1. Порядок реєстрації розрахункових книжок
1. Реєстрація розрахункових книжок здійснюється в органі доходів і зборів за місцем реєстрації книги ОРО.
При реєстрації розрахунковій книжці присвоюється номер, який складається з фіскального номера першої книги ОРО та проставленого через дріб порядкового номера такої розрахункової книжки та літери «к». При реєстрації розрахункової книжки, що складається зі спрощених розрахункових квитанцій, до номера розрахункової книжки додається літера «с».
Як приклад, для книги ОРО з номером ХХХХХХХХХХг номером другої реєстраційної книжки, що складається зі спрощених розрахункових квитанцій, є ХХХХХХХХХХг/2кс, де проставлена через дріб цифра 2 є порядковим номером такої розрахункової книжки.
2. Розрахункова книжка має бути зброшурована, складатися з блоків послідовно пронумерованих розрахункових квитанцій або спрощених розрахункових квитанцій та реєстраційної сторінки, при цьому серії та номери квитанцій одного виду, зареєстрованих окремим суб’єктом господарювання, не повинні повторюватися у межах розрядності серій та номерів.
Форму реєстраційної сторінки розрахункової книжки наведено в додатку 6.
Розрахункова книжка повинна бути скріплена виробником з використанням машинного способу, який унеможливлює вилучення корінців розрахункових квитанцій без порушення засобу контролю.
3. Перед реєстрацією розрахункової книжки суб’єкт господарювання повинен забезпечити:
заповнення на реєстраційній сторінці розрахункової книжки рядків, що містять найменування та податковий номер суб’єкта господарювання;
відсутність у розрахунковій книжці квитанцій із серіями та номерами, що повторюються, згідно з вимогами пункту 2 цієї глави;
відповідне заповнення реєстраційної сторінки, яка може розміщатися на останньому аркуші разом з квитанціями.
На кожну розрахункову книжку, що подається на реєстрацію, необхідно встановити засіб контролю таким чином, щоб унеможливити розкріплення книжки без порушення цілісності засобу контролю.
4. Реєстрація першої розрахункової книжки в органі доходів і зборів відбувається одночасно з реєстрацією книги ОРО на окрему господарську одиницю або на РРО, другої та наступних — на підставі реєстраційної заяви.
Датою реєстрації першої розрахункової книжки є дата реєстрації книги ОРО.
5. Орган доходів і зборів у разі наявності підстав для відмови, визначених у пункті 9 глави 1 розділу ІІ цього Порядку, відмовляє в реєстрації розрахункової книжки та повідомляє про це суб’єкта господарювання не пізніше двох робочих днів з дня отримання реєстраційної заяви.
У разі відсутності підстав для відмови посадова особа органу доходів і зборів не пізніше двох робочих днів з дня отримання реєстраційної заяви проводить реєстрацію розрахункової книжки шляхом внесення даних до інформаційної системи Міндоходів.
6. Після реєстрації суб’єкт господарювання заповнює рядки реєстраційної сторінки розрахункової книжки (номер книжки, дата реєстрації, найменування органу доходів і зборів, серія та номер першого бланка, кількість бланків, номер установленого засобу контролю), після чого розрахункова книжка вважається зареєстрованою. Кількість розрахункових книжок, що реєструються одночасно, не обмежується.
7. Перед використанням розрахункової книжки суб’єкт господарювання забезпечує заповнення реквізитів («Найменування / прізвище, ім’я та по батькові суб’єкта господарювання», «Податковий номер / серія та номер паспорта» або «Податковий номер платника податку на додану вартість») в усіх розрахункових квитанціях.
Перед використанням розрахункової книжки, яка складається зі спрощених розрахункових квитанцій, суб’єкт господарювання повинен забезпечити заповнення реквізиту «Податковий номер / серія та номер паспорта» в усіх спрощених розрахункових квитанціях.
8. Перереєстрація розрахункової книжки здійснюється в порядку, визначеному пунктом 1 глави 2 розділу ІІ цього Порядку, у разі перереєстрації суб’єктом господарювання книги ОРО на окрему господарську одиницю або перереєстрації РРО.
9. Скасування розрахункової книжки здійснюється одночасно зі скасуванням реєстрації книги ОРО на окрему господарську одиницю або на РРО.
2. Порядок ведення розрахункових книжок
1. Перед початком використання розрахункової книжки на її реєстраційній сторінці необхідно зазначити дату початку використання.
2. У корінці та у відривній частині розрахункової квитанції повинна вказуватись повна сума розрахунку вручну або друкарським способом.
Якщо суб’єкт господарювання є платником податку на додану вартість, то в корінці розрахункової квитанції (крім спрощеної розрахункової квитанції) також зазначається сума, що оподатковується податком на додану вартість.
Якщо сума за ставкою податку на додану вартість дорівнює повній сумі розрахунку, то в корінці зазначається тільки одна з цих сум. Записи у розрахункових квитанціях здійснюються кульковою ручкою з пастою темного кольору.
3. Якщо при продажу товару (послуги) встановлюється знижка чи надбавка щодо вартості одиниці виміру товару (послуги), то за бажанням суб’єкта господарювання загальна сума знижки (надбавки) вказується в корінці та у відривній частині розрахункової квитанції в дужках поряд із сумою розрахунку з відповідною позначкою («зн» або «нд»).
4. При здійсненні операції видачі коштів у разі повернення товару (рекомпенсації послуги, прийняття цінностей під заставу та в інших випадках) сума розрахунку вказується в корінці та у відривній частині розрахункової квитанції з математичним знаком «-» (мінус).
Якщо сума коштів, виданих при поверненні товару чи рекомпенсації раніше оплаченої послуги, перевищує 100 гривень, то матеріально відповідальна особа господарської одиниці або особа, яка безпосередньо здійснює розрахунки, повинна скласти акт про видачу коштів. В акті необхідно зазначити:
дані документа, що встановлює особу покупця, який повертає товар (відмовляється від послуги);
відомості про товар (послугу);
суму виданих коштів;
номер розрахункової квитанції, яка підтверджує купівлю товару (отримання послуги).
Акти про видачу коштів передаються до бухгалтерії суб’єкта господарювання і зберігаються протягом трьох років. У разі відсутності в суб’єкта господарювання бухгалтерії зазначені акти підклеюються на останній сторінці відповідної книги ОРО.
5. На вимогу покупця у відривній частині розрахункової квитанції додатково вказуються всі або частина передбачених установленою формою реквізитів: найменування товару (послуги), вартість одиниці виміру, ставка податку на додану вартість у відсотках (для суб’єктів господарювання — платників податку на додану вартість), вартість придбаних товарів (отриманих послуг) за кожним найменуванням, дата та підпис особи, яка провела розрахунок. У разі виписування спрощеної розрахункової квитанції такі дані можна вказувати на зворотному боці відривної частини квитанції. При продажу алкогольних напоїв і тютюнових виробів найменування товарів і їх вартість обов’язково записуються у відривній частині та в корінці розрахункової квитанції.
6. Розрахункова книжка використовується в такому порядку:
на кожному місці проведення розрахунків повинна використовуватися окрема розрахункова книжка з книгою ОРО, на яку вона зареєстрована;
при проведенні розрахункової операції заповнюється спочатку корінець, потім відривна частина розрахункової квитанції (за винятком квитанцій, де вартість товару (послуги) зазначена попередньо шляхом проштамповування чи друкарським способом), при цьому вказані в корінці та у відривній частині суми розрахунків повинні бути ідентичними;
відривна частина відокремлюється від корінця по лінії відриву та видається покупцеві чи особі, яка отримує кошти (у разі здійснення операції видачі), не пізніше завершення розрахункової операції.
Розрахункові книжки, зареєстровані на окрему книгу ОРО, повинні використовуватися послідовно згідно з їх порядковими номерами та до повного вичерпання розрахункових квитанцій. Якщо в книзі ОРО обліковуються розрахункові операції за декількома місцями проведення розрахунків, то такої послідовності слід дотримуватися щодо кожного місця проведення розрахунків.
7. Сума готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків до початку робочого дня, вноситься суб’єктом господарювання протягом робочого дня або перебуває на місці проведення розрахунків на момент виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії, записується в корінець розрахункової квитанції з поміткою «Службове внесення». Сума готівки, що вилучається суб’єктом господарювання протягом робочого дня з місця проведення розрахунків, записується у корінець розрахункової квитанції з поміткою «Службова видача».
8. Не дозволяється використовувати розрахункові квитанції повторно, виправляти записи у квитанціях, вилучати з розрахункової книжки корінці розрахункових квитанцій, порушувати кріплення книжки. У разі пошкодження розрахункової квитанції чи здійснення помилкового запису таку квитанцію слід анулювати, для чого на корінці та відривній частині зробити помітку «Анульовано», яку засвідчити підписом особи, яка здійснює розрахунки.
9. Після використання всіх розрахункових квитанцій на реєстраційній сторінці розрахункової книжки необхідно зазначити дату її закінчення та загальну суму розрахунків за всіма розрахунковими квитанціями в книжці.
10. У разі порушення цілісності засобу контролю на розрахунковій книжці, виявлення факту опломбування книжки підробленим засобом контролю або таким, номер якого не збігається з номером, що вказаний у реєстраційній заяві, така розрахункова книжка підлягає розпломбуванню, після чого керівник органу доходів і зборів приймає рішення про скасування її реєстрації.
У разі втрати розрахункової книжки суб’єкт господарювання зобов’язаний повідомити орган доходів і зборів за місцем реєстрації книги ОРО не пізніше двох робочих днів з дня втрати.
Директор Департаменту розвитку ІТ, електронних сервісів та обліку платників О. В. Теньков
