Ежегодный основной отпуск: документы оформляем, правила не забываем

Для начала напомним: согласно ст. 4 Закона об отпусках ежегодный отпуск делится на основной и дополнительные («за вредность», за особый характер труда и др.). Также выделяют другие виды оплачиваемых отпусков: учебный, творческий, социальные (декретные, «на детей»). Однако сегодня мы поговорим именно о ежегодном основном отпуске. Его предоставляют всем работникам (т. е. лицам, которые находятся в трудовых отношениях) минимум на 24 календарных дня. Итак, к делу.

Документальное оформление

В процессе оформления ежегодного отпуска фигурируют 3 основных документа:

• график отпусков;

• уведомление или приказ о предоставлении отпуска;

• заявление о предоставлении отпуска.

Давайте рассмотрим эти документы подробнее.

График отпусков. Процедура планирования отпуска начинается с составления графика отпусков на год. Это следует из ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках, где сказано, что очередность предоставления отпусков определяется графиками, которые:

1) утверждаются собственником или уполномоченным им органом;

2) согласуются с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом;

3) доводятся до сведения всех работников.

Как правило, график составляют в начале календарного года — не позднее 5 января текущего года (п. 20 Типовых правил № 213). Хотя успеть спланировать отпуска после новогодних праздников достаточно трудно. Поэтому, по нашему мнению, главное — заполнить график до того, как в текущем году в отпуск пойдет первый работник.

Утвержденной формы графика отпусков нет.

Поэтому можно разработать такой документ самостоятельно. Учтите: поскольку график отпусков следует доводить до сведения работников под подпись, то в его форму необходимо включить соответствующую графу «Подпись работника».

Мы уверены, что вы сделали все вовремя и график уже составили. Но не лишним будет напомнить несколько важных аспектов, чтобы вы могли проверить его:

1) включайте в график не только ежегодные основные отпуска текущего года, но и дополнительные отпуска, а также социальные дополнительные отпуска «на детей» (ст. 19 Закона об отпусках). Также учтите отпуска, не использованные в прошлом году;

2) помните о работниках, которым надо предоставить отпуск в любое удобное для них время. Они перечислены в ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках, а также в других законах, коллективном или трудовом договоре. Это, в частности, работники с инвалидностью, женщины перед отпуском в связи с беременностью и родами или после него, женщины, которые имеют двух и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка с инвалидностью, одинокие матери (отцы), которые воспитывают ребенка без отца (матери) и другие;

3) учитывайте всех работников, с которыми оформлены трудовые отношения: основных и совместителей, временных, сезонных, «срочников» и тех, которые отработали менее 6 месяцев (они могут получить отпуск пропорционально отработанному времени (ч. 5 и 6 ст. 10 Закона об отпусках). В график не попадут лишь те, с кем заключены гражданско-правовые соглашения;

4) учитывайте делимость отпуска на части. Как правило, в графике указывают месяцы начала и окончания отпуска или месяцы, в которых будут использованы его части. Напомним, что непрерывная часть ежегодного отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 12 Закона об отпусках).

В связи с введением карантина многие работники решили использовать свои ежегодные отпуска раньше срока, указанного в графике.

В соответствии с п.п. 1 п. 2 разд. ІІ «Заключительные положения» Закона № 530 на период установления карантина или ограничительных мероприятий, связанных с распространением коронавирусной болезни (COVID-19), работодатель может предоставлять работнику, в том числе государственному служащему, служащему ОМС, с его согласия отпуск. То есть в период карантина можно предоставлять работникам отпуска вне графика.

Законодательно возможность переноса ежегодного отпуска закреплена лишь для случая, когда инициатором является работодатель (ст. 11 Закона об отпусках и ст. 80 КЗоТ). Для этого нужно письменное согласие работника.

Если же просит сам работник и при этом он не имеет оснований для использования ежегодного отпуска в удобное для него время (не относится к категориям работников, указанных в ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках), то это можно сделать по обоюдному согласию.

Для этого нужны заявление работника о предоставлении отпуска вне графика и соответствующий приказ руководителя учреждения о предоставлении ежегодного отпуска.

Также целесообразно будет внести изменения в график отпусков. Если в форме графика, разработанной в вашем учреждении, есть графа «Примечания» (или ее аналог), то о переносе отпуска можно указать там.

Уведомление и приказ. В общем случае работодатель обязан в письменном виде сообщить работнику о дате начала отпуска. Сделать это надо не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока (ч. 5 ст. 79 КЗоТ и ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках).

Можно оформить и вручить работнику отдельное уведомление или же ознакомить работника под подпись с приказом о предоставлении ему отпуска. Эти документы, как правило, составляют в произвольной форме.

В то же время типовая форма приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (№ П-3) утверждена приказом № 489. На его основе мы заполнили примерный приказ (см. рис. 1). Он составляется на основании графика отпусков. Впрочем, приказ о предоставлении отпуска можно разработать и в произвольной форме, включив в него все реквизиты типовой формы № П-3 и придерживаясь ДСТУ 4163-2003 «Требования к оформлению документов». Такой приказ также нужно составить не позднее чем за 2 недели до начала отпуска.

Рис. 1. Приказ о предоставлении отпуска

На основании такого приказа отдел кадров вносит информацию об отпуске, который предоставляется работнику, в раздел V «ОТПУСКА» личной карточки (типовая форма № П-2, утвержденная приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 г. № 495), а бухгалтерия рассчитывает сумму отпускных.

Заявление. Если работник идет в отпуск по графику, то подавать заявление о предоставлении ему отпуска нет необходимости.

Но если же отпуск понадобился в другое время (не по графику), например как в случае с нынешним карантином, то такое заявление подать нужно. Срок его подачи законодательно не установлен. Но он связан со сроком выплаты отпускных.

Напомним, что отпускные нужно выплатить не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 115 КЗоТ, ст. 21 Закона об отпусках, письмо Минсоцполитики от 02.10.2019 г. № 1432/0/206-19). А это значит, что заявление должно попасть к руководству хотя бы за 4 календарных дня до начала отпуска.

Если выплатить отпускные за 3 дня до начала отпуска не получается, то нужно получить от работника согласие на выплату их в более поздний срок. Или же такую информацию он может сразу указать в заявлении о предоставлении отпуска.

Заметим, что 3-дневный срок выплаты отпускных является общим. Например, для педагогических работников имеем подтверждение от Минсоцполитики в письме от 14.06.2019 г. № 920/0/206-19 (см. «Оплата труда», 2019, № 12, с. 7).

Установленной формы заявления нет. Поэтому ее можно оформить произвольно. Пример заявления мы привели на рис. 2.

Рис. 2. Заявление на предоставление ежегодного основного отпуска


Как мы уже указывали, для оформления приказа о предоставлении отпуска можно использовать форму № П-3, а можно составить его в произвольной форме. На примере предоставления отпуска не по графику по просьбе работника приведем образец такого «произвольного» приказа (рис. 3).

Рис. 3. Приказ о предоставлении отпуска не по графику

Заметим, что в таком внеплановом случае приказ составляется не на основании графика, а на основании заявления работника.

Во-первых, если работодатель в установленный срок не предупредит работника о начале отпуска, тот может пожелать перенести отпуск на другой период (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ и п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках).

Во-вторых, работодателя могут оштрафовать в размере 1 МЗП (на сегодняшний день — 4723 грн) на основании ст. 265 КЗоТ. Этот штраф налагают специалисты Гоструда за «нарушение других требований трудового законодательства».

Подробнее о «трудовых» штрафах вы можете узнать из журнала «Бюджетная бухгалтерия», 2020, № 13, с. 19.

В-третьих, отсутствие графика отпусков и уведомлений (приказов) может грозить должностным лицам учреждения-работодателя административным штрафом в размере от 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КУоАП).

Как обезопасить себя в ситуации, когда работник отказывается подписывать график и/или уведомление, приказ о предоставлении отпуска? Надо составить акт об отказе от подписания этих кадровых документов (в произвольной форме). Таким образом вы подтвердите, что действительно пытались проинформировать работника о сроках его отпуска, но он проигнорировал такие предостережения.

Общие отпускные правила

Продолжительность отпуска. Рассчитывают продолжительность ежегодных отпусков в календарных днях независимо от режимов и графиков работы учреждения (ст. 5 Закона об отпусках).

То есть, например, работа на условиях неполного рабочего времени не влияет на продолжительность отпуска.

По общему правилу минимальная продолжительность ежегодного основного отпуска составляет 24 календарных дня. При этом продолжительность отработанного рабочего года исчисляют со дня заключения трудового договора, вступления (назначения) на должность (для государственных служащих, должностных лиц местного самоуправления).

В то же время отраслевые нормативно-правовые акты предусматривают большую продолжительность отпуска для некоторых категорий работников. Кому и сколько разрешено отдыхать — смотрите в таблице далее.

Следует помнить, что согласно ч. 2 ст. 5 Закона об отпусках при определении продолжительности ежегодных отпусков не учитываются праздничные и нерабочие дни, указанные в ст. 73 КЗоТ. То есть если на период ежегодного отпуска приходятся праздничные и нерабочие дни, то такие дни добавляются к ежегодному отпуску и работник отдыхает дольше, но эти дни не оплачиваются.

А вот выходные дни входят в общую продолжительность отпусков как любые другие календарные дни. Общая продолжительность ежегодных основного и дополнительных отпусков за отработанный рабочий год не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах, — 69 календарных дней (ч. 3 ст. 10 Закона об отпусках).

Если работник накопил дни отпуска за несколько лет, то он может отдыхать и больше 59 (69) дней.

Однако здесь следует быть осторожным, ведь есть подводные камни в виде трудовых штрафов за тех работников, которые не отдыхали более 2 лет подряд. Об этом — далее.

Неотгулянные отпуска. Часть 5 ст. 11 Закона об отпусках содержит требования о непредоставлении работникам ежегодных отпусков. В частности, запрещается:

• не предоставлять ежегодные отпуска полной продолжительности в течение 2 лет подряд;

• не предоставлять ежегодные отпуска в течение рабочего года лицам до 18 лет и работникам, которые имеют право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями труда или с особым характером труда.

Ответственность за нарушение этих норм несет работодатель.

Непредоставление работнику ежегодных отпусков расценивается как «нарушение других требований трудового законодательства», за что предусмотрены штраф на учреждение-работодателя в размере 1 МЗП (ст. 265 КЗоТ) и админштраф на должностных лиц учреждения в размере от 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КУоАП).

Если работник не желает воспользоваться днями причитающегося ему ежегодного отпуска и уважительных причин для этого у него нет, то работодатель имеет право в пределах, установленных графиком, без заявления работника издать приказ о предоставлении ему отпуска. На это обратило внимание Минсоцполитики в письме от 21.06.2012 г. № 207/13/116-12 (ср. ).

Деление на части. Ежегодный отпуск можно делить на части. При этом ст. 12 Закона об отпусках устанавливает некоторые правила такого деления:

• оно проводится по просьбе работника и с ведома работодателя;

• основная часть отпуска — не менее 14 календарных дней. Не обязательно в первую очередь использовать неделимую часть отпуска (14 к. дн.);

• неиспользованную часть ежегодного отпуска нужно предоставить работнику до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск. При этом его можно предоставить с любого дня недели, независимо от того, в какой из дней недели закончилась предыдущая использованная его часть.

С целью недопущения потерь рабочего времени, учитывая производственные обстоятельства, работодатель может не согласиться разделить отпуск так, как того желает работник. Можно предложить работнику свои условия деления ежегодного отпуска или не делить его вообще (письмо Минтруда от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10).

Продление и перенос. В соответствии с ч. 2 ст. 80 КЗоТ и ч. 2 ст. 11 Закона об отпусках ежегодный отпуск должен быть перенесен на другой период или продлен, в частности, в случае:

1) временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке;

2) выполнения работником государственных или общественных обязанностей, если согласно законодательству он подлежит освобождению на это время от основной работы с сохранением заработной платы;

3) наступления срока отпуска в связи с беременностью и родами;

4) совпадения ежегодного отпуска с отпуском в связи с обучением.

Если причины, обусловившие перенос отпуска на другой период, наступили во время его использования, то неиспользованная часть ежегодного отпуска предоставляется после окончания действия причин, которые его прервали, или по соглашению сторон переносится на другой период (ч. 4 ст. 80 КЗоТ и ч. 4 ст. 11 Закона об отпусках).

Помните: если работник в период ежегодного отпуска ухаживает за больным ребенком или другим членом семьи, то на дни такого больничного отпуск не продлевается.

Непрерывная часть + перенос. Мы напомнили о правилах предоставления непрерывной 14-дневной части и переноса при наступлении временной нетрудоспособности. А как быть, если работник оформил отпуск на 14 календарных дней, но фактически отгулял лишь 10 дней, а остаток перенес из-за болезни. И дальше отпуск использовал, взяв 4 и 10 дней.

То есть по сути непрерывно 14 дней не отгуляны. Является ли это нарушением ч. 1 ст. 12 Закона об отпусках?

По мнению Минсоцполитики, нет. В письме от 25.07.2019 г. № 1115/0/206-19 специалисты Министерства отметили, что требование о предоставлении основной непрерывной части ежегодного отпуска не менее 14 календарных дней выполняется на этапе предоставления отпуска. Таким образом, поскольку работник уже начал использовать отпуск, предоставленный ему на 14 дней, то в описанном случае не будет нарушения требований ч. 1 ст. 12 Закона об отпусках (подробности — в журнале «Оплата труда», 2019, № 16, с. 9).

Отзыв из отпуска. В соответствии с ч. 8 ст. 79 КЗоТ и ч. 3 ст. 12 Закона об отпусках отозвать работника из ежегодного отпуска можно. Но при этом есть несколько «только»:

• только из ежегодного отпуска: основного или дополнительного. Например, из отпуска «за свой счет» отозвать нельзя (письмо Минсоцполитики от 17.10.2016 г. № 576/13/116-16);

• только с согласия работника;

• только для предотвращения стихийного бедствия, предотвращения производственной аварии, немедленного устранения последствий стихийного бедствия или производственной аварии, предотвращения несчастных случаев, простоя, гибели или порчи имущества учреждения, в других случаях, предусмотренных законодательством.

В отзыве из отпуска есть обратная сторона медали: работник может сам прервать отпуск. Для этого нужны согласие работодателя и заявление работника. На основании заявления издается приказ о прерывании ежегодного отпуска и допуске работника к работе, а также о переносе части отпуска, которая осталась неиспользованной, на другой период. При этом также нужно помнить о том, что работник должен непрерывно отгулять 14 календарных дней.

Новички. По общему правилу в первый год работы право на ежегодный отпуск полной продолжительности возникает у работника после окончания 6 месяцев непрерывной работы. До окончания этого срока предоставить отпуск можно, но его продолжительность определяют пропорционально времени, отработанному у этого работодателя.

Исключением из правила являются лица, перечисленные в ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках, в частности, женщины перед/после отпуска в связи с беременностью и родами; женщины, у которых двое или более детей в возрасте до 15 лет или ребенок с инвалидностью; работники с инвалидностью; мужчины, жены которых находятся в отпуске в связи с беременностью и родами; совместители — одновременно с отпуском по основному месту работы и некоторые другие. Им отпуск полной продолжительности предоставляется до наступления 6-месячного срока работы. О нюансах предоставления ежегодного отпуска работнику-новичку читайте в журнале «Бюджетная бухгалтерия», 2019, № 10, с. 29.

Кроме того, п. 2 Порядка № 346 также установлено: педагогическим работникам заведений образования ежегодный основной отпуск полной продолжительности, определенной в приложении к этому Порядку, в первый и следующие годы предоставляется в период летних каникул независимо от времени приема их на работу.

Предоставлять педагогу-новичку в первый год работы ежегодный основной отпуск продолжительностью, определенной пропорционально отработанному времени, законодательно необоснованно (см. письмо Минсоцполитики от 10.02.2015 г. № 51/13/116-15). Правило пропорциональности применяется лишь при увольнении педработников (п. 6 Порядка № 346). В связи с введением карантина может возникнуть вопрос о предоставлении ежегодных отпусков педагогическим работникам до наступления летних каникул.

Как показывает практика, педработники на время карантина без работы не сидят: они выполняют другую организационно-методическую, научную работу и/или ведут дистанционное обучение получателей образования. В то же время некоторые педагоги, например воспитатели ЗДО, могут использовать или уже использовали часть своего отпуска. Основание — «антивирусный» Закон № 530. Напомним, что с 1 января 2020 года продолжительность ежегодного основного отпуска воспитателей ЗДО, независимо от групп детей, с которыми они работают, составляет 56 календарных дней (см. журнал «Бюджетная бухгалтерия», 2019, № 32, с. 9).

Совместители. Работники, которые трудятся в учреждении по совместительству (как внутреннему, так и внешнему), имеют право на ежегодный основной отпуск полной продолжительности: как по основному месту работы, так и по совместительству (ст. 2 Закона об отпусках). Тот факт, что они работают в режиме неполного рабочего времени, на установленную продолжительность ежегодного отпуска не влияет.

Как уже указано выше, в первый год работы совместителю (по его желанию) можно предоставить ежегодный отпуск до наступления 6-месячного срока непрерывной работы, но только одновременно с отпуском по основному месту работы.

Отпускной стаж. По общему правилу стаж работы, дающий право на ежегодный отпуск, исчисляют с первого дня приема работника на работу к каждому конкретному работодателю.

Исключением является ситуация, когда работник принят по переводу из другого учреждения (организации) и при этом полностью или частично не использовал ежегодные основной и дополнительные отпуска и не получил за них денежную компенсацию. В этом случае в стаж работы, дающий право на ежегодные отпуска на новом месте работы, засчитывают время, за которое он не использовал эти отпуска по предыдущему месту работы (ч. 3 ст. 9 Закона об отпусках).

Периоды, которые входят в отпускной стаж, перечислены в ст. 82 КЗоТ и ст. 9 Закона об отпусках:

• время фактической работы (в том числе на условиях неполного рабочего времени) в течение рабочего года, за который предоставляется отпуск. Например, время работы женщины, которая работает в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет на условиях неполного рабочего времени;

• время, когда работник фактически не работал, но за ним согласно законодательству сохранялись место работы (должность) и заработная плата полностью или частично (в том числе время оплаченного вынужденного прогула, вызванного незаконным увольнением или переводом на другую работу). Например, периоды освобождения от работы в связи с призывом (приемом) на военную службу (ст. 119 КЗоТ);

• время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) и ему выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию, за исключением отпуска для ухода за ребенком до достижения им 3 лет. Например, период отпуска в связи с беременностью и родами и временной нетрудоспособности;

• время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) и ему не выплачивалась заработная плата в порядке, определенном ст. 25 и 26 Закона об отпусках. То есть период отпуска «за свой счет», который предоставляется по желанию работника (например, пенсионерам и лицам с инвалидностью) и по договоренности сторон, в том числе на время карантина. Исключение — период отпуска «за свой счет» для ухода за ребенком до достижения им 6, 16, 18 лет по медицинскому заключению (п. 4 ч. 1 ст. 9 Закона об отпусках);

• время обучения новым профессиям (специальностям) лиц, уволенных в связи с изменениями в организации производства и труда, в том числе в связи с ликвидацией, реорганизацией или перепрофилированием учреждения (организации), сокращением численности или штата работников;

• время обучения с отрывом от производства продолжительностью менее 10 месяцев на дневных отделениях профессионально-технических учебных заведений;

• другие периоды работы, предусмотренные законодательством.