Відправляємо працівницю в декретну відпустку
Про майбутню відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (далі — декретна відпустка) підприємець, як правило, отримує відомості від працівниці заздалегідь. Однак почнеться вона лише тоді, коли жінка надасть листок непрацездатності.
Якщо працівниця працює за сумісництвом, то вона надає копію листка непрацездатності, посвідчену на основному місці роботи підписом керівника (підприємця), і довідку про середню заробітну плату за основним місцем роботи, яка буде потрібна при розрахунку допомоги (як її розрахувати, ви дізнаєтеся на с. 15).
Тривалість декретної відпустки (дата її початку та закінчення) зазначається в цьому медичному документі та залежить від обставин народження дитини. Наведемо в таблиці найпоширеніші випадки декретної відпустки за умови нормального перебігу вагітності і пологів *.
* Листок непрацездатності також видається жінці при передчасних пологах та усиновленні дитини, згідно з ним вона матиме право на декретну відпустку тієї тривалості, яка буде в ньому зазначена.
| Обставини народження (усиновлення) дитини | Тривалість декретної відпустки |
| 1 | 2 |
| Вагітність та пологи на загальних підставах | 126 календарних днів (70 календарних днів до передбачуваного дня пологів і 56 — після) |
| Листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами видається за місцем спостереження за вагітною з 30 тижнів вагітності одноразово на весь період. | |
| Передчасні або багатоплідні пологи, ускладнення під час пологів і в післяпологовому періоді | 140 календарних днів (70 календарних днів до пологів і 70 — після пологів) |
| Додатково до листка непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами, виданого на загальних підставах, видається листок непрацездатності на 14 календарних днів. | |
| Вагітність і пологи жінки, віднесеної до I — IV категорій постраждалих унаслідок аварії на ЧАЕС | 180 календарних днів (90 днів на період допологової відпустки і 90 — на період післяпологової відпустки) |
| Листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами видається з 27 тижнів вагітності. | |
| Вагітність і пологи у жінки, яка не наглядалася у лікаря з приводу вагітності до дня пологів | Відповідає тривалості післяпологової відпустки (залежно від обставин пологів 56, 70, 90 календарних днів для випадків, наведених вище) |
| Листок непрацездатності видається лікувально-профілактичною установою, в якій відбулися пологи, з дня пологів. | |
Нагадаємо, що підприємці на єдиному податку не враховують декретниць у чисельності працівників, що перебувають з ними в трудових відносинах (підпункт 291.4.1 ПКУ). Якщо разом із жінкою підприємець мав граничну кількість працівників, дозволену для його групи (10 осіб для групи 2, 20 осіб для групи 3), то він може знайти їй заміну.
Також працівницю в декретній відпустці не потрібно ураховувати в середньообліковій чисельності для «інвалідного» нормативу (див. «ВД», 2014, № 3, с. 39).
Дату виходу жінки в декретну відпустку, як правило, знають заздалегідь. Тому підприємець може сміливо поцікавитися цим моментом, а також тим, чи не збирається працівниця приплюсувати до декретної ще й щорічну відпустку.
Зверніть увагу
Декретна відпустка надається в обов’язковому порядку, тому заяву з проханням про її надання подавати не обов’язково, достатньо просто надати «лікарняний».
Заяву складають тоді, коли до декретної відпустки жінка бажає приєднати щорічну відпустку (стаття 20 Закону про відпустки).
На підставі листка непрацездатності видається наказ (розпорядження) про надання декретної відпустки встановленої тривалості.
Після закінчення декретної відпустки за бажанням жінки їй надається відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (стаття 18 Закону про відпустки, стаття 181 КЗпП).
Майте на увазі, що ця відпустка вже не є обов’язковою та надається на підставі заяви працівниці і оформляється наказом (розпорядженням).
Далі підприємець передає листок непрацездатності уповноваженому (комісії) із соціального страхування.
Чекаємо рішення уповноваженого із соціального страхування
Нагадаємо, що пункт 3 статті 50 Закону № 2240 вимагає, щоб рішення про призначення допомог за рахунок Фонду «тимчасової непрацездатності» (далі — Фонд) приймалося уповноваженим або комісією із соціального страхування. Її діяльність регулює Положення № 25.
Комісія створюється, якщо у підприємця працює більше 15 працівників, якщо менше, то достатньо своїм рішенням призначити уповноваженого із соціального страхування, запропонованого трудовим колективом. Як правило, у підприємців діє уповноважений із соціального страхування, а не комісія. До функцій уповноваженого (комісії) належать контроль за правильним нарахуванням і своєчасною виплатою допомог, вивчення правильності видачі листків непрацездатності та інших документів, наданих працівниками, винесення рішень про наявність права на допомогу тощо.
Може здаватися, що призначення уповноваженого (комісії) у підприємця — це проста формальність. Проте все ж таки краще її виконати, адже це не так складно, ніж потім мати проблеми з Фондом.
Уповноважений із соціального страхування протягом 10 днів з того дня, як отримає листок непрацездатності, повинен прийняти рішення про призначення декретних, оформивши його протоколом.
Майте на увазі: всі дні декретної відпустки підлягають оплаті за рахунок коштів Фонду та сума не коригується на коефіцієнт страхового стажу.
Форма протоколу засідання комісії із соціального страхування (рішення уповноваженого) наведена в додатку до Положення № 25. Уповноважений заповнює розділ I протоколу, у таблиці 1 якого якраз серед іншого зазначаються:
— розмір допомоги;
— кількість днів, що підлягають оплаті, у тому числі за рахунок коштів Фонду.
Важливо
Допомога по вагітності та пологах нараховується за всі календарні дні декретної відпустки (абзац третій пункту 14 Порядку № 1266). Тому у графі «Кількість днів» таблиці 1 зазначають кількість календарних днів, у тому числі вихідних і святкових.
Оформлений протокол разом із документами буде підставою для розрахунку та виплати допомоги. Цей процес лягає на плечі підприємця.
Крім того, роботодавець заповнює зворотний бік листка непрацездатності, де наводиться інформація про зарплату за розрахунковий період і суму допомоги. Потім уповноваженому доведеться зайнятися заповненням заяви-розрахунку.
Звертаємося до Фонду за декретними і своєчасно їх виплачуємо
Правила отримання сум і виплати декретних за рахунок Фонду регулюються статтею 21 Закону № 2240 і Порядком № 26.
Для зарахування страхових коштів від Фонду (лікарняних і декретних) роботодавець відкриває спеціальний поточний рахунок у банку. Ці кошти можуть бути використані страхувальником виключно на виплату допомог. Отже, підприємець не може знімати кошти з цього рахунка та використовувати їх на інші цілі, тому в день зняття грошей з рахунка допомога має бути виплачена або перерахована на рахунок працівника.
Для того щоб отримати на цей рахунок кошти, роботодавець повинен заповнити та подати до Фонду заяву-розрахунок за формою додатка до Порядку № 26. Вона може подаватися як у паперовому, так і в електронному вигляді.
Заява-розрахунок складається у двох примірниках, один з яких разом з листком непрацездатності залишається у роботодавця. Строки її подання не встановлені ні Законом № 2240, ні Порядком № 26. Але для дотримання інтересів працівників подавати заяву-розрахунок потрібно якомога скоріше після прийняття рішення про виплату декретних. Також роботодавця можуть попросити надати платіжні документи з ЄСВ.
Форма заяви-розрахунку складається з:
а) шапки, де зазначаються необхідні реквізити підприємця та Фонду, зокрема найменування підприємця, реєстраційний номер страхувальника, реквізити рахунка тощо;
б) табличної частини лицьового боку, в якій зазначається кількість днів, за які надається допомога, і її сума;
в) табличної частини зворотного боку, в якій розшифровуються страхові випадки щодо кожного працівника та листка непрацездатності (у графах, для яких немає інформації, ставляться прокреслення).
У цілому заповнення заяви-розрахунку не повинне викликати запитань у підприємців-роботодавців, однак зупинимося на особливостях заповнення зворотного боку заяви-розрахунку.
У графі 2 зазначають прізвище, ім’я та по батькові працівника українською мовою (на підставі україномовної сторінки паспорта).
У графі 3 зазначають номер страхового свідоцтва працівника або номер облікової картки застрахованої особи (ІНН), які збігаються.
У графі 4 вказують номер і серію листка непрацездатності, присвоєні друкарським способом (проставлено в правому верхньому куті), а у графі 5 — цифру, під якою закодована причина непрацездатності (вагітність і пологи — 8).
У графі 6 потрібно вказати повний період декретної відпустки, зазначений у розділі «Звільнення від роботи» листка непрацездатності. У графах 7 і 8 конкретизується, за скільки днів належить оплата, а у графах 9 і 10 вказуються відповідні суми.
Отримавши заяву-розрахунок, працівники Фонду приймають рішення про перерахування допомоги. Якщо після його опрацювання виявиться, що помилок немає, то робочий орган Фонду повинен перерахувати страхові кошти на спеціальний рахунок протягом 10 робочих днів.
Після надходження декретних на спеціальний рахунок роботодавець відразу ж виплачує їх суму працівнику.
Якщо сума отриманих роботодавцем страхових коштів від Фонду помилково перевищить необхідну, то згідно з пунктом 10 Порядку № 26 невикористані суми слід повернути протягом 3 робочих днів. Рахунок, на який слід повернути залишок коштів, необхідно уточнити у своєму відділенні Фонду.
Крім того, підприємцям слід пам’ятати, що згідно з частиною 1 статті 30 Закону № 2240 за несвоєчасне або неповне повернення таких коштів передбачений штраф у розмірі 10 % від цієї суми та пеня — 0,1 % від таких сум за кожний день прострочення платежу, а також адмінштраф від 136 до 255 грн. (від 8 до 15 нмдг) згідно зі статтею 1655 КУпП.
Висновки
Тривалість декретної відпустки залежить від обставин народження дитини і вказується фахівцем закладу охорони здоров’я в листку непрацездатності.
Отримавши листок непрацездатності, підприємець видає наказ (розпорядження) про декретну відпустку працівниці.
Декретна відпустка оплачується. За час перебування в ній працівниці надається допомога по вагітності та пологах (декретні).
Для отримання коштів на виплату декретних підприємець повинен відкрити спеціальний рахунок.
Уповноважений із соціального страхування приймає рішення про призначення допомоги, заповнює та подає до Фонду заяву-розрахунок.
Потім кошти надійдуть на спеціальний рахунок, а роботодавець виплатить працівниці декретні.
Документи консультації
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
КУпП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Закон № 2240 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 р. № 2240-III.
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Порядок № 1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266.
Порядок № 26 — Порядок фінансування страхувальників для надання застрахованим особам матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затверджений постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 22.12.2010 р. № 26.
Положення № 25 — Положення про комісію (уповноваженого) підприємства, установи, організації із загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, затверджене постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 23.06.2008 р. № 25.
