Ремонт авто: списуємо запчастини правильно

Ремонт: обов’язок чи право автовласника?

Насамперед пригадаємо засади організації та діяльності автомобільного транспорту. Так, з метою підтримання ТЗ та їх складових у належному стані під час використання, зберігання або утримання протягом періоду експлуатації слід проводити їх техобслуговування та ремонт. Цього вимагає ч. 1 ст. 22 Закону № 2344.

Заборонено експлуатувати ТЗ з технічними несправностями і ПДР. Конкретний перелік несправностей, які не дають змогу використовувати автомобіль, наведено в п. 31.4 ПДР. Таким чином, технічний стан ТЗ та їх обладнання має відповідати вимогам стандартів безпеки дорожнього руху та охорони навколишнього середовища. Крім того, обов’язковою є відповідність стану авто правилам технічної експлуатації, інструкціям підприємств-виробників та іншій нормативно-технічної документації (п. 31.1 ПДР). Ремонт авто слід проводити не за бажанням його власника, а за потребою. Якщо щось вийшло з ладу, а коштів на ремонт немає, тоді доведеться обходитися без автівки. Адже виїжджати на дорогу з явними неполадками означає свідомо наражати на небезпеку не тільки себе, але й інших учасників дорожнього руху.

Загальні підходи до обліку запчастин

Ремонт ТЗ передбачає заміну несправних та спрацьованих вузлів і деталей з використанням запасних частин. При цьому залежно від мети та шляхів надходження до установи запчастини обліковують або у складі основних засобів, або у складі запасів.

У складі основних засобів обліковують запчастини, котрі надійшли у складі ТЗ і становлять з ним єдине ціле. Їх вартість є складовою частиною первісної вартості відповідного об’єкта основних засобів. Відповідно, такі вузли та деталі відображають на субрахунку 1015 «Транспортні засоби».

Звісно ж, при оприбуткуванні ТЗ в Акті введення в експлуатацію основних засобів чи то в Акті приймання-передачі основних засобів характеристики окремих деталей не зазначають. Інформацію про комплектацію автомобіля та його технічні характеристики наводять у технічній документації.

Натомість запчастини, придбані установою окремо для заміни відпрацьованих деталей автомобіля, слід обліковувати у складі запасів. Для їх обліку призначено субрахунок 1515 «Запасні частини».

Важливо! Субрахунок 1515 застосовується для обліку придбаних чи виготовлених запчастин для ремонту, заміни зношених частин ТЗ, а також автомобільних шин у запасі та обороті, незалежно від їх вартості.

Пряму вказівку на це містить Порядок № 1219. Тобто немає жодного значення, скільки коштує певна запчастина, деталь: 10 грн. чи 10 тис. грн. Все рівно обліковуємо такі матеріальні цінності у складі запасів.

Оформляємо і в бухобліку відображаємо

Далі поговоримо про порядок документального оформлення та відображення на рахунках бухобліку ремонту службового авто. Відразу зазначимо, що і перше, і друге напряму залежать від способу виконання ремонтних робіт. Зокрема, можливі такі способи проведення ремонту ТЗ:

1) власними силами установи (установа купує запчастини і самостійно встановлює їх замість відпрацьованих);

2) із залученням підрядної організації (установа придбає необхідні для ремонту запасні та комплектуючі частини, а ремонтні роботи виконує спеціалізоване підприємство);

3) підрядною організацією (вона і закуповує запчастини, і встановлює їх на транспортний засіб).

Розглянемо кожен з вищезгаданих варіантів ремонту більш докладно.

Такий варіант ремонту є прийнятним, якщо для його виконання не потрібні спеціальні знання та навички автомеханіка, а роботи можуть бути проведені власними силами установи.

З метою підготовки ТЗ до подальшої експлуатації необхідно щодня після роботи проводити його обслуговування (п. 3.5 Положення № 102). А конкретно, щодення обслуговування ДТЗ передбачає:

• перевірку технічного стану;

• виконання робіт з підтримання належного зовнішнього вигляду;

• заправлення експлуатаційними рідинами;

• усунення виявлених несправностей;

• санітарну обробку ДТЗ.

Таким чином, перш ніж прийняти рішення про необхідність ремонту автомобіля, проводять діагностику його технічного стану. Результати такої перевірки доцільно відобразити у Відомості дефектів на ремонт транспортних засобів або у будь-якому іншому документі, самостійно розробленому установою. Тут слід зазначити виявлені несправності, деталі, що підлягають заміні, необхідні для цього запчастини, види ремонтних робіт та строки їх виконання.

Наступним кроком має бути оформлення наказу (розпорядження) керівника установи про здійснення ремонту службового автомобіля із зазначенням виконавців, строків виконання робіт.

Зазвичай, нескладний ремонт авто проводить водій установи. Необхідні для ремонту запасні та комплектуючі частини, придбані окремо від ТЗ, оприбутковують на підставі накладної продавця. Отримання таких матеріальних цінностей підтверджує своїм підписом матеріально відповідальна особа в накладній постачальника. Облік запчастин слід вести у розрізі найменувань та матеріально відповідальних осіб в кількісно-сумовому виразі.

Що стосується видатків на придбання запчастин до ТЗ, то їх необхідно проводити за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» (п. 16 п.п. 2.2.1 Інструкції № 333). До речі, за цим же кодом слід купувати і чохли для автомобілів, державні номерні знаки, вогнегасники, автомагнітоли для всіх видів ТЗ, та інші комплектуючі. Але й це ще не все. Саме за КЕКВ 2210 передбачено придбання охоронної сигналізації, засобів голосового та світлового оповіщення для ТЗ.

Після того, як запчастини придбано і оприбутковано на склад, необхідно скласти накладну (вимогу) за типовою формою № З-3. Вона буде підставою для отримання запчастин зі складу. Далі виконується ремонт. Після його завершення використані запчастини списують на витрати звітного періоду. Для цього оформляють Акт списання за типовою формою № З-2. У ньому зазначають, які саме запчастини і на який автомобіль було встановлено.

Однак не кваптеся списувати на витрати запчастини відразу після їх установлення на авто. Річ у тім, що не всі запчастини однакові. Так, правила експлуатації колісних ТЗ, їх складових частин (пневматичних шин, акумуляторних батарей, систем живлення двигунів газовим паливом тощо) затверджує центральний орган виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує держполітику у сфері транспорту (ч. 7 ст. 22 Закону № 2344). З огляду на це, списати запчастини можна лише за наявності підстав, передбачених спеціальними документами:

• для автошин — Експлуатаційними нормами середнього ресурсу пневматичних шин колісних транспортних засобів і спеціальних машин, виконаних на колісних шасі, затвердженими наказом Мінтрансу від 20.05.2006 р. № 488;

• акумуляторів — Експлуатаційними нормами середнього ресурсу акумуляторних свинцевих стартерних батарей колісних транспортних засобів і спеціальних машин, виконаних на колісних шасі, затвердженими наказом Мінтрансу від 20.05.2006 р. № 489.

Докладніше про облік та списання автошин дізнавайтеся із статті «Обліковуємо «взуття для залізного коня» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2018, № 1-2). Розглянемо порядок обліку операцій з ремонту автомобіля власними силами установи на умовному прикладі.

В облікових регістрах установи сформовано такі бухгалтерські проводки:

Якщо службове авто потребує більш складного ремонту, тоді без сторонньої допомоги не обійтися. При цьому можна обрати один з вищезазначених варіантів проведення такого ремонту: другий або третій. Спільна вимога для обох із них — обов’язкове оформлення договору з виконавцем робіт. Його укладають відповідно до вимог цивільного законодавства. Такий договір згідно зі ст. 25 Закону № 2344 повинен містити такі умови:

• найменування та місце розташування сторін за цим договором;

• перелік робіт та термін їх виконання;

• вартість робіт та порядок розрахунків;

• перелік складових частин (матеріалів), використаних виконавцем, а також наданих замовником виконавцю для ремонту;

• перелік документів, який надається замовнику для підтвердження виконання ремонту, та гарантійні зобов’язання виконавця щодо проведених робіт.

Взаємовідносини між замовником і виконавцем послуг з техобслуговування і ремонту автомобільних ТЗ та їхніх складових регулюють Правила № 615.

Право замовника надавати виконавцю власні складові частини (системи) ТЗ чи матеріали для виконання послуг закріплено абз. 5 п. 1 розд. Х Правил № 615. Тож ви маєте всі підстави для обрання другого способу проведення ремонту. Водночас надання замовником не оригінальних запчастин або таких, що не відповідають встановленим виробником вимогам, дозволяє виконавцю відмовити у наданні послуг (абз. 2 п. 1 розд. IX Правил № 615). Якщо ж виконавець все таки прийняв від замовника запчастини чи матеріали для ремонту авто, він автоматично стає відповідальним за їх зберігання та використання за призначенням (азб. 8 п. 2 розд. IX Правил № 615).

У будь-якому разі, щоб передати виконавцю запчастини для ремонту, спочатку їх необхідно придбати. Так, придбані запчастини оприбутковуємо на баланс установи і тільки потім передаємо виконавцю робіт. Однак передані запчастини не списуємо з балансу, а лише переносимо на окремий аналітичний рахунок в межах субрахунку 1515. Тим самим показуємо внутрішнє переміщення запасів. Підставою для видачі зі складу запчастин та передачі їх виконавцю робіт буде накладна (вимога) за типовою формою № З-3.

Безпосередньо факт передачі складових частин та матеріалів замовником обов’язково фіксують у наряді-замовленні на надання послуг з техобслуговування і ремонту колісного ТЗу (додаток 1 до Правил № 615). Окрім того, прийняті виконавцем на відповідальне зберігання запчастини та матеріали зазначаються в Акті передавання-приймання колісного ТЗ, його складових частин (систем) для надання послуг з технічного обслуговування і ремонту (додаток 2 до Правил № 615). Його складають у двох примірниках. Кожен з них підписує власник ТЗ, а також особа, відповідальна за його прийняття до ремонту. Акт скріплюють печаткою виконавця (за наявності).

Після завершення ремонту замовник приймає ТЗ у присутності контролера якості. При цьому оформляють Акт передавання-приймання колісного ТЗ, його складових частин (систем) після ремонту і технічного обслуговування. Форма акта наведена у додатку 3 до Правил № 615. Зазначений документ також оформляють у двох примірниках. Укомплектованість відремонтованого авто має відповідати умовам договору та акта передавання-приймання. Також після виконання робіт виконавець повинен надати замовнику гарантійний талон (один примірник) за формою, наведеною у додатку 5 до Правил № 615.

Важливо! Гарантійні зобов’язання виконавця не поширюються на складові частини (системи), надані йому замовником (абз. 4 п. 2 розд. VIII Правил № 615).

Після виконання ремонту автомобіля потрібно списати вартість використаних запчастин. Для цього оформляємо Акт списання за типовою формою № З-2.

Якщо ви все ж таки обрали третій спосіб ремонту (виконавець використовує для ремонту власні запчастини), то вартість запасних та комплектуючих частин увійде до загальної вартості ремонту. У цьому разі паперової тяганини буде трохи менше. Так, наряд-замовлення (додаток 1 до Правил № 615) є обов’язковим до оформлення. Передачу авто виконавцю та приймання його після ремонту, за загальним правилом, проводять на підставі актів передання-приймання (додаток 2, 3 до Правил № 615). Звісно ж, рух та списання запчастин в бухобліку установи не показуємо. Натомість виконавець має надати довідку-рахунок на складові частини, придбані й установлені ним під час ремонту.

Окрім того, не забудьте перед початком капремонту службового авто оформити Акт передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію основних засобів. А після завершення такого ремонту потрібно скласти Акт приймання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих основних засобів. Типові форми цих актів затверджено наказом Мінфіну від 13.09.2016 р. № 818. На підставі останнього акта слід зробити записи про капремонт відповідного ТЗ до Інвентарної картки обліку об’єкта основних засобів. Такий порядок документального оформлення застосовується у разі капремонту авто, незалежно від способу його виконання.

Нагадаємо: до капітального ремонту відповідно до п. 3.16 Положення № 102 належать роботи, пов’язані із заміною кузова для автобусів та легкових автомобілів, рами для вантажних автомобілів або одночасною заміною не менш трьох базових агрегатів*. Тоді як ремонт, який передбачає заміну та (або) відновлення лише окремих частин ТЗ, вважається поточним (п. 1.3 Положення № 102).

* Згідно з додатком Г до Положення № 102 до базових агрегатів транспортних засобів належать: двигун з картером зчеплення у зборі; коробка передач, роздавальна коробка; гідромеханічна передача; задній міст (вісь); середній міст (вісь); передня вісь (міст); рульове керування; кабіна вантажного та кузов легкового автомобіля; кузов автобуса; рама; підйомне обладнання платформи автомобіля-самоскида.

Визначитися, до якого ремонту належать ті чи інші ремонті роботи, допоможе наша консультація «Ремонт авто буває різний, а порядок обліку — єдиний» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2019, № 4).

Це все стосовно документального оформлення. А тепер про порядок здійснення видатків на ремонт.

Зокрема, оплату послуг з поточного ремонту та технічного обслуговування ТЗ слід проводити за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» (п. 8 п.п. 2.2.4 Інструкції № 333). За цим же кодом оплачуємо і запчастини, якщо вони включені до загальної вартості ремонту. Якщо ж запчастини купуємо окремо, тоді застосовуємо КЕКВ 2210.

А от видатки на капремонт автомобілів необхідно здійснювати за КЕКВ 3132 «Капітальний ремонт інших об’єктів». За цим же кодом проводимо й оплату запчастин за умови, що вони включені до кошторису на капремонту та є невід’ємною частиною угоди (п. 2 п.п. 3.1.3.2 Інструкції № 333).

Наразі згадаємо кілька важливий нюансів відображення цих операцій в бухобліку.

Тобто такі витрати не збільшують первісну вартість необоротних активів, незалежно від їх суми.

Ще один важливий момент: відпрацьовані запасні частини, які до ремонту обліковувалися у складі ТЗ на субрахунку 1015, списувати окремо не потрібно.

Також майте на увазі: відпрацьовані вузли та деталі після їх заміни не можна просто викинути на смітник. Адже чимало запасних частин містять в своєму складі кольорові метали і підлягають здаванню спеціалізованим підприємствам. Водночас окремі частини відпрацьованих деталей можуть бути використані для ремонту. Тому постійно діюча комісія зі списання майна повинна з’ясувати можливості їх подальшого використання та провести оцінку.

В облікових регістрах установи зроблено такі записи: