Ремонт авто: списываем запчасти правильно

Ремонт: обязанность или право автовладельца?

В первую очередь вспомним принципы организации и деятельности автомобильного транспорта. Так, с целью поддержания ТС и их составляющих в надлежащем состоянии при использовании, хранении или содержании в течение периода эксплуатации следует проводить их техобслуживание и ремонт. Этого требует ч. 1 ст. 22 Закона № 2344.

Запрещено эксплуатировать ТС с техническими неисправностями и ПДД. Конкретный перечень неисправностей, которые не дают возможность использовать автомобиль, приведен в п. 31.4 ПДД.

Таким образом, техническое состояние ТС и их оборудование должны соответствовать требованиям стандартов безопасности дорожного движения и охраны окружающей среды. Кроме того, обязательным является соответствие состояния авто правилам технической эксплуатации, инструкциям предприятий-производителей и другой нормативно-технической документации (п. 31.1 ПДД).

Ремонт авто следует проводить не по желанию его владельца, а по необходимости. Если что-то вышло из строя, а средств на ремонт пока нет, то придется временно обходиться без автомобиля. Ведь выезжать на дорогу с явными неполадками значит сознательно подвергать опасности не только себя, но и других участников дорожного движения.

Общие подходы к учету запчастей

Ремонт ТС предусматривает замену неисправных и отработанных узлов и деталей с использованием запчастей. При этом запчасти учитывают либо в составе основных средств, либо в составе запасов в зависимости от цели и путей их поступления в учреждение. В составе основных средств учитывают запчасти, которые поступили в составе ТС и составляют с ним единое целое. Их стоимость является составной частью первоначальной стоимости соответствующего объекта основных средств. Соответственно, такие узлы и детали отражают на субсчете 1015 «Транспортные средства». Конечно, при оприходовании ТС в Акте ввода в эксплуатацию основных средств или же в Акте приема-передачи основных средств характеристики отдельных деталей не указывают. Информацию о комплектации автомобиля и его технические характеристики приводят в технической документации.

Зато запчасти, приобретенные учреждением отдельно для замены отработанных деталей автомобиля, следует учитывать в составе запасов. Для их учета предназначен субсчет 1515 «Запасные части».

Важно! Субсчет 1515 применяется для учета приобретенных или изготовленных запчастей для ремонта, замены изношенных частей ТС, а также автомобильных шин в запасе и обороте, независимо от их стоимости. Прямое указание на это содержит Порядок № 1219. То есть не имеет значения, сколько стоит определенная запчасть, деталь: 10 грн. или 10 тыс. грн. Все равно учитываем такие материальные ценности в составе запасов.

Оформляем и в бухучете отражаем

Далее поговорим о порядке документального оформления и отражения на счетах бухучета ремонта служебного авто. Сразу отметим, что и первое, и второе напрямую зависят от способа выполнения ремонтных работ. В частности, возможны такие способы проведения ремонта ТС:

1) собственными силами учреждения (учреждение покупает запчасти и самостоятельно устанавливает их вместо отработанных);

2) с привлечением подрядчика (учреждение приобретает необходимые для ремонта запасные и комплектующие части, а ремонтные работы выполняет специализированное предприятие);

3) подрядной организацией (она и закупает запчасти, и устанавливает их на авто).

Рассмотрим каждый из вышеупомянутых вариантов ремонта подробнее.

Такой вариант ремонта является приемлемым, если для его выполнения не нужны специальные знания и навыки автомеханика, а работы могут быть проведены собственными силами учреждения.

С целью подготовки ТС к дальнейшей эксплуатации необходимо ежедневно после работы проводить его обслуживание (п. 3.5 Положения № 102). Ежедневное обслуживание ДТС предусматривает:

• проверку технического состояния;

• выполнение работ по поддержанию надлежащего внешнего вида;

• заправку эксплуатационными жидкостями;

• устранение обнаруженных неисправностей;

• санитарную обработку ДТС.

Таким образом, прежде чем принять решение о необходимости ремонта автомобиля, проводят диагностику его технического состояния. Результаты такой проверки целесообразно отразить в Ведомости дефектов на ремонт транспортных средств или в любом другом документе, самостоятельно разработанном учреждением. Здесь следует указать обнаруженные неисправности, детали, которые подлежат замене, необходимые для этого запчасти, виды ремонтных работ и сроки их выполнения.

Следующим шагом должно быть оформление приказа (распоряжения) руководителя учреждения об осуществлении ремонта служебного авто с указанием исполнителей, сроков выполнения работ.

Как правило, несложный ремонт авто проводит водитель учреждения. Необходимые для ремонта запасные и комплектующие части, приобретенные отдельно от ТС, оприходуют на основании накладной продавца. Получение таких материальных ценностей подтверждает своей подписью материально ответственное лицо в накладной поставщика. Учет запчастей следует вести в разрезе наименований и материально ответственных лиц в количественно-суммовом выражении.

Что касается расходов на приобретение запчастей к ТС, то их необходимо проводить по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь» (п. 16 п.п. 2.2.1 Инструкции № 333). Кстати, по этому же коду следует покупать и чехлы для автомобилей, государственные номерные знаки, огнетушители, автомагнитолы для всех видов ТС и прочие комплектующие. Но и это еще не все. Именно по КЭКР 2210 предусмотрено приобретение охранной сигнализации, средств голосового и светового оповещения для ТС.

После того, как запчасти приобретены и оприходованы на склад, необходимо составить накладную (требование) по типовой форме № З-3. Она будет основанием для получения запчастей со склада. Далее выполняется ремонт. После его завершения использованные запчасти списывают на расходы отчетного периода. Для этого оформляют Акт списания по типовой форме № З-2. В нем указывают, какие именно запчасти и на какой автомобиль были установлены.

Однако не торопитесь списывать на расходы запчасти сразу после их установки на авто. Ведь не все запчасти одинаковые. Так, правила эксплуатации колесных ТС, их составных частей (пневматических шин, аккумуляторов, систем питания двигателей газовым топливом и т. п.) утверждает центральный орган исполнительной власти, обеспечивающий формирование и реализацию госполитики в сфере транспорта (ч. 7 ст. 22 Закона № 2344). С учетом этого, списать запчасти можно только при наличии оснований, предусмотренных специальными документами:

• для автошин — Эксплуатационными нормами среднего ресурса пневматических шин колесных транспортных средств и специальных машин, выполненных на колесных шасси, утвержденными приказом Минтранса от 20.05.2006 г. № 488;

• аккумуляторов — Эксплуатационными нормами среднего ресурса аккумуляторных свинцовых стартерных батарей колесных транспортных средств и специальных машин, выполненных на колесных шасси, утвержденными приказом Минтранса от 20.05.2006 г. № 489.

Подробнее об учете и списании автошин узнавайте из статьи «Учитываем «обувь для железного коня» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2018, № 1-2).

Рассмотрим порядок учета операций по ремонту автомобиля собственными силами учреждения на условном примере.

В учетных регистрах учреждения сформированы такие бухгалтерские проводки:

Если служебное авто требует более сложного ремонта, тогда без сторонней помощи не обойтись. При этом можно выбрать один из вышеуказанных вариантов проведения такого ремонта: второй или третий. Общее требование для обоих из них — обязательное оформление договора с исполнителем работ. Его заключают в соответствии с требованиями гражданского законодательства. Такой договор согласно ст. 25 Закона № 2344 должен содержать такие условия:

• наименование и место расположения сторон по этому договору;

• перечень работ и срок их выполнения;

• стоимость работ и порядок расчетов;

• перечень составных частей (материалов), использованных исполнителем, а также предоставленных заказчиком исполнителю для ремонта;

• перечень документов, который предоставляется заказчику для подтверждения выполнения ремонта, и гарантийные обязательства исполнителя о проведенных работах.

Взаимоотношения между заказчиком и исполнителем услуг по техобслуживанию и ремонту автомобильных ТС и их составляющих регулируют Правила № 615.

Право заказчика предоставлять исполнителю собственные составные части (системы) ТС или материалы для выполнения услуг закреплено абз. 5 п. 1 разд. Х Правил № 615. Поэтому вы имеете все основания для выбора второго способа проведения ремонта. В то же время предоставление заказчиком не оригинальных запчастей или не соответствующих установленным производителем требованиям позволяет исполнителю отказать в предоставлении услуг (абз. 2 п. 1 разд. IX Правил № 615). Если же исполнитель все-таки принял от заказчика запчасти или материалы для ремонта авто, он автоматически становится ответственным за их хранение и использование по назначению (азб. 8 п. 2 разд. IX Правил № 615).

В любом случае, чтобы передать исполнителю запчасти для ремонта, сначала их необходимо приобрести. Так, приобретенные запчасти приходуем на баланс учреждения и только потом передаем исполнителю работ. Однако переданные запчасти не списываем с баланса, а только переносим на отдельный аналитический счет в пределах субсчета 1515. Тем самым показываем внутреннее перемещение запасов. Основанием для выдачи со склада запчастей и передачи их исполнителю работ будет накладная (требование) по типовой форме № З-3.

Непосредственно факт передачи составных частей и материалов заказчиком обязательно фиксируют в наряде-заказе на предоставление услуг по техобслуживанию и ремонту колесного ТС (приложение 1 к Правилам № 615). Кроме того, принятые исполнителем на ответственное хранение запчасти и материалы указываются в Акте передачи-приема колесного ТС, его составных частей (систем) для предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту (приложение 2 к Правилам № 615). Его составляют в двух экземплярах. Каждый из них подписывает владелец ТС, а также лицо, ответственное за его принятие в ремонт. Акт скрепляют печатью исполнителя (при наличии).

После окончания ремонта заказчик принимает ТС в присутствии контролера качества. При этом оформляют Акт передачи-приема колесного ТС, его составных частей (систем) после ремонта и технического обслуживания. Форма акта приведена в приложении 3 к Правилам № 615. Указанный документ также оформляют в двух экземплярах. Укомплектованность отремонтированного автомобиля должна соответствовать условиям договора и акта передачи-приема.

Также после выполнения работ исполнитель должен предоставить заказчику гарантийный талон (один экземпляр) по форме, приведенной в приложении 5 к Правилам № 615.

Важно! Гарантийные обязательства исполнителя не распространяются на составные части (системы), предоставленные ему заказчиком (абз. 4 п. 2 разд. VIII Правил № 615).

После выполнения ремонта автомобиля нужно списать стоимость использованных запчастей. Для этого оформляем Акт списания по типовой форме № З-2.

Если вы все же выбрали третий способ ремонта (исполнитель использует для ремонта собственные запчасти), то стоимость запасных и комплектующих частей войдет в общую стоимость ремонта. В этом случае бумажной волокиты будет немного меньше. Так, наряд-заказ (приложение 1 к Правилам № 615) является обязательным к оформлению. Передачу авто исполнителю и прием его после ремонта, по общему правилу, проводят на основании актов передачи-приема (приложение 2, 3 к Правилам № 615). Конечно же, движение и списание запчастей в бухучете учреждения не показываем. Зато исполнитель должен предоставить справку-счет на составные части, приобретенные и установленные им во время ремонта. Кроме того, не забудьте перед началом капремонта служебного авто оформить Акт передачи на ремонт, реконструкцию и модернизацию основных средств. А после завершения такого ремонта нужно составить Акт приема отремонтированных, реконструированных и модернизированных основных средств.

Типовые формы этих актов утверждены приказом Минфина от 13.09.2016 г. № 818. На основании последнего акта следует сделать записи о капремонте соответствующего ТС в Инвентарной карточке учета объекта основных средств. Такой порядок документального оформления применяется в случае капремонта авто, независимо от способа его выполнения.

Напомним: к капитальному ремонту в соответствии с п. 3.16 Положения № 102 относятся работы, связанные с заменой кузова для автобусов и легковых автомобилей, рамы для грузовых автомобилей или одновременной заменой не менее трех базовых агрегатов*. Тогда как ремонт, предусматривающий замену и (или) восстановление только отдельных частей ТС, считается текущим (п. 1.3 Положения № 102).

* Согласно приложению Г к Положению № 102 к базовым агрегатам транспортных средств относятся: двигатель с картером сцепления в сборе; коробка передач, раздаточная коробка; гидромеханическая передача; задний мост (ось); средний мост (ось); передняя ось (мост); рулевое управление; кабина грузового и кузов легкового автомобиля; кузов автобуса; рама; подъемное оборудование платформы автомобиля-самосвала.

Определиться, к какому ремонту относятся те или иные ремонтные работы, поможет наша консультация «Ремонт авто бывает разный, а порядок учета — единый» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2019, № 4).

Это все что касается документального оформления. А теперь о порядке осуществления расходов на ремонт. В частности, оплату услуг по текущему ремонту и техническому обслуживанию ТС следует проводить по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)» (п. 8 п.п. 2.2.4 Инструкции № 333). По этому же коду оплачиваем и запчасти, если они включены в общую стоимость ремонта. Если же запчасти покупаем отдельно, тогда применяем КЭКР 2210.

А вот расходы на капремонт автомобилей необходимо осуществлять по КЭКР 3132 «Капитальный ремонт других объектов». По этому же коду проводим и оплату запчастей при условии, что они включены в смету на капремонт и являются неотъемлемой частью соглашения (п. 2 п.п. 3.1.3.2 Инструкции № 333).

Теперь вспомним несколько важных нюансов отражения этих операций в бухучете.

То есть такие расходы не увеличивают первоначальную стоимость необоротных активов, независимо от их суммы.

Еще один важный момент: отработанные запчасти, которые до ремонта учитывались в составе ТС на субсчете 1015, списывать отдельно не нужно.

Также имейте в виду: отработанные узлы и детали после их замены нельзя просто выбросить на свалку. Ведь немало запчастей содержат в своем составе цветные металлы и подлежат сдаче специализированным предприятиям. В то же время отдельные части отработанных деталей могут быть использованы для ремонта. Поэтому постоянно действующая комиссия по списанию имущества должна выяснить возможности их дальнейшего использования и провести оценку.

В учетных регистрах учреждения сделаны такие записи: