Каждый год Женя Лукашин с друзьями ходит в баню (х/ф «Ирония судьбы, или С легким паром»). Бухгалтеры тоже парятся. Но не в бане. А с годовым перерасчетом НДФЛ.
Напомним, что перерасчет нужно проводить по всем наемным работникам, которые числятся у работодателя по состоянию на 31.12.2020 г.
Конечно, бухгалтер не должен это делать конкретно 31 декабря с бокалом новогоднего шампанского в руках. Уже за несколько недель до указанной даты известен список работников, по которым нужно провести перерасчет.
Отдельное внимание нужно уделить работникам, принятым в текущем году.
По ним перерасчет проводят при начислении зарплаты за декабрь 2020 года.
«Проверку» начинают с месяца приема их на работу к этому работодателю. То есть месяцы работы в отчетном году у предыдущего работодателя во внимание не берутся.
Уже много лет правила НДФЛ-перерасчета остаются неизменными.
Пошаговый алгоритм перерасчета вы найдете в журнале «Бюджетная бухгалтерия», 2018, № 46, с. 24.
А сегодня уделим внимание вопросу, который поступил на электронную почту нашей редакции: как правильно учесть переходящие и доначисленные больничные и отпускные?
Переходящие выплаты в пределах года
Согласно абз. 3 п.п. 169.4.1 НКУ, если налогоплательщик получает доходы в виде зарплаты за период ее сохранения согласно законодательству, в том числе за время отпуска или больничного, то с целью определения предельной суммы дохода, дающего право на получение налоговой социальной льготы (НСЛ), и в других случаях их налогообложения такие доходы (их часть) включают в соответствующие налоговые периоды их начисления.
Руководствоваться этой нормой нужно так:
• отпускные, больничные (в том числе переходящие из одного месяца в другой) и доначисления таких выплат за предыдущие периоды являются выплатами за период сохранения среднего заработка. То есть их нужно относить к месяцам, за которые они начислены;
• суммы доначисленной зарплаты, матпомощи, премий, индексации за предыдущие периоды не относятся к сохраненным выплатам. Поэтому их нужно включать в зарплату того месяца, в котором их фактически начислили (доначислили).
Чтобы лучше понять это правило, давайте разберем пример.
Пример. Работница Понаровская В. Ю. имеет право на НСЛ как мать двоих детей в возрасте до 18 лет. В 2020 году размер льготы для нее составляет 2102 грн (1051 грн х 2 детей). А размер предельного дохода, дающего право на ее применение, равен 5880 грн (2940 грн х 2 детей). Зарплата за месяц составляет 5560 грн.
В июле ей были начислены отпускные за период ежегодного основного отпуска с 13.07.2020 г. по 05.08.2020 г. в сумме 4396,10 грн, в том числе за дни отпуска, приходящиеся на июль, — 3480,25 грн, за дни отпуска, приходящиеся на август, — 915,85 грн.
При этом в сентябре 2020 года обнаружили ошибку и работнице были доначислены отпускные за период отпуска в июле — августе 2020 года в сумме 240 грн (в том числе за дни отпуска, приходящиеся на июль, — 190 грн, за дни отпуска, приходящиеся на август, — 50 грн).
В ноябре ей были начислены больничные в сумме 2557,10 грн (болела с 27.10.2020 г. по 09.11.2020 г.), в том числе за дни болезни в октябре — 913,25 грн и за дни болезни в ноябре — 1643,85 грн.
В ноябре старшей дочке работницы исполнилось 18 лет.
Месяц | Фактически, грн | Перерасчет, грн | ||||
Зарплата | НСЛ | НДФЛ | Уточненная зарплата | НСЛ | НДФЛ | |
Январь | 5560,00 | 2102,00 | 622,44 | 5560,00 | 2102,00 | 622,44 |
Февраль | 5560,00 | 2102,00 | 622,44 | 5560,00 | 2102,00 | 622,44 |
Март | 5560,00 | 2102,00 | 622,44 | 5560,00 | 2102,00 | 622,44 |
Апрель | 5560,00 | 2102,00 | 622,44 | 5560,00 | 2102,00 | 622,44 |
Май | 5560,00 | 2102,00 | 622,44 | 5560,00 | 2102,00 | 622,44 |
Июнь | 5560,00 | 2102,00 | 622,44 | 5560,00 | 2102,00 | 622,44 |
Июль | 6330,011 | —2 | 1139,40 | 5604,169 | 2102,00 | 630,39 |
Август | 4726,003 | 2102,00 | 472,32 | 5691,8510 | 2102,00 | 646,17 |
Сентябрь | 5800,004 | 2102,00 | 665,64 | 5560,0011 | 2102,00 | 622,44 |
Октябрь | 4500,955 | 2102,00 | 431,81 | 5414,2012 | 2102,00 | 596,20 |
Ноябрь | 6528,536 | —7 | 1175,14 | 5615,2813 | 2102,0014 | 632,39 |
Декабрь | 5560,00 | —8 | 1000,80 | 5560,00 | 2102,0014 | 622,44 |
Итого | 66805,49 | — | 8619,75 | 66805,49 | — | 7484,67 |
1 Зарплата за июль составила 1933,91 грн (5560 грн : 23 раб. дн. х 8 раб. дн.). Сумма отпускных, начисленных в июле, — 4396,10 грн. Итого в июле начислено 6330,01 грн.
2 В июле не была применена НСЛ в связи с превышением НСЛ-дохода. При перерасчете выяснено, что это сделано ошибочно.
3 Зарплата за август составила 4726 грн (5560 грн : 20 раб. дн. х 17 раб. дн.).
4 Зарплата за сентябрь составила 5800 грн: зарплата за отработанное время за сентябрь 2020 года — 5560 грн + сумма доначисленных отпускных за дни отпуска в июле — августе 2020 года — 240 грн.
5 Зарплата за октябрь составила 4500,95 грн (5560 грн : 21 раб. дн. х 17 раб. дн.).
6 Зарплата за ноябрь составила 6528,53 грн: зарплата за отработанное время за ноябрь 3971,43 грн (5560 грн : 21 раб. дн. х 15 раб. дн.) + 2557,10 грн (общая сумма больничных за октябрь — ноябрь).
7 В ноябре НСЛ не применена из-за того, что доход превысил допустимый предел (5880 грн). При перерасчете выяснено, что это ошибочно. При этом НСЛ не «забирают» из-за того, что старшая дочка в ноябре достигла 18 лет.
8 В декабре ошибочно не была применена НСЛ из-за того, что старшая дочка уже совершеннолетняя.
9 В июле работнице были начислены отпускные за дни «переходящего» отпуска в сумме 4396,10 грн. Часть этих отпускных (3480,25 грн) оставляем в составе заработной платы за июль, а часть (915,85 грн) относим к зарплате августа. Кроме того, учитываем, что в сентябре работнице доначислили отпускные в сумме 240 грн, в том числе за дни отпуска в июле — 190 грн, за дни отпуска в августе — 50 грн. Эти доначисленные части отпускных также относим в состав зарплаты за июль и август соответственно. В итоге зарплата за июль с учетом перераспределения составит 5604,16 грн (1933,91 + 3480,25 + 190).
10 Отпускные за август в сумме 915,85 грн, начисленные в июле, относим к зарплате августа. К августовской зарплате также относим доначисленную за август сумму отпускных (50 грн). В итоге зарплата за август составит 5691,85 грн (4726,00 + 915,85 + 50).
11 В сентябре работнице, кроме зарплаты за отработанные дни (5560 грн), были доначислены отпускные за дни отпуска в июле — августе (240 грн). Доначисленные отпускные уже отнесены выше к месяцам, за которые они доначислены. Поэтому зарплата за сентябрь составляет 5560 грн.
12 Больничные за октябрь относятся к октябрю. Поэтому сумма октябрьской зарплаты составляет 5414,20 грн = 4500,95 грн (основная зарплата за октябрь) + 913,25 грн (больничные за октябрь).
13 Больничные за ноябрь относятся к ноябрю. Поэтому сумма зарплаты за ноябрь составляет 5615,28 грн = 3971,43 грн (основная зарплата за ноябрь) + 1643,85 грн (больничные за ноябрь).
14 Право на НСЛ утрачивается только с года, следующего за годом, в котором ребенку исполнилось 18 лет (абз. 1 п.п. 169.3.3 НКУ). Поэтому если доход не превышает допустимый НСЛ-предел, то в ноябре и декабре еще необходимо применять НСЛ.
По результатам годового перерасчета — 2020 сумма излишне удержанного НДФЛ составила 1135,08 грн (7484,67 - 8619,75). Ее необходимо вернуть работнице. Для этого нужно уменьшить декабрьский размер НДФЛ на сумму НДФЛ по перерасчету. Поскольку сумма к возврату вышла больше, чем сумма декабрьского НДФЛ, в декабре налог составит 0,00 грн. На остаток излишне удержанного НДФЛ (512,64 грн (1135,08 - 622,44)) уменьшим сумму январского НДФЛ.
Переходящие выплаты между годами
Также при определении права на НСЛ следует обратить внимание на выплаты по «средней», которые переходят с 2020-го в 2021-й год. Для определения права на НСЛ за декабрь при перерасчете отпускные за дни декабря 2020 года учитываются в составе зарплаты за декабрь. Январская сумма отпускных для определения права на НСЛ будет прибавлена к зарплате за январь 2021 года.
С теми больничными, которые переходят из года в год, ситуация немного иная, поскольку они будут начислены уже в следующем году, в отличие от отпускных, выплачиваемых заранее (в текущем году). Например, работнику начислены переходящие больничные за декабрь 2020 года — январь 2021 года. Для целей налогообложения и определения права на НСЛ такие больничные на момент начисления также нужно «разбрасывать» на доходы этих двух месяцев. Но обратите внимание, что момент начисления будет уже в 2021 году, когда работник предоставит закрытый больничный лист.
Допустим, в декабре 2020 года работнику была предоставлена НСЛ. А после присоединения к сумме дохода декабрьских больничных в этом месяце право на НСЛ было утрачено. Это не считается ошибкой, поэтому оснований для подачи уточняющего Налогового расчета по форме № 1ДФ за 4 квартал 2020 года нет. Соответствующая сумма НДФЛ доудерживается во время годового перерасчета за 2021 год в обычном порядке.