Довідка про доходи для заповнення майнової декларації: як скласти та надати

Вимоги законодавства

Нагадаємо, що громадяни подають річну податкову декларацію про майновий стан і доходи (за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 02.10.2015 № 859):

— в обов’язковому порядку — якщо у звітному році вони отримали хоча б один із видів доходу, що підлягає декларуванню*. В такому випадку подати декларацію за 2024 рік слід до 1 травня 2025 року;

* Перелік окремих доходів, отримання яких зобов’язує подати податкову декларацію, ви можете знайти в статті «Декларування доходів громадянами за 2024 рік» // «Податки & бухоблік», 2025, № 24.

— в добровільному порядку — зокрема, для отримання податкової знижки. Строк подання декларації в цьому випадку — по 31 грудня 2025 року включно.

Зверніть увагу: заповнюючи декларацію про майновий стан, фізична особа має вказати всі свої доходи, отримані нею протягом звітного року, а не лише ті, через які вона подає таку звітність. Ба більше, усі дані, зазначені в декларації, мають бути підтверджені документально (п.п. «в» п. 176.1 ПКУ).

Тобто фізособа, яка протягом звітного року отримувала доходи, за якими ПДФО та ВЗ сплачував її податковий агент (зокрема, роботодавець), має не тільки зазначити інформацію про них у майновій декларації, а ще й підтвердити такі відомості відповідною довідкою.

Як отримати цей документ? Тут є два шляхи:

1) або звернутися до податкового агента (роботодавця) і отримати в нього довідку про суми нарахованих протягом звітного року доходів та утриманих з них ПДФО/ВЗ (далі — довідку про доходи) у паперовому вигляді;

2) або самостійно сформувати довідку про доходи в електронному вигляді засобами порталу Дія або через Електронний кабінет платника податків.

Як це зробити — розповімо далі.

Довідка про доходи від роботодавця

Чи є обов’язок. Зверніть увагу! Якщо працівник звертається з проханням надати йому довідку про доходи, роботодавець зобов’язаний це зробити.

Чому? На це є дві підстави:

— ст. 49 КЗпП. Ця норма зобов’язує роботодавця видавати працівникові на його вимогу довідку про його роботу на цьому підприємстві, в установі, організації із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи та розміру зарплати;

— п.п. «в» п. 176.2 ПКУ. Відповідно до цієї норми податковий агент повинен, зокрема, подавати на вимогу платника податку відомості про суму виплаченого на його користь доходу, суму застосованих соціальних податкових пільг та суму утриманого податку.

А отже, якщо працівник просить надати йому довідку про доходи, то роботодавець не може відмовити йому у цьому. Навіть попри дію воєнного стану.

Форма довідки. Форма довідки про доходи для заповнення майнової декларації законодавчо не затверджена, тому цей документ складають у довільній формі.

Проте врахуйте, що, на думку податківців*, така довідка обов’язково повинна містити наступну інформацію:

— загальні відомості про фізособу (П. І. Б, реєстраційний номер облікової картки, період роботи);

— суму нарахованого оподатковуваного доходу (помісячно та загальною сумою);

— розмір та суму ПСП (за наявності);

— суму нарахованих та утриманих ПДФО та ВЗ.

* Див. роз’яснення в категорії 103.05 ЗІР.

Нижче наведемо зразок довідки про доходи, яка, на наш погляд, найбільше підходить для цієї ситуації.

Зразок довідки про доходи

Нюанси заповнення. При заповненні довідки зверніть увагу на наступне:

— лікарняні (як оплата перших п’яти днів за рахунок роботодавця, так і допомога по тимчасовій непрацездатності від ПФУ) для цілей оподаткування ПДФО прирівнюються до зарплати. Тому ці виплати також потраплять у довідку;

— якщо працівник протягом звітного року отримував виплати за ЦПД чи інші доходи, їх теж слід зазначити у довідці, але окремо від доходів у вигляді зарплати.

Строки надання. Зауважте, що строк надання довідки податковим агентом (роботодавцем) — законодавством не встановлений. Водночас, з огляду на ст. 20 Закону № 393*, надати такий документ бажано не пізніше 1 місяця від дня звернення працівника.

* Закон України «Про звернення громадян» від 02.10.96 № 393/96-ВР.

Довідка про доходи від податкової

Електронний кабінет. Довідку про доходи можна отримати і в електронному вигляді через Електронний кабінет платника податків.

Для цього потрібно зробити наступні кроки:

— пройти ідентифікацію на сайті cabinet.tax.gov.ua;

— у розділі «ЕК для громадян» обрати «Запит про суми виплачених доходів» і натиснути на кнопку «Створити»;

— обрати потрібний період. У нашому випадку: січень — грудень 2024 року;

— зберегти та підписати документ.

За кілька хвилин довідка з’явиться в розділі «Вхідні/вихідні документи». Також цей документ надійде на електронну адресу фізособи.

Зауважте, що довідка про доходи, отримана за допомогою Електронного кабінету, міститиме не тільки підсумковий рядок із загальною сумою доходу за обраний період, але й суму ВЗ, утриману з доходів фізособи податковим агентом.

Портал Дія. Для того, щоб отримати довідку про доходи на порталі Дія, потрібно зробити так:

— пройти ідентифікацію на сайті diia.gov.ua;

— обрати розділ «Послуги»;

— у правому нижньому куті знайти кнопку «Усі послуги» і натиснути на неї;

— у переліку послуг обрати «Довідка про доходи» і натиснути «Подати запит»;

— зазначити потрібний період (в нашому випадку: І квартал 2024 року — IV квартал 2024 року) і натиснути «Готово».

Невдовзі у розділі «Послуги» з’явиться бажаний документ. Також він надійде і на електронну пошту фізособи.