Кто в «средней» живет?
Для того чтобы правильно рассчитать сумму отпускных, нужно знать, какие выплаты включаются в расчет средней зарплаты.
Выплаты, которые учитываются/не учитываются при расчете «средней» для отпуска, перечислены в пп. 3 и 4 Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100 (далее — Порядок № 100). К тому же подробный материал о расчете средней зарплаты для отпускных размещен в газете «Бюджетная бухгалтерия», 2018, № 17, с. 23.
Отметим, что премии к государственным праздникам не участвуют в расчете (также см. материал «Разовая премия: включать ли в расчет отпускных» в газете «Бюджетная бухгалтерия», 2017, № 42, с. 28).
То есть в рассматриваемой ситуации бухгалтер действительно допустил ошибку, включив премию к 8 Марта в расчет среднего заработка для оплаты отпуска.
А вот прошлогодние отпускные, если они начислены в пределах расчетного периода для отпускных текущего года, учитываются. Напомним, что средняя зарплата для оплаты времени отпуска рассчитывается исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска (п. 2 Порядка № 100). Поэтому если июль 2017 года попадет в расчетный период для следующего отпуска, то отпускные за этот месяц будут учитываться при расчете средней зарплаты.
Если исходить из положений Порядка № 100, только премии включаются в зарплату того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости. Другие же выплаты должны учитываться в доходе того месяца, за который они осуществлены. Это подтверждается и письмом Минсоцполитики от 09.12.2011 г. № 1105/13/81-11. Таким образом, суммы удержанных прошлогодних отпускных должны быть отнесены к тому месяцу, за который они удержаны. После этого следует провести расчет средней зарплаты для выплаты «текущих» отпускных.
С кого взыскать
Ошибки, связанные с неправильным начислением (выплатой) зарплаты работнику, делятся на счетные и несчетные. Примеры тех и других приведены в п.п. 1 п. 24 постановления Пленума Верховного Суда Украины «О практике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.99 г. № 13. Так, неправильное применение законов и подзаконных актов, в том числе исчисление средней зарплаты с ошибками, относится к несчетным ошибкам. Такая классификация играет важную роль для механизма взыскания излишне выплаченной суммы.
Итак, для начала стоит обратиться к работнику, который получил отпускные в большем размере. Единственный шанс взыскать сумму переплаты с него — договориться полюбовно. Если такой работник согласится вернуть сумму переплаты, то его согласие стоит зафиксировать документально. Например, работник напишет заявление о своем согласии на удержание из зарплаты переплаченной ему суммы.
Переплаченную сумму работник может внести в кассу или ее удержат из его зарплаты. Нюанс: здесь идет речь о добровольном возврате средств, а потому не работает норма о 20-процентном ограничении по удержанию из зарплаты работника, предусмотренная ч. 1 ст. 128 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.71 г. (далее — КЗоТ). В заявлении работник укажет сумму, которую он просит удержать из зарплаты для возврата излишне полученных им средств.
Обратите внимание! Работник возвращает сумму излишне выплаченной зарплаты, полученной «на руки». То есть он не компенсирует сумму начисленного/удержанного из этой части зарплаты ЕСВ и НДФЛ.
А вот если работник откажется вернуть ошибочно выплаченные ему средства, то на судебный вариант решения проблемы рассчитывать не стоит. Ведь согласно ст. 1215 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV не подлежит возврату безосновательно полученная зарплата, если ее выплата осуществлена работодателем добровольно, при отсутствии счетной ошибки с его стороны и недобросовестности со стороны работника. В такой ситуации придется взыскать ошибочно выплаченные отпускные с работника, виновного в допущении несчетной ошибки. В этом случае нужно помнить, что работники, не являющиеся должностными лицами учреждения, несут материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не больше своего среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 132 КЗоТ). Напомним, что среднюю зарплату для этих целей рассчитывают по правилам Порядка № 100. Расчетный период — последние два месяца, предшествующие указанным удержаниям из зарплаты.
Налоги, сборы
Что касается самих ЕСВ, НДФЛ и ВС, то с ними дополнительных манипуляций (кроме указанных выше) не проводят. В результате исправления ошибки возникает переплата по указанным налогам и сборам. В следующем отчетном периоде просто нужно будет уменьшить свои обязательства по этим налогам и сборам на сумму их переплаты.
Исправляем ошибку в отчетности
В учете и отчетности лишние отпускные нужно отсторнировать. Сделать это нужно с помощью отчетов месяца, в котором выявлена ошибка.
В форме № Д4 Отчета по ЕСВ лишние отпускные-2017 уменьшат базу начисления ЕСВ в месяце выявления ошибки. Для наглядности заполним таблицы 1 и 6 формы № Д4 Отчета по ЕСВ (рис. 1 и 2) по условиям примера.
Пример. В июле 2017 года работник пошел в отпуск на 24 к. дн. Его зарплата за расчетный период июль 2016 года — июнь 2017 года составила 51348,28 грн. Кроме того, в марте 2017 года была выплачена премия к Международному женскому дню 8 Марта в размере 500 грн. Сумму премии ошибочно учли при расчете средней зарплаты для отпускных. Ошибку выявили в мае 2018 года. Зарплата за май составила 4724 грн.
Количество дней в расчетном периоде: 365 - 11 = 354 к. дн.,
где 365 — количество календарных дней в расчетном периоде;
11 — количество праздничных и нерабочих дней в расчетном периоде.
Ошибочная сумма отпускных: 24 к. дн. х (51348,28 + 500) : 354 = 3515,14 грн.
Правильная сумма отпускных: 24 к. дн. х 51348,28 : 354 = 3481,24 грн.
Сумма переплаты отпускных: 3515,14 - 3481,24 = 33,90 грн.
Фактическая база начисления ЕСВ за май 2018 года с учетом отсторнированной суммы отпускных равна: 4724,00 - 33,90 = 4690,10 грн. А сумма начисленного ЕСВ составила: 4690,10 х 22 % = 1031,82 грн.
Обратите внимание! В таблице 6 ф. № Д4 прошлогодние отпускные следует отражать отдельно со знаком «-». Это подтверждает п. 9 разд. IV Порядка формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435.
Поэтому нужно рассчитать отдельно:
— ЕСВ с зарплаты за май 2018 года: 4724,00 х 22 % = 1039,28 грн.;
— ЕСВ с излишне выплаченной суммы отпускных 2017 года: 33,90 х 22 % = 7,46 грн.
Итоговая сумма ЕСВ равна ранее исчисленной: 1039,28 - 7,46 = 1031,82 грн.
Рис. 1. Фрагмент заполнения таблицы 6 Отчета по ЕСВ по ф. № Д4 за май 2018 года
Исправить ошибку в Расчете по форме № 1ДФ нужно так же через отчет за текущий месяц. Поскольку ошибку выявили в мае 2018 года, то это будет отчет за ІІ квартал 2018 года. Допустим, зарплата за этот период составит 14737,08 грн. Из нее следует вычесть переплату отпускных 33,90 грн.
Сумма зарплаты с учетом корректировки за ІІ квартал 2018 года равна: 14737,08 - 33,90 = 14703,18 грн. Соответственно, НДФЛ составляет: 14703,18 х 18 % = 2646,57 грн.
Сумма военного сбора равна: 14703,18 х 1,5 % = 220,55 грн.
Рис. 2. Фрагмент заполнения Расчета по ф. № 1ДФ
