Розрахунок відпускних: як включати місячну премію?

В якому місяці премію включати у розрахунок?

Загальні правила. Обчислення середньої зарплати для розрахунку відпускних (компенсації за невикористану відпустку) здійснюється відповідно до Порядку № 100*.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.

У загальному випадку обчислення середньої заробітної плати для оплати відпускних проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.

Середньоденна зарплата обчислюється шляхом ділення зарплати, нарахованої у розрахунковому періоді, на загальну кількість календарних днів у розрахунковому періоді, зменшену на святкові і неробочі дні та на час, не відпрацьований згідно із законодавством, за який не зберігався заробіток або зберігався частково.

У загальному випадку виплати, які беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати, включаються в розрахунок у місяці, за який вони нараховані. Але для виробничих премій передбачений особливий механізм включення.

Відповідно до абз. 3 п. 3 Порядку № 100 премії ураховуємо:

а) в заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані;

б) починаючи з місяця, в якому вони нараховані.

Так,

При цьому неважливо, за який місяць вона нарахована. Наприклад, премію за січень, нараховану у січні, враховуємо в заробіток січня (місяця нарахування). Премію за січень, нараховану у лютому, враховуємо в заробіток лютого (місяця нарахування).

Поряд із цим, для включення щомісячної премії до розрахунку середньої зарплати треба спочатку з’ясувати, як саме нарахована щомісячна премія. Адже згідно з Положенням про преміювання її можуть нараховувати:

— «місяць у місяць». Тобто премію нараховують за відпрацьований час поточного місяця в цьому ж місяці;

— «у поточному місяці за попередній». Тобто премія, яка нарахована в поточному місяці за відпрацьований час попереднього місяця.

Іноді трапляється, що місячну премію не встигли або забули нарахувати вчасно. Чи не було фінансування на момент її нарахування і вона нарахована у наступних місяцях. По-перше, це не робить її разовою і вона має право бути включена у розрахунок. По-друге, вона буде включена до розрахункового періоду у місяці, в якому нарахована. Тобто до премії, яка нарахована із запізненням, застосовуються загальний механізм включення у розрахунок щомісячної премії.

Механізм включення суми щомісячної премії у розрахунок

Суму щомісячної премії, яка включається до розрахунку середньоденного заробітку (П), визначайте за такою формулою:

П = Пн : РДза x РДв,

де Пн — сума нарахованої щомісячної премії;

РДза — кількість відпрацьованих робочих днів у місяці, ЗА який нарахована премія;

РДв — кількість відпрацьованих робочих днів у місяці, В якому нарахована премія.

А тепер застосуємо наведемо формулу до місячної премії.

Премія нарахована «місяць у місяць». Кількість відпрацьованих днів у місяці, ЗА який нарахована премія та В якому нарахована премія, збігаються. Адже це один і той самій місяць. Отже, виходить, що ділити нараховану суму премії і множити маємо на одну і ту кількість відпрацьованих днів. Тож при нарахуванні премії «місяць у місяць» необхідності у додатковому розрахунку її суми для включення до розрахунку середньоденної зарплати немає. Всю суму включаємо у розрахунок.

Премія нарахована «у поточному місяці за попередній» або «із запізненням». У цьому випадку треба провести розрахунок за наведеною формулою. Адже кількість відпрацьованих днів у місяці, ЗА який нарахована премія та В якому нарахована премія, зазвичай різна. Розглянемо розрахунок суми премії на прикладі одного місяця, коли відповідно до Положення про преміювання премія нараховується «у поточному місяці за попередній».

Припустимо, що лютий 2024 року входить до розрахункового періоду при обчисленні відпускних. Тоді сума премії, яку треба врахувати у розрахунок відпускних, становитиме:

2000 грн : 23 к. дн. х 21 к. дн. = 1826,09 (грн).

Як бачите, незважаючи на те, що місяць, за який нарахована премія, відпрацьований повністю, сума премії, яку треба включати до розрахунку відпускних, вийшла меншою за нараховану.

Але це ще не все. «Вишенькою на торті» є обмеження, яке встановлене при врахуванні премій.

Обмежуємо суму премії

Загальні правила. При врахуванні місячної премії в розрахунок відпускних застосовуємо обмеження щодо максимальної суми премії, якщо період, за який нараховано премію, відпрацьовано не повністю (абз. 3 п. 3 Порядку № 100).

Під час обчислення відпускної середньої зарплати премію в розрахунковому періоді враховуємо

Це правило спрацьовує в разі нарахування премії «у поточному місяці за попередній» або «із запізненням». Проте для щомісячної премії, яка нарахована «місяць у місяць», застосовувати його немає сенсу, оскільки навіть при частковому відпрацюванні місяця сума премії не перевищить нараховану (вона буде їй дорівнювати).

Як працює обмеження, розглянемо на прикладі одного місяця розрахункового періоду.

При розрахунку відпускної середньої зарплати премію за грудень, нараховану в січні, включаємо до зарплати за січень (місяць нарахування).

Визначимо суму премії, яка візьме участь у розрахунку, у два кроки:

крок 1 — обчислимо розрахункову частину премії за формулою. Суму премії (3000 грн) поділимо на кількість відпрацьованих робочих днів у місяці, ЗА який нарахована премія (за грудень), та множимо на кількість відпрацьованих робочих днів у місяці, В якому нарахована премія (за січень);

крок 2 — якщо місяць, ЗА який нарахована премія, відпрацьований частково, — застосуємо обмеження.

Місяць, ЗА який нарахована премія, відпрацьовано частково. Почнемо з варіанта 1. Обчислимо частину премії:

3000,00 : 10 х 23 = 6900 (грн).

Період, за який нараховано премію (грудень), працівником відпрацьовано частково, тому премію маємо врахувати у розмірі не більше фактично нарахованої суми. За розрахунками сума премії (6900 грн) вийшла більшою за фактично нараховану (3000 грн).

Застосовуємо обмеження. Сума премії, що була нарахована у січні 2024 року, потрапить у розрахунковий період у січні в сумі 3000 грн.

Переходимо до другого варіанта.

Місяць, ЗА який нарахована премія, відпрацьовано повністю. Обчислимо частину премії за формулою:

3000,00 : 21 х 23 = 3285,71 (грн).

Розрахована сума премії (3285,71 грн) виявилася більшою за нараховану (3000 грн). Чи обрізати суму премії для включення в розрахунок у цьому випадку? Ні, не обрізати. У такому разі включаємо у розрахунок відпускних розрахункову премію у більшій сумі. Адже обмеження діє виключно для випадку, коли місяць, за який нарахована премія, відпрацьовано неповністю.