Електронні книги ОДВ поки що лише «де-юре»
Чи може підприємець-загальносистемник вести Книгу ОДВ в електронному вигляді?
«Де-юре» можливість вести Книгу ОДВ в електронному вигляді надана загальносистемникам ще з 01.01.2014 р. Доступ до неї, імовірно, повинен забезпечувати «Електронний кабінет платника податків»*. Однак «де-факто» такої можливості немає.
* Віртуальний тур цим сервісом ви знайдете у «ВД», 2014, № 9, с. 39.
Нагадаємо, що нюанси ведення електронної Книги ОДВ прописано в пункті 4 Порядку № 481.
Зокрема, вона також підлягає безоплатній реєстрації в податковій, для чого необхідно попередньо отримати посилені сертифікати відкритих ключів та укласти договір про визнання електронних документів з контролюючим органом. Крім того, отриманню та реєстрації Книги передує подання відповідної заяви.
Покрокові інструкції того, як отримати сертифікати відкритих ключів, можна знайти на сайті Акредитованого центру сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту Міндоходів (http://acskidd.gov.ua) у розділі «Реєстрація користувачів».
А ось як сформувати заяву, підказує «ЗІР» Міндоходів (розділ 104.08):
«За допомогою електронного ключа у сервісі «Електронний кабінет платника податків» в режимі «Ведення Книги обліку доходів і витрат в електронному вигляді та формування податкової декларації» необхідно сформувати заяву на реєстрацію Книги і надіслати її до контролюючого органу за місцем податкового обліку засобами електронного зв’язку.
В електронній формі заяви про реєстрацію Книги зазначається така інформація: найменування органу Міндоходів, реєстраційний номер, прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи — підприємця, дані документа, що підтверджують державну реєстрацію, податкова адреса фізичної особи — підприємця, номер та дата реєстрації попередньої Книги, підпис фізичної особи — підприємця і дата заповнення заяви про реєстрацію Книги.
Територіальний орган Міндоходів за місцем податкового обліку фізичної особи — підприємця реєструє заяву на реєстрацію Книги у реєстрі поданих заяв та протягом 3 робочих днів формує та надсилає повідомлення про реєстрацію Книги із зазначенням її реєстраційного номера та дати реєстрації.»
Водночас далі теоретичних рекомендації справа поки що не зрушилася. Податківці в головному контакт-центрі та на місцях підтверджують цю інформацію: вести Книгу ОДВ в електронному вигляді ще не можна. При цьому будь-яких прогнозів фахівці також не надають.
Ну то що ж, чекаємо та поступово вивчаємо теорію.
Книга ОДВ загальносистемників: відображаємо готівкову виручку день у день
Підприємець перебуває на загальній системі оподаткування, вид діяльності — вантажоперевезення. Працівник часто приймає оплату готівкою, перебуваючи в іншому місті, відповідно оплату за замовлення привозить лише наступного дня.
Авто обладнане портативним РРО.
Чи може загальносистемник у Книзі ОДВ записувати виручку після отримання її від працівника, тобто за вчорашній день учорашнім числом?
Теоретично — може, однак це нелегальний і дуже ризикований варіант.
Підприємці на загальній системі оподаткування ведуть облік доходів і витрат у спеціальній Книзі ОДВ, затвердженій наказом № 481.
Дохід, отриманий від провадження господарської діяльності, записують у графі 2 Книги ОДВ (підпункт 2 пункту 6 Порядку № 481). У зазначеній графі, зокрема, відображають кошти, які надійшли на поточний рахунок, у касу платника податків та/або отримані готівкою, суму заборгованості, за якою минув термін позовної давності, а також вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг).
При цьому запис вноситься за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід, на загальну суму отриманого доходу. Інакше кажучи, при заповненні графи 2 підприємці використовують касовий метод, тобто орієнтуються на дату надходження грошових коштів.
Отже, якщо провадиться платіж готівкою, то запис здійснюється на дату отримання коштів. Якщо підприємець проводить готівку за допомогою РРО, то виручка записується в день проведення через РРО розрахункової операції. Будь-яких винятків або відстрочень законодавством не передбачено.
Чим же ризикує підприємець, якщо заповнить Книгу «із запізненням» і сьогодні внесе дані за вчора вчорашнім числом?
Річ у тім, що, на думку податківців, під оприбуткуванням готівкової виручки мається на увазі не лише її проведення через РРО і відображення в КОРО, а ще й запис про неї у Книзі ОДВ. Отже, на їх думку, якщо такого запису немає, готівка не може вважатися повністю оприбуткованою (лист ДПАУ від 05.05.2010 р. № 8795/7/23-7017/538). Ми з такою позицією не згодні, про що детально писали у «ВД», 2013, № 7, с. 16. Однак «на кону» штраф у 5-кратному розмірі виручки, не записаної до Книги ОДВ, тому відстрочення може коштувати досить дорого.
Висновок: якщо це разовий випадок, то нічого страшного у відступленні від правил немає, однак для щоденної практики такий варіант не підходить.
Купівля бухпрограми загальносистемником: витрати мимо Книги ОДВ
Підприємець на загальній системі оподаткування придбав бухгалтерську програму для обліку товарних запасів. Чи можна відобразити таке придбання у Книзі ОДВ?
Для цілей податкового обліку комп’ютерна програма є нематеріальним активом. А це означає, що в такій ситуації доведеться мати справу з однією з наболілих для всіх загальносистемників тем — амортизацією, що, по суті, означає: найімовірніше, доведеться забути про витрати на придбання комп’ютерної програми.
Тепер детальніше.
Визначення нематеріального активу наведене в підпункті 14.1.120 ПКУ. Зауважимо, що обов’язковою є наявність права власності на об’єкт або наявність інших аналогічних прав або ж права користування майном та майновими правами. Тому комп’ютерну програму, придбану для кінцевого користування, і відносять до складу нематеріальних активів. Та й фахівці Міндоходів визнають комп’ютерні програми нематеріальними активами (див. підрозділ 102.09.03 «ЗІР» Міндоходів).
У підпункті 145.1.1 ПКУ визначено 6 груп нематеріальних активів. Витрати на придбання нематеріальних активів, що потрапляють до складу однієї з груп, підлягають амортизації (пункт 144.1 ПКУ).
При цьому податківці традиційно заперечують проти нарахування амортизації загальносистемниками. У численних консультаціях вони дотримуються однієї лінії: законодавством не передбачено для загальносистемників ведення бухгалтерського обліку основних засобів і нематеріальних активів, які підлягають амортизації. Отже, нараховану суму амортизації не можна включити до складу витрат підприємця (розділ 104.05 «ЗІР» Міндоходів).
Таким чином, середньостатистичний підприємець вартість придбання нематеріальних активів (у тому числі бухгалтерської програми) не амортизує та не відображає у Книзі ОДВ.
Водночас на сторінках нашого видання ми неодноразово говорили про можливість відстояти амортизацію в суді. У цьому плані буде корисна стаття у «ВД», 2013, № 12, с. 6.
Ми пропонуємо читачам отримати індивідуальну податкову консультацію з питання нарахування амортизації загальносистемником і можливості відобразити нараховані суми у витратах. Після отримання відповіді (а вона буде фіскальною, тут вже сумніватися не доводиться) можна оскаржити її в судовому порядку.
При цьому в позитивних судових рішеннях суди враховували наявність:
— первинної документації, яка оформлена належним чином та підтверджує оплату нематеріального активу;
— регістрів з обліку амортизації нематеріальних активів.
Щоправда, якщо вартість бухгалтерської програми не дуже б’є по кишені, то до судових спорів краще не вдаватися: вийде довше, дорожче, важче.
Але буває, що гра того варта (наприклад, програма виявилася дорогою або амортизацію нематеріальних активів відсуджують «в комплекті» з амортизацією основних засобів). У цьому випадку слід пам’ятати:
1. Комп’ютерні програми належать до групи 5. Нараховувати амортизацію за такими об’єктами можна із застосуванням методів, визначених у підпункті 145.1.5 ПКУ. Строк дії права користування такими активами повинен визначатися згідно з правовстановлюючим документом, однак не може становити менше 2 років.
2. Якщо амортизацію відстояти вдасться, то відображати її потрібно у графі 8 Книги ОДВ.
У роздробі вкрадений товар: як відобразити у Книзі ОДВ загальносистемника
Підприємець на загальній системі оподаткування (неплатник ПДВ). Вид діяльності — роздрібна торгівля спеціями (на вагу, в упаковках) і дрібним кухонним начинням. Для роботи найнято продавця.
Наприкінці зміни реалізатор виявив зникнення кухонного приладу вартістю 170 грн. Закупівельна вартість такого товару (згідно з накладною) — 111 грн.
Як відобразити нестачу товару, пов’язану з розкраданням, у Книзі ОДВ загальносистемника?
Неприємна ситуація. Особливо засмучують облікові наслідки: податківці не визнають витрати за такими нестачами.
Насамперед нагадаємо, що загальносистемники обліковують лише витрати, які:
— підтверджені документально та пов’язані з господарською діяльністю (пункт 177.2 ПКУ);
— є витратами операційної діяльності (пункт 177.4 ПКУ). Зокрема, дозволено обліковувати витрати, зазначені в пунктах 138.4, 138.6 — 138.9, підпунктах 138.10.2 — 138.10.4, а також в пункті 138.11 ПКУ (з урахуванням пунктів 138.2, 138.11, 140.2 — 140.5, статей 142 і 143, а також інших статей ПКУ, які прямо визначають особливості формування операційних витрат), — пункт 138.1 і підпункт 138.1.1 ПКУ;
— пов’язані з отриманням доходу. Так, у графі 6 Книги ОДВ відображається сума витрат, пов’язаних з придбанням товарів, які документально підтверджені та безпосередньо пов’язані з отриманням доходу за підсумками дня (пункт 6 Порядку № 481).
Решта платежів підприємця «згорають» — їх не можна відняти від виручки при обчисленні чистого доходу.
Що ж робити з вартістю вкраденого товару? Зауважимо, що розглядаємо ситуацію дрібної крадіжки.
Отже, пропажа товару фактично означає його нестачу.
На думку податківців, у цьому випадку загальносистемники не можуть віднести вартість вкрадених товарів на витрати (консультація з розділу 104.05 «ЗІР» Міндоходів).
Логіка їх така: загальносистемники можуть обліковувати нестачі та втрати, однак лише в межах норм природного убутку. Так, суми нормативних нестач і втрат уключають до складу податкових витрат згідно з пунктом 140.3 ПКУ. Такі нестачі (втрати) обліковуються у складі інших операційних витрат (підпункт 138.10.4 ПКУ). А ось інші фактичні втрати (а саме до них і належить крадіжка товару) врахувати не можна (пункт 140.3 ПКУ).
Однак на практиці діють інакше.
Найпростіший варіант — це оформити «продаж» такого товару продавцю. Простіше кажучи, працівник, що не догледів за товаром, уносить гроші, начебто він просто купив товар. Причому підприємець має право на витрати в загальному порядку. Зазвичай, саме так і роблять.
Інший варіант правильніший, з точки зору законодавства, але більш клопіткий для підприємця-роботодавця.
Зауважимо, що з продавцем, як правило, укладають договір про повну матеріальну відповідальність (такі працівники включені до Переліку № 447/24). Це означає, що такий працівник несе матеріальну відповідальність за шкоду, завдану роботодавцю внаслідок порушення покладених на нього трудових обов’язків (частина 1 статті 130 КЗпП).
Інакше кажучи, продавець, з вини якого виникла нестача (на чиїй зміні було вкрадено товар), повинен компенсувати підприємцю збитки, що виникли (частина 1 статті 130 КЗпП*).
* У згаданій статті йдеться про підприємства, установи та організації. Але судова практика допускає можливість притягнення до матеріальної відповідальності і найманих працівників підприємця. Ключовий момент — це законним чином оформлені трудові відносини.
За загальним правилом працівник може добровільно компенсувати таку нестачу, причому повністю або частково (частина 5 статті 130 КЗпП). Інакше підприємець може звернутися до суду (зрозуміло, що в разі дрібної крадіжки ніхто до суду не звертатиметься).
При цьому працівник відповідає лише за пряму дійсну шкоду, завдану підприємству в результаті виконання посадових обов’язків (частини 1 і 2 статті 130 КЗпП). Стягнути з працівника недоотриману вигоду (неотриманий дохід) у порядку, установленому трудовим законодавством, не можна. Інакше кажучи, якщо працівник погодиться добровільно відшкодувати збитки, то зробити це він повинен у розмірі собівартості. У нашому випадку — це 111 грн.
Підприємець на дату отримання компенсації від працівника у Книзі ОДВ заповнює:
— графу 2 — на суму компенсації. Зауважимо, що виручкою загальносистемника вважаються інші доходи, пов’язані з підприємницькою діяльністю (консультація з розділу 104.04 «ЗІР» Міндоходів). Вважаємо, що компенсація вартості товару потрапляє до цієї категорії;
— графи 6 і 5, в яких зазначає суму витрат, пов’язаних із придбанням вкраденого товару, і реквізити документа, що підтверджує такі витрати.
Важливо
Відшкодування шкоди в порядку матеріальної відповідальності здійснюється незалежно від притягнення працівника до дисциплінарної, адміністративної та кримінальної відповідальності за дії (бездіяльність), якими завдано відповідної шкоди роботодавцю.
Які ж недоліки такого способу? По-перше, факт нестачі потрібно посвідчити актом, узяти пояснювальну з працівника про подію. У таких документах повинно чітко простежуватися, що нестача товару виникла в результаті порушення трудових обов’язків працівника. За відсутності провини на працівника не можна покласти матеріальну відповідальність. По-друге, потрібні докази, що підприємець-роботодавець сам забезпечив умови, необхідні для нормальної роботи та повного збереження довіреного працівникам майна (стаття 131 КЗпП). Наприклад, якщо через особливості приміщення якісь товари перебувають поза полем зору продавця під час розрахунків або продавець вимушений відлучатися за товаром у складське приміщення, залишаючи торговельний зал без нагляду. По-третє, є ризик, що податківці не визнають компенсацію вартості доходом (і відповідно, анулюють витрати).
Отже, як бачимо, перший запропонований варіант продажу кухонного приладу «винному» працівнику в цьому випадку найбільш прийнятний.
Документи консультації
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
Порядок № 481 / наказ № 481 — Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджений наказом Міндоходів від 16.09.2013 р. № 481.
Перелік № 447/24 — Перелік посад і робіт, що заміщуються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, які були передані їм для зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування у процесі виробництва, а також типові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, затверджений постановою Держкомпраці СРСР від 28.12.77 р. № 447/24.
