1. Порядок реєстрації книг обліку розрахункових операцій
1. Суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, зобов’язані зареєструвати книги обліку розрахункових операцій (далі — книга ОРО).
2. Реєстрація книг ОРО здійснюється в органі доходів і зборів за основним місцем обліку суб’єкта господарювання як платника податків.
Суб’єкт господарювання, який є платником податку на прибуток, крім суб’єктів, які прийняли рішення про сплату та/або сплачують цей податок консолідовано, може реєструвати книги ОРО за місцезнаходженням своїх відокремлених підрозділів, які розташовані на території іншої, ніж такий суб’єкт, територіальної громади і є платниками податку на прибуток.
Національні оператори можуть реєструвати книги ОРО за місцезнаходженням своїх філій та місцезнаходженням інших своїх підрозділів, для функціонування яких відкриті окремі рахунки в установах банків:
Українське державне підприємство поштового зв’язку «Укрпошта» — за місцезнаходженням відділень;
Публічне акціонерне товариство «Укртелеком» — за місцезнаходженням центрів та цехів телекомунікаційних послуг;
Державне підприємство спеціального зв’язку — за місцезнаходженням вузлів та пунктів спеціального зв’язку;
Публічне акціонерне товариство залізничного транспорту загального користування (АТ «Укрзалізниця») та підприємства залізничного транспорту загального користування — за місцезнаходженням станцій, підрозділів локомотивного, вагонного, колійного, вантажного, пасажирського та інших господарств, необхідних для забезпечення роботи залізничного транспорту.
3. Книга ОРО реєструється на кожний РРО або, якщо згідно із законодавством розрахунки можуть проводитися без застосування РРО, на окрему господарську одиницю.
Кількість книг ОРО, що реєструються одночасно, не обмежується.
Форму книги ОРО на РРО наведено в додатку 1, форму книги ОРО на господарську одиницю — у додатку 2.
4. При реєстрації першої книги ОРО на окрему господарську одиницю в органах доходів і зборів їй присвоюється фіскальний номер.
Фіскальний номер книги ОРО на окрему господарську одиницю складається з 10-розрядного числового порядкового номера реєстраційного запису в автоматизованій інформаційній системі реєстрації РРО Міністерства доходів і зборів України (далі — інформаційна система Міндоходів), алгоритм формування якого встановлює Міністерство доходів і зборів України, та літери «г».
Фіскальний номер книги ОРО на РРО складається з фіскального номера РРО та літери «р».
5. Фіскальний номер другої та наступних книг ОРО складається з фіскального номера першої книги ОРО, зареєстрованої на ту саму окрему господарську одиницю або РРО, та проставленого через дріб порядкового номера наступної книги ОРО.
Після скасування книги ОРО фіскальний номер закривається та надалі не використовується.
6. Книга ОРО має бути прошнурована, з послідовною нумерацією сторінок та належним чином установленими засобами контролю, щоб унеможливлювати розшнурування книги ОРО або вилучення її аркушів без порушення цілісності засобу контролю.
На титульній сторінці книги ОРО мають бути здійснені записи щодо суб’єкта господарювання, кількості аркушів, номера установленого засобу контролю, даних про РРО у разі реєстрації книги ОРО на РРО (модифікація, заводський і фіскальний номери, версія програмного забезпечення).
7. Для реєстрації першої та наступних книг ОРО на господарську одиницю в органі доходів і зборів суб’єкт господарювання подає до цього органу:
заяву про реєстрацію книги ОРО за формою № 1-КОРО (додаток 3) (далі — реєстраційна заява);
копію документа на право власності або іншого документа, що дає право на розміщення господарської одиниці, де буде використовуватися книга ОРО;
книгу ОРО на господарську одиницю.
При поданні реєстраційної заяви суб’єктом господарювання пред’являється оригінал документа.
8. Перша книга ОРО на РРО реєструється одночасно з реєстрацією РРО.
Датою реєстрації першої книги ОРО на РРО є дата реєстрації РРО.
Підставою для реєстрації другої та наступних книг ОРО на РРО в органі доходів і зборів є надходження до цього органу реєстраційної заяви.
Реєстраційна заява має бути підписана керівником суб’єкта господарювання або фізичною особою — підприємцем із зазначенням дати подання.
Суб’єкти господарювання, які включені до системи подання податкових документів в електронному вигляді, можуть подавати заяви про реєстрацію книги ОРО на РРО в електронній формі засобами телекомунікаційного зв’язку з дотриманням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис».
Порядок та строки розгляду органами доходів і зборів заяв, поданих в електронному вигляді, є такими самими, як і для заяв, поданих у паперовому вигляді.
9. Протягом двох робочих днів після отримання реєстраційної заяви орган доходів і зборів відмовляє в реєстрації книги ОРО, якщо:
відсутня реєстрація РРО в органі доходів і зборів (у разі реєстрації книги ОРО на РРО);
документи подано не в повному обсязі;
в органі доходів і зборів наявні відомості про анулювання ліцензії на право здійснення відповідної господарської діяльності;
в органі доходів і зборів наявні відомості про скасування реєстрації РРО (у разі реєстрації книги ОРО на РРО);
суб’єкт господарювання не перебуває на обліку в органі доходів і зборів, до якого подано документи;
припинено або скасовано документ на право власності або інший документ, що дає право на розміщення господарської одиниці, де має використовуватись книга ОРО;
суб’єкта господарювання не включено до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців;
суб’єкт господарювання або його відокремлені підрозділи не перебувають на обліку в органі доходів і зборів за адресою господарської одиниці, де буде використовуватися книга ОРО.
10. За наявності підстав для відмови в проведенні реєстрації книги ОРО орган доходів і зборів не пізніше двох робочих днів з дня отримання реєстраційної заяви надає або надсилає (поштовим відправленням або на електронну пошту) суб’єкту господарювання повідомлення про відмову в проведенні реєстрації книги ОРО із зазначенням підстав для такої відмови.
11. У разі відсутності підстав для відмови в реєстрації книги ОРО посадова особа органу доходів і зборів не пізніше двох робочих днів з дня отримання заяви проводить реєстрацію книги ОРО шляхом внесення даних до інформаційної системи Міндоходів.
При реєстрації книги ОРО на господарську одиницю посадова особа органу доходів і зборів здійснює записи у відповідних рядках титульної сторінки книги ОРО (номер книги ОРО, сформований в інформаційній системі Міндоходів, дата реєстрації книги ОРО, найменування органу доходів і зборів, дані про посадову особу органу доходів і зборів).
Після реєстрації книги ОРО на РРО в органі доходів і зборів суб’єкт господарювання на титульну сторінку книги ОРО вносить запис щодо фіскального номера та найменування органу доходів і зборів, яким здійснено реєстрацію книги ОРО.
12. За бажанням суб’єкта господарювання на одну господарську одиницю можна реєструвати декілька перших книг ОРО для використання в окремих місцях проведення розрахунків. Такі книги ОРО реєструються в інформаційній системі Міндоходів та отримують фіскальний номер на кожну книгу ОРО.
13. Для інформування суб’єктів господарювання Міндоходів щодекади оприлюднює на своєму веб-порталі:
дані щодо фіскальних номерів книг ОРО із зазначенням найменування суб’єкта господарювання (прізвища, імені, по батькові), дати реєстрації книги ОРО, а також номера останньої книги ОРО, зареєстрованої таким суб’єктом господарювання;
дані щодо фіскальних номерів книг ОРО, реєстрацію яких скасовано за заявою суб’єкта господарювання або з ініціативи органів доходів і зборів, із зазначенням найменування суб’єкта господарювання (прізвища, імені, по батькові), дати, причини та підстави для скасування реєстрації книги ОРО.
Інформація оприлюднюється із зазначенням дати оприлюднення і дати оновлення інформації.
2. Перереєстрація книги обліку розрахункових операцій
1. У разі зміни даних щодо суб’єкта господарювання, які зазначаються у книзі ОРО (податковий номер або серія та номер паспорта для фізичних осіб, які через релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та мають відмітку в паспорті, найменування (прізвище, ім’я, по батькові)), адреси та/або назви господарської одиниці, де використовується РРО, сфери застосування РРО, версії внутрішнього програмного забезпечення РРО, а також у разі встановлення розбіжностей чи помилок у записах на титульній сторінці книги ОРО суб’єкт господарювання здійснює перереєстрацію книги ОРО.
Для цього не пізніше п’яти робочих днів з дня виникнення підстав для перереєстрації суб’єкт господарювання подає до органу доходів і зборів за місцем реєстрації книги ОРО реєстраційну заяву з позначкою «Перереєстрація» із зазначенням причини перереєстрації та книгу ОРО, яка підлягає перереєстрації.
2. Після отримання документів посадова особа органу доходів і зборів не пізніше двох робочих днів з дня подання реєстраційної заяви проводить перереєстрацію книги ОРО шляхом внесення змін до інформаційної системи Міндоходів та здійснення відповідних записів на титульній сторінці книги ОРО.
Усі доповнення або виправлення на титульній сторінці книги ОРО засвідчуються підписом посадової особи органу доходів і зборів, яка здійснила перереєстрацію, та печаткою органу доходів і зборів.
3. Скасування реєстрації книги обліку розрахункових операцій
1. Скасування книги ОРО на РРО здійснюється одночасно із скасуванням реєстрації РРО або за заявою суб’єкта господарювання (у разі викрадення, втрати, непридатності для користування тощо).
Рішення про скасування реєстрації книги ОРО на РРО може бути прийнято керівником органу доходів і зборів за місцем реєстрації РРО, якщо порушено цілісність засобу контролю, встановленого на книгу ОРО на РРО, та/або виявлено факт опломбування книги ОРО на РРО підробленим засобом контролю або таким, номер якого не збігається з номером, зазначеним у реєстраційній заяві.
У разі прийняття рішення про скасування реєстрації книги ОРО на РРО посадова особа органу доходів і зборів не пізніше наступного робочого дня з дня виникнення підстав вносить відповідні дані до інформаційної системи Міндоходів та здійснює запис на титульній сторінці книги ОРО на РРО (у разі її наявності) щодо скасування реєстрації книги ОРО, який засвідчує підписом та печаткою органу доходів і зборів.
2. Скасування реєстрації книги ОРО на окрему господарську одиницю відбувається у випадках, якщо:
1) суб’єктом господарювання подано заяву (у разі викрадення, втрати, непридатності для користування тощо);
2) книга ОРО використовується не за визначеною адресою господарської одиниці суб’єкта господарювання;
3) установчі документи суб’єкта господарювання згідно із судовим рішенням визнано недійсними;
4) наявне судове рішення про ліквідацію суб’єкта господарювання — банкрута;
5) наявне судове рішення щодо припинення суб’єкта господарювання, що не пов’язане з банкрутством;
6) суб’єкт господарювання — фізична особа — підприємець померла, а також у разі оголошення її померлою, визнання недієздатною або безвісно відсутньою, обмеження її цивільної дієздатності;
7) в органах доходів і зборів наявні відомості з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців щодо державної реєстрації припинення;
8) книга ОРО непридатна для користування;
9) порушено цілісність засобу контролю, встановленого на книгу ОРО;
10) виявлено факт опломбування книги ОРО підробленим засобом контролю або таким, номер якого не збігається з номером, зазначеним у реєстраційній заяві.
Скасування реєстрації книги ОРО на господарську одиницю на підставах, визначених у підпунктах 2–10 цього пункту, може здійснюватися за заявою суб’єкта господарювання або примусово за рішенням органу доходів і зборів за місцем реєстрації книги ОРО.
Орган доходів і зборів за місцем реєстрації книги ОРО на окрему господарську одиницю не пізніше місяця з дня виникнення підстав для скасування реєстрації книги ОРО, визначених у підпунктах 2–7 цього пункту, приймає рішення про скасування реєстрації книги ОРО у разі, якщо суб’єктом господарювання не подано заяву про скасування реєстрації книги ОРО за формою № 2-КОРО (додаток 4) (далі — заява про скасування книги ОРО) та такі підстави залишились актуальними.
Рішення про скасування реєстрації книги ОРО приймається органом доходів і зборів за формою № 3-КОРО (додаток 5) (далі — рішення про скасування книги ОРО) у двох примірниках, один з яких зберігається в обліковій справі (реєстраційній частині) суб’єкта господарювання, другий — надсилається за місцезнаходженням або місцем проживання суб’єкта господарювання, реєстрацію книги ОРО якого скасовано.
3. Заяву про скасування книги ОРО суб’єкт господарювання подає до органу доходів і зборів за місцем реєстрації книги ОРО не пізніше двох робочих днів з дня виникнення підстави для скасування.
У разі викрадення книги ОРО суб’єкт господарювання разом із заявою про скасування книги ОРО надає до органу доходів і зборів копію відповідного документа органу внутрішніх справ.
Посадова особа органу доходів і зборів не пізніше наступного робочого дня з дня отримання заяви про скасування книги ОРО проводить скасування реєстрації книги ОРО шляхом внесення даних до інформаційної системи Міндоходів.
У разі скасування реєстрації книги ОРО на господарську одиницю посадова особа органу доходів і зборів здійснює запис на титульній сторінці книги ОРО (у разі її наявності) щодо скасування реєстрації, який засвідчує підписом та печаткою органу доходів і зборів.
4. У разі порушення цілісності засобу контролю на книзі ОРО, виявлення факту опломбування книги ОРО підробленим засобом контролю або таким, номер якого не збігається з номером, що зазначено в реєстраційній заяві, органом доходів і зборів за місцем реєстрації книги ОРО може бути прийнято рішення про переопломбування такої книги.
При переопломбуванні книги ОРО виправляються дані про встановлений засіб контролю та вносяться відповідні зміни до інформаційної системи Міндоходів. Помітки, викреслювання, виправлення засвідчуються підписом посадової особи та печаткою органу доходів і зборів.
Цілісність та справжність засобів контролю встановлюються за методикою їх виробника.
5. Документи, визначені главами 1–3 цього розділу, можуть бути подані відповідальною особою суб’єкта господарювання або самим суб’єктом господарювання — фізичною особою — підприємцем, а також через уповноважену особу за наявності документа, що посвідчує особу такого представника, та належним чином оформленої довіреності.
4. Порядок ведення книг обліку розрахункових операцій
1. Суб’єкт господарювання повинен забезпечити використання книги ОРО у тій господарській одиниці, що зазначена на титульній сторінці книги при її реєстрації/перереєстрації, або з тим РРО, до якого така книга зареєстрована.
2. Суб’єкт господарювання повинен забезпечити зберігання в господарській одиниці останньої належним чином закінченої книги ОРО. Зазначене не поширюється на транспортні засоби, об’єкти виїзної торгівлі та пересувної торговельної мережі.
3. Якщо суб’єктом господарювання в окремій господарській одиниці організовано декілька місць проведення розрахунків, де відповідно до законодавства дозволяється проводити розрахунки без застосування РРО, то за бажанням суб’єкта господарювання на всіх місцях проведення розрахунків у такій господарській одиниці може використовуватися одна книга ОРО.
4. Перед початком використання книги ОРО слід зазначити на її титульній сторінці дату початку використання. Записи в книзі слід виконувати кульковою ручкою.
5. Використання книги ОРО, зареєстрованої на господарську одиницю, передбачає:
наявність книги ОРО в господарській одиниці, на яку ця книга зареєстрована, або на місці проведення розрахунків;
здійснення записів про реквізити розрахункових квитанцій до початку використання розрахункової книжки та безпосередньо після закінчення її використання у межах робочого дня чи зміни;
щоденне виконання записів про рух готівки та суми розрахунків, при цьому дані за сумами, отриманими від покупців (клієнтів), та дані за сумами, виданими покупцям (клієнтам), записуються окремо.
6. Використання книги ОРО, зареєстрованої на РРО, передбачає:
наявність книги ОРО на місці проведення розрахунків, де встановлено РРО;
підклеювання фіскальних звітних чеків на відповідних сторінках книги ОРО;
щоденне виконання записів про рух готівки та суми розрахунків, при цьому дані за сумами, отриманими від покупців (клієнтів), та дані за сумами, виданими покупцям (клієнтам), записуються окремо;
у разі виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії здійснення записів за обліком розрахункових квитанцій;
ведення обліку ремонтів, робіт з технічного обслуговування, а також перевірок конструкції та програмного забезпечення РРО у відповідному розділі книги ОРО.
7. У разі використання книги ОРО, зареєстрованої на господарську одиницю, на декількох місцях проведення розрахунків щоденні записи про реквізити розрахункових квитанцій та про рух готівки здійснюються окремо щодо кожного місця проведення розрахунків. Якщо на одному місці проведення розрахунків протягом дня використовувались декілька розрахункових книжок, то записи за обліком розрахункових квитанцій та рухом готівки виконуються щодо кожної розрахункової книжки окремо.
8. У разі роздрукування на РРО протягом робочого дня декількох фіскальних звітних чеків усі вони підклеюються у відповідній книзі ОРО, записи в розділі 2 книги ОРО робляться за кожним фіскальним звітним чеком окремо. Якщо фіскальний звітний чек містить дані про операції службового внесення та службової видачі коштів, то графи 3 і 4 розділу 2 книги ОРО можна не заповнювати.
За бажанням суб’єкта господарювання у графах 5–8 розділу 2 книги ОРО, зареєстрованої на РРО, можна вводити додаткові графи для зазначення сум розрахунків, суми податку на додану вартість та виданих при поверненні товару коштів, які отримані (видані) з використанням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо. Крім того, у цьому розділі книги або в книзі за формою додатка 2 можна виконувати додаткові записи, де підсумовуються дані за розрахунками за день чи за місяць.
9. У розділі 3 книги ОРО, зареєстрованої на РРО, обліковуються розрахункові квитанції, використані під час відключення електроенергії або в період ремонту РРО. Графи 1–5 заповнюються до початку використання розрахункової книжки, графи 6–8 — до початку реєстрації розрахункових операцій за допомогою РРО після відновлення постачання електроенергії чи встановлення РРО після ремонту.
10. Якщо початок та закінчення одного циклу використання розрахункової книжки при відключенні електроенергії чи на період ремонту РРО припадають на різні робочі дні, то за кожний робочий день у розділі 3 книги ОРО на РРО здійснюються окремі записи, при цьому графи 1–2 заповнюються тільки в перший, а графа 8 — тільки в останній день одного циклу використання розрахункової книжки.
Крім того, на підставі даних розрахункових квитанцій щоденно здійснюються записи в розділі 2; до запису за перший день слід включити дані про відповідні суми (графи 3–8) за контрольною стрічкою з початку робочого дня до моменту виходу з ладу РРО або відключення електроенергії. У записі за даними фіскального звітного чека, роздрукованого після відновлення роботи на РРО, необхідно зазначити, за які попередні дати підсумовані дані в цьому фіскальному чеку.
11. У розділі 4 книги ОРО, зареєстрованої на РРО, обліковуються ремонти, роботи з технічного обслуговування, а також перевірки конструкції та програмного забезпечення РРО. Графи 1–5 заповнює особа, що здійснює ремонт, технічне обслуговування або перевірку, графи 6 та 7 — працівник суб’єкта господарювання після відновлення працездатності РРО. У разі виходу РРО з ладу графи 1 та 2 заповнює працівник суб’єкта господарювання безпосередньо після виходу РРО з ладу. За потреби до розділу 4 книги ОРО може вноситися додаткова інформація.
12. Після закінчення використання книги ОРО на її титульній сторінці необхідно зазначити дату закінчення. У разі відсутності в суб’єкта господарювання бухгалтерії на останній сторінці книги ОРО підклеюються акти про видачу коштів та акти про скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку.
13. Виправлення записів у книзі ОРО можуть бути зроблені тільки тими особами, які здійснювали ці записи, або особами, які виконують їх обов’язки. Виправлення повинно засвідчуватись підписом відповідальної особи суб’єкта господарювання або суб’єкта господарювання — фізичної особи — підприємця.
14. Зіпсовані аркуші книги ОРО та такі, на яких зроблено більше 5 виправлень, слід перекреслити по діагоналі з обох боків, зробити на них напис «Анульовано», проставити дату анулювання, засвідчити підписом відповідальної особи суб’єкта господарювання або суб’єкта господарювання — фізичної особи — підприємця. Усі дані з анульованого аркуша переносяться на новий аркуш книги ОРО, номер якого проставляється на анульованому аркуші.
