чом би й ні.

Оформлення

Про документальне оформлення відпустки за графіком ми говорили у статті «Чи потрібна заява на відпустку, якщо є графік» // «Оплата праці», 2024, № 9.

Якщо працівник відпочиває поза графіком, документально це оформлюють так:

1. Працівник пише заяву про надання відпустки. Її приклад ви можете знайти в журналі Кадровику № 4.

2. На підставі заяви роботодавець видає наказ про надання відпустки.