Сканування трудових книжок: час закінчується

Вимоги законодавства

Нагадаємо, що 10 червня 2021 року набув чинності Закон № 1217*, яким змінено правила обліку трудової діяльності працівника.

* Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX.

Відтоді в ст. 48 КЗпП зазначено, що облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі — у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — РЗО).

Тобто вся інформація про трудові відносини обов’язково має потрапляти до РЗО (зокрема, через Об’єднану звітність або через додавання окремих записів на порталі ПФУ).

Ті відомості, які на 10.06.2021 відсутні в РЗО (зокрема, зазначені у паперових трудових книжках працівників), слід передати до ПФУ — тобто оцифрувати їх.

Після перевірки надісланих відомостей Пенсійним фондом та їх внесення до РЗО електронна трудова книжка працівника вважатиметься сформованою. Після чого паперову трудову книжку роботодавець може видати працівникові особисто під підпис.

Проте зауважте, що оцифрування паперової трудової книжки не забороняє роботодавцю в подальшому вносити в неї записи про трудові відносини. Але лише в тому випадку, якщо цього забажає сам працівник.

Також зверніть увагу: на передачу даних про трудову діяльність працівників відведено 5 років. Цей строк спливає 10 червня 2026 року, тож для оцифрування паперових трудових книжок залишилося менше року.

Тому радимо не відкладати цей процес надовго. Зробіть все зараз. А як саме — розповімо далі.