2.1. Звіт до органів доходів і зборів подається страхувальником або відповідальною особою страхувальника за місцем взяття на облік в органах доходів і зборів в один із таких способів:
засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису відповідальних осіб у порядку, визначеному законодавством;
на паперових носіях, завірених підписом керівника страхувальника та скріплених печаткою (за наявності), разом з електронною формою на електронних носіях інформації;
на паперових носіях, якщо у страхувальника кількість застрахованих осіб не більше п’яти.
Звіт, надісланий поштою, не вважається поданим.
2.2. Електронна форма звіту до органів доходів і зборів формується страхувальником з використанням спеціалізованого програмного забезпечення, актуальні версії якого безкоштовно надаються в органі доходів і зборів за місцем взяття на облік та розміщені на офіційному веб-порталі Міністерства доходів і зборів України.
2.3. Звіт на паперовому носії заповнюється українською мовою в друкованому вигляді або кульковою ручкою із синім або чорним чорнилом друкованими літерами без помарок та виправлень. У разі незаповнення того чи іншого рядка звіту через відсутність операції цей рядок прокреслюється.
2.4. При заповненні полів, що складаються з клітинок, кожен із необхідних символів каліграфічно вписується до відповідної окремої клітинки.
Символи не повинні виходити за межі клітинок, а також накладатись на сусідні клітинки. Символи: крапка, апостроф, кома, дефіс тощо — проставляються в окремих клітинках.
При заповненні поля без клітинок записи в цих полях не повинні накладатися на сусідні поля і перекривати службові написи бланка.
2.5. Грошові суми в таблицях звіту заповнюються в гривнях з копійками.
2.6. Якщо страхувальник здійснює реєстрацію вихідної кореспонденції, на кожному аркуші звіту зазначається реєстраційний номер відповідно до журналу реєстрації вихідної документації страхувальника. Усі аркуші документів нумеруються та комплектуються відповідальною особою страхувальника.
2.7. Таблиці звіту завіряються підписами керівника та головного бухгалтера (за наявності такої посади у страхувальника). Якщо страхувальник є юридичною особою, таблиці звіту засвідчуються печаткою страхувальника. Якщо страхувальник є фізичною особою, таблиці звіту засвідчуються печаткою страхувальника (за наявності).
2.8. Звіт повинен містити такі обов’язкові реквізити:
тип документа (початкова, скасовуюча, призначення пенсії, додаткова);
звітний період, за який подається звіт;
повне найменування (прізвище, ім’я, по батькові) страхувальника згідно із Єдиним державним реєстром юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців, а також інші категорії страхувальників, на яких не поширюється дія Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців»;
для юридичних осіб зазначається код за ЄДРПОУ;
для фізичних осіб зазначається реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган доходів і зборів та мають відмітку у паспорті) (далі — реєстраційний номер облікової картки);
код основного виду економічної діяльності, відповідно до якого встановлено клас професійного ризику;
клас професійного ризику виробництва;
місцезнаходження (місце проживання) страхувальника;
код органу доходів і зборів, до якого подається звіт;
дата подання звіту;
ініціали, прізвища та реєстраційні номери облікових карток посадових осіб страхувальника;
середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період (за наявності);
кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати (за наявності);
штатна чисельність працівників (за наявності);
підписи страхувальника — фізичної особи та/або посадових осіб страхувальника, засвідчені печаткою страхувальника (за наявності).
Зазначені реквізити мають бути обов’язково заповнені в усіх таблицях додатків до звітів, де вони передбачені.
2.9. Електронна форма звіту, що подається на електронних носіях, повинна бути ідентичною звіту на паперових носіях.
2.10. Звіт страхувальником повинен подаватися в повному обсязі. Звіт, складений з порушенням вимог цього Порядку, у тому числі без обов’язкових реквізитів, передбачених пунктом 2.8 цього розділу, та поданий без всіх необхідних таблиць, не вважається звітом і вважається таким, що не подавався.
2.11. У випадку припинення без правонаступника або зняття з обліку в органах доходів і зборів страхувальник зобов’язаний подати звіт за останній звітний період до дати зняття з обліку та звіти за попередні звітні періоди, якщо вони не подавались.
2.12. Якщо при припиненні страхувальника є правонаступник, звіт до органу доходів і зборів подається правонаступником, якщо правонаступництво підтверджено установчими документами.
2.13. Якщо юридичні особи не використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, звіт до органів доходів і зборів ними не подається.
2.14. ФО — підприємці зобов’язані подавати звіт незалежно від того, чи ведуть вони підприємницьку діяльність, крім фізичних осіб — підприємців, зазначених у пункті 3.3 розділу III цього Порядку.
2.15. Якщо останній день строку подання звіту припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, то останнім днем подання звіту вважається перший після нього робочий день.
2.16. Під час прийняття звіту, що подається особисто страхувальником або уповноваженою на це особою, відповідальна особа органу доходів і зборів зобов’язана візуально перевірити наявність заповнення всіх обов’язкових реквізитів, передбачених пунктом 2.8 цього розділу, на паперових носіях.
Відповідальна особа органу доходів і зборів, яка приймає звіт від страхувальника, реєструє звіт та проставляє реєстраційний номер із зазначенням дати фактичного отримання органом доходів і зборів та обов’язково засвідчує власним підписом.
Розписка про одержання звіту заповнюється відповідальною особою органу доходів і зборів, що прийняла пакет документів. При прийнятті документів розписка про одержання звіту завіряється штампом з грифом «ОТРИМАНО» та повертається страхувальнику.
2.17. Відповідальним за правильність заповнення звіту є страхувальник.
