Можно ли отказаться?
Для работника запланирована командировка. И первый вопрос, который вы можете услышать от него: «А можно не ехать?».
Что же, давайте с этим разберемся.
Законодательство Украины не предусматривает особый порядок направления в командировку работников во время карантина. А значит, такая командировка происходит на общих основаниях.
Местные управления Гоструда1 обращали не раз на это внимание еще весной.
Их разъяснения не теряют актуальности и сегодня.
Напомним, что служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. При этом обязательно должны быть документы, подтверждающие связь служебной командировки с основной деятельностью учреждения (абз. 1 п. 1 разд. І Инструкции № 592).
2 Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.
Согласно ст. 21 КЗоТ трудовой договор — это соглашение между работником и учреждением, по которому:
• работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, придерживаться внутреннего трудового распорядка;
• учреждение обязуется выплачивать работнику зарплату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.
Поэтому служебная командировка, в которую работника направляют по распоряжению руководителя учреждения для выполнения работы, обусловленной трудовым договором, является для него обязательной.
В то же время на защите работника стоит ст. 31 КЗоТ. Согласно этой статье руководитель учреждения не имеет права требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. То есть эта норма сработает лишь тогда, когда работника направляют в командировку для выполнения работы, которая противоречит трудовому и/или коллективному договору.
Также ст. 176 КЗоТ запрещает командировать при любых условиях беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет. Если женщина имеет ребенка (детей) в возрасте от 3 до 14 лет или ребенка (детей) с инвалидностью, такую работницу можно направить в командировку, но только с ее согласия (ст. 177 КЗоТ).
Описанные запреты и ограничения на командировку также касаются отцов, которые воспитывают детей без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном заведении), опекунов (попечителей), одного из приемных родителей, одного из родителей-воспитателей (ст. 1861 КЗоТ).
Поэтому выходит так: если работника не запрещает направлять в командировку КЗоТ или трудовой/коллективный договор, то его можно командировать. При этом если он без уважительных причин отказывается поехать в командировку для выполнения работы, обусловленной трудовым договором, то это может рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины.
К сожалению, перечень уважительных причин на законодательном уровне не закреплен. Поэтому в каждом конкретном случае руководитель должен определить, достаточно ли уважительной является причина отказа.
Но можно ли считать уважительной причиной действующие карантинные запреты и ограничения?
Допустим, что работник должен придерживаться самоизоляции. Например, он контактировал с больным COVID-19 или сам болеет им в легкой форме (п. 20 постановления № 6413). Отказ такого работника от командировки, по нашему мнению, является полностью обоснованным. А причина отказа — уважительной. Ведь нарушителям правил карантина грозит ответственность.
3 Постановление КМУ «Об установлении карантина и введении усиленных противоэпидемических мер на территории со значительным распространением острой респираторной болезни COVID-19, вызванной коронавирусом SARS-CoV-2» от 22.07.2020 г. № 641.
Если вопрос командировки с работником согласован, то его нужно максимально обезопасить. Ведь работник, который исполняет трудовые обязанности, имеет право на безопасные условия труда в соответствии со ст. 6 Закона об охране труда4. Поэтому работник с целью предотвращения инфицирования коронавирусом вправе требовать от работодателя средства защиты, в частности антисептические и дезинфицирующие средства, защитные маски и перчатки. Также его нужно проинформировать о профилактических мерах.
4 Закон Украины «Об охране труда» от 14.10.92 г. № 2694-XII.
Отменили командировку
Командировка «сорвалась» еще до ее начала. Но документы уже оформлены, билеты куплены. Что делать?
Оформляем приказ об отмене командировки. В нем следует указать причину такого решения (это может быть усиление карантина, перенос переговоров, отмена мероприятия, болезнь работника и т. п.). В этом документе следует сослаться на ранее изданный приказ о командировке.
«Головная боль» работника — возврат приобретенных билетов. Нужно обязательно получить документы на возврат, подтверждающие понесенные в связи с этим расходы.
При возврате билетов компании-перевозчики обычно удерживают штрафы/часть стоимости билета. Возмещать ли работнику такие удержанные суммы?
Да, это можно сделать. Согласно п. 12 разд. II и п. 11 разд. III Инструкции № 59 расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя учреждения:
1) если на то были уважительные причины (в частности, решение об отмене командировки) и
2) при наличии документов, подтверждающих стоимость таких расходов.
Если работнику компенсируют удержанные перевозчиком суммы, об этом нужно указать в приказе об отмене командировки.
Работник подает Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет5 (далее — авансовый отчет).
5 Форма Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утверждена приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.
Также работник должен вернуть неизрасходованную сумму аванса.
Обратите внимание: Инструкция № 59 дает на все про все 3 банковских дня со дня принятия решения об отмене командировки (п. 11. разд. II и п. 18 разд. III Инструкции № 59).
Но возврат билетов и получение денег за неудачное путешествие могут затянуться. Поэтому работник может не успеть «закрыть» командировку в 3-дневный срок.
Чем это грозит?
Как таковой ответственности за несвоевременную подачу авансового отчета и возврат неиспользованных сумм нет. После отмены Указа Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 к учреждению не применяются и финансовые санкции за нарушение кассовой дисциплины. В то же время есть опасность удержания НДФЛ и ВС исходя из суммы остатка неизрасходованных или излишне израсходованных средств (не подтвержденных документально).
То есть, если:
• работник успеет подать авансовый отчет и вернуть деньги до окончания месяца, на который приходится предельный срок возврата, — налоговых последствий для него не будет;
• не вернет излишне потраченные деньги в установленный срок и не подаст отчет, то из всей суммы, на которую должен быть составлен авансовый отчет, следует удержать НДФЛ и ВС на основании п.п. 164.2.11 НКУ.
Отозвали из командировки
Работник поехал в командировку. Но вышло так, что нужно вернуться ранее запланированного срока. Отзыв из командировки — ситуация, похожая на ее отмену, которую мы рассмотрели выше.
В этом случае нужно издать приказ о прерывании командировки и отзыве из нее работника. В этом документе следует указать причины прерывания командировки и новую дату ее окончания.
Если работник уже успел купить билеты на обратную дорогу, то их нужно будет сдать. Документы о возврате билетов следует приложить к авансовому отчету. Кроме того, работник должен предоставить еще и документы, подтверждающие покупку новых билетов.
В какие сроки работник должен подать авансовый отчет? В отличие от командировки, в которую работник так и не поехал, при досрочном возвращении действуют общие правила подачи отчета.
Сроки подачи авансового отчета установлены п. 11 разд. ІІ и п. 17 разд. ІІІ Инструкции № 59, а также пп. 170.9.2, 170.9.3 НКУ.
ВАЖНО!
Большинству работников бюджетной сферы аванс на командировку разрешено выдавать только в безналичной форме.
Такое требование действует еще с 09.11.2019 г. Именно тогда вступили в силу изменения, внесенные в постановление № 986 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2020, № 3, с. 44).
6 Постановление КМУ «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98.
Аванс перечисляется на:
• текущий счет работника, операции по которому могут проводиться с использованием платежных карт;
• счет учреждения, направляющего работника в командировку, операции по которому могут осуществляться с использованием корпоративных платежных карт.
То есть аванс можно перечислять на личный или на корпоративный (в частности, для тех одиночных случаев, когда работники не имеют платежных карт) счет работника.
Наличными разрешено выдавать аванс только работникам, которых в командировку направляют государственные органы и воинские формирования, образованные ими в установленном порядке учреждения и организации, на которые законодательством возложены задачи и полномочия по разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности.
Итак, работник должен подать отчет о командировке в такие сроки:
• до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, — если аванс перечислили на личную платежную карту или выдали наличными;
• до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки — если работник тратил наличные, снятые с корпоративной платежной карты;
• в течение 10 банковских дней после завершения командировки (до 20 банковских дней — при наличии уважительных причин) — если работник расплачивался корпоративной платежной картой (безналичные расчеты).
«Застрял» в командировке
В командировке может случиться форс-мажор: задерживается или отменено отправление автобуса, поезда, самолета, нужно еще решить рабочие задачи. В общем, может случиться что угодно. Особенно в нестабильное «карантинное» время.
В таком случае мы говорим о вынужденной задержке в командировке.
На этот случай в п. 10 разд. ІІ и п. 4 разд. ІІІ Инструкции № 59 прописан порядок действий. И здесь есть несколько ключевых моментов:
• задержка вынужденная и по независящим от работника причинам;
• есть оригиналы подтверждающих документов;
• есть разрешение руководителя.
Когда командированный работник возвращается к месту постоянной работы, он подает руководителю докладную записку, где объясняет причины задержки в командировке. На основании докладной записки работника издается приказ (распоряжение) руководителя. Формы таких документов законодательно не утверждены. Поэтому их можно составить произвольно.
Причина задержки признана уважительной? Тогда время задержки фактически является командировкой и оплачивается по всем правилам. Следовательно, командированному работнику надо выплатить суточные и средний заработок за время задержки, компенсировать расходы на наем жилого помещения, проезд по месту командировки и стоимость билета. Опять же могут быть дополнительные расходы из-за возврата билетов на ранее запланированный отъезд. Что с ними делать — мы уже разобрались выше.
Имейте в виду: за время задержки в командировке без уважительных причин работнику не выплачивается зарплата, не возмещаются суточные, расходы на наем жилого помещения и другие расходы (абз. 3 п. 10 разд. II и абз. 5 п. 4 разд. III Инструкции № 59).
Действующим законодательством также не предусмотрена возможность предоставить работнику во время пребывания в командировке отпуск, в том числе за свой счет. Об этом говорится в письме Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854.
ВАЖНО!
В общем случае срок пребывания работника в командировке с учетом задержки не должен превышать 30 календарных дней (по Украине) или 60 календарных дней (за границу).
Такие сроки предусмотрены п. 6 постановления № 98. Особый случай действует тогда, когда работник задержался в командировке из-за болезни. В таком случае дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включаются (абз. 3 п. 9 разд. II Инструкции № 59). То есть период болезни не входит в предельные 30 (60) дней.
Заболел в командировке
Что делать, если работник заболел в командировке? В этом случае также имеет место задержка в командировке. И безусловно по уважительной причине.
После возвращения работник в обычном порядке заполняет и подает авансовый отчет. К отчету он прилагает:
• оригиналы документов, подтверждающих понесенные в связи с командировкой расходы;
• докладную записку о причине задержки в командировке;
• больничный лист.
Лицам, у которых временная нетрудоспособность наступила вне постоянного места жительства, в частности в командировке, листок нетрудоспособности выдается по месту их временного пребывания с разрешения главного врача. Этот документ удостоверяется подписью главного врача (подпись ставят в графе «Выдачу листка нетрудоспособности разрешаю») и печатью лечебно-профилактического заведения (пп. 1.10, 1.11 Инструкции № 4557, п. 3.8 Инструкции № 5328).
7 Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом Минздрава от 13.11.2001 г. № 455.
8 Инструкция о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденная приказом Минздрава, Минсоцполитики, ФСС по ВПТ, Фонда «несчастных случаев» от 03.11.2004 г. № 532/274/136-ос/1406.
Если работник заболел в заграничной командировке, то действовать следует согласно п. 4 разд. ІІІ Инструкции № 59. После возвращения работника документ о временной нетрудоспособности, выданный в стране командировки, подлежит обмену в лечебных заведениях по месту жительства или работы на листок нетрудоспособности установленного в Украине образца.
На основании указанных документов оформляется приказ (распоряжение) руководителя учреждения о продлении командировки.
Согласно п. 9 разд. II Инструкции № 59 в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях в течение всего времени, пока он не может выполнять служебные поручения или вернуться к месту постоянного жительства:
1) возмещают расходы на наем жилого помещения. Здесь есть исключение — стационарное лечение. За период, когда командированный работник находится на стационарном лечении, «жилые» расходы не возмещают;
2) выплачивают суточные.
ВНИМАНИЕ!
Возмещение расходов на жилье и выплата суточных осуществляются не более 2 месяцев.
Нормой абз. 3 п. 9 разд. II Инструкции № 59 закреплено, что за период временной нетрудоспособности командированному работнику на общих основаниях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Основанием для этого является предоставленный работником больничный лист.
Как отражать дни болезни, которые совпали с периодом командировки, в Табеле учета использования рабочего времени? Для кодировки в Табеле дней командировки применяют код «ВД» (07), а оплачиваемые дни болезни работника кодируют как «ТН» (26).
Но здесь важно помнить, что дни болезни, приходящиеся на период командировки, не включаются в срок командировки (абз. 3 п. 9 разд. II Инструкции № 59). Поэтому в Табеле дни болезни в командировке, подтвержденные листком нетрудоспособности, следует кодировать «ТН» (26).
