Хто в «середній» живе?
Для того, щоб правильно розрахувати суму відпускних, треба знати, які виплати включаються в розрахунок середньої зарплати.
Виплати, які враховуються/не враховуються при розрахунку «середньої» для відпустки, перераховані в пп. 3 і 4 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100 (далі — Порядок № 100). До того ж детальний матеріал про розрахунок середньої зарплати для відпускних розміщений у газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2018, № 17, с. 23.
Зазначимо, що премії до державних свят не беруть участі в розрахунку (також див. матеріал «Разова премія: чи включати в розрахунок відпускних» в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2017, № 42, с. 28).
Тобто в цій ситуації бухгалтер дійсно припустився помилки, включивши премію до 8 Березня в розрахунок середнього заробітку для оплати відпустки.
А ось торішні відпускні, якщо вони нараховані в межах розрахункового періоду для відпускних поточного року, враховуються. Нагадаємо, що середня зарплата для оплати часу відпустки розраховується виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (п. 2 Порядку № 100). Тому якщо липень 2017 року потрапить у розрахунковий період для наступної відпустки, то відпускні за цей місяць враховуватимуться при розрахунку середньої зарплати.
Якщо виходити з положень Порядку № 100, тільки премії включаються в зарплату того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю. Інші ж виплати повинні враховуватися в доході того місяця, за який вони здійснені. Це підтверджується і листом Мінсоцполітики від 09.12.2011 р. № 1105/13/81-11. Таким чином, суми утриманих торішніх відпускних мають бути віднесені до того місяця, за який вони утримані. Після цього слід провести розрахунок середньої зарплати для виплати «поточних» відпускних.
З кого стягнути
Помилки, пов’язані з неправильним нарахуванням (виплатою) зарплати працівникові, діляться на рахункові і нерахункові. Приклади тих і інших наведені в п.п. 1 п. 24 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.99 р. № 13. Так, неправильне застосування законів і підзаконних актів, у тому числі обчислення середньої зарплати з помилками, належить до рахункових помилок. Така класифікація відіграє важливу роль для механізму стягнення надмірно виплаченої суми.
Отже, спершу варто звернутися до працівника, який отримав відпускні у більшому розмірі. Єдиний шанс стягнути суму переплати з нього — домовитися полюбовно. Якщо такий працівник погодиться повернути суму переплати, то його згоду варто зафіксувати документально. Наприклад, працівник напише заяву про свою згоду на утримання із зарплати переплаченої йому суми.
Переплачену суму працівник може внести до каси або її утримають з його зарплати. Нюанс: тут йдеться про добровільне повернення коштів, а тому не працює норма про 20-відсоткове обмеження щодо утримання із зарплати працівника, передбачене ч. 1 ст. 128 Кодексу законів про працю України від 10.12.71 р. (далі — КЗпП). У заяві працівник вкаже суму, яку він просить утримати із зарплати для повернення надмірно отриманих ним коштів.
Зверніть увагу! Працівник повертає суму надмірно виплаченої зарплати, отриманої «на руки». Тобто він не компенсує суму нарахованого/утриманого з цієї частини зарплати ЄСВ і ПДФО.
А ось якщо працівник відмовиться повернути помилково виплачені йому кошти, то на судовий варіант вирішення проблеми розраховувати не варто. Адже згідно зі ст. 1215 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-IV не підлягає поверненню безпідставно отримана зарплата, якщо її виплата здійснена роботодавцем добровільно, за відсутності рахункової помилки з його боку і недобросовісності з боку працівника. У такій ситуації доведеться стягнути помилково виплачені відпускні з працівника, винного в тому, що припустився рахункової помилки. У цьому випадку треба пам’ятати, що працівники, які не є посадовими особами установи, несуть матеріальну відповідальність у розмірі прямого дійсного збитку, але не більше свого середнього місячного заробітку (ч. 1 ст. 132 КЗпП). Нагадаємо, що середню зарплату для цих цілей розраховують за правилами Порядку № 100. Розрахунковий період — останні два місяці, що передують зазначеним утриманням із зарплати.
Податки, збори
Що стосується самих ЄСВ, ПДФО і ВЗ, то з ними додаткових маніпуляцій (окрім вказаних вище) не проводять. У результаті виправлення помилки виникає переплата із зазначених податків і зборів. У наступному звітному періоді просто треба буде зменшити свої зобов’язання за цими податками і зборами на суму їх переплати.
Виправляємо помилку у звітності
В обліку і звітності зайві відпускні потрібно відсторнувати. Зробити це треба за допомогою звітів місяця, в якому виявлена помилка.
У формі № Д4 Звіту з ЄСВ зайві відпускні-2017 зменшать базу нарахування ЄСВ в місяці виявлення помилки. Для наочності заповнимо таблиці 1 і 6 форми № Д4 Звіту з ЄСВ (рис. 1 і 2) за умовами прикладу.
Приклад. У липні 2017 року працівник пішов у відпустку на 24 к. дн. Його зарплата за розрахунковий період липень 2016 року — червень 2017 року склала 51348,28 грн. Крім того, у березні 2017 року була виплачена премія до Міжнародного жіночого дня 8 Березня у розмірі 500 грн. Суму премії помилково врахували при розрахунку середньої зарплати для відпускних. Помилку виявили в травні 2018 року. Зарплата за травень склала 4724 грн.
Кількість днів у розрахунковому періоді: 365 - 11 = 354 к. дн.,
де 365 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
11 — кількість святкових і неробочих днів у розрахунковому періоді.
Помилкова сума відпускних: 24 к. д. х (51348,28 + 500) : 354 = 3515,14 грн.
Правильна сума відпускних: 24 к. д. х 51348,28 : 354 = 3481,24 грн.
Сума переплати відпускних: 3515,14 - 3481,24 = 33,90 грн.
Фактична база нарахування ЄСВ за травень 2018 року з урахуванням відсторнованої суми відпускних дорівнює: 4724,00 - 33,90 = 4690,10 грн. А сума нарахованого ЄСВ склала: 4690,10 х 22 % = 1031,82 грн.
Зверніть увагу! У таблиці 6 ф. № Д4 «торішні» відпускні слід відображати окремо зі знаком «-». Це підтверджує п. 9 розд. IV Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435.
Тому треба розрахувати окремо:
— ЄСВ із зарплати за травень 2018 року: 4724,00 х 22 % = 1039,28 грн.;
— ЄСВ із надмірно виплаченої суми відпускних 2017 року: 33,90 х 22 % = 7,46 грн.
Підсумкова сума ЄСВ дорівнює раніше обчисленій: 1039,28 - 7,46 = 1031,82 грн.
Рис. 1. Фрагмент заповнення таблиці 6 Звіту з ЄСВ за ф. № Д4 за травень 2018 року
Виправити помилку в Розрахунку за ф. № 1ДФ потрібно так само через звіт за поточний місяць. Оскільки помилку виявили в травні 2018 року, то це буде звіт за ІІ квартал 2018 року. Припустимо, зарплата за цей період складе 14737,08 грн. З неї слід вирахувати переплату відпускних 33,90 грн.
Сума зарплати з урахуванням коригування за ІІ квартал 2018 року дорівнює: 14737,08 - - 33,90 = 14703,18 грн. Відповідно ПДФО складає: 14703,18 х 18 % = 2646,57 грн. Сума військового збору дорівнює: 14703,18 х 1,5 % = = 220,55 грн.
Рис. 2. Фрагмент заповнення Розрахунку за ф. № 1ДФ
