Теми статей
Обрати теми

Відрядження під час карантину

Жиленко Катерина, експерт з оплати праці та трудового законодавства
На жаль, підступний коронавірус не здає позиції. Аби стримати його наступ, Уряд посилює карантинні заходи. Проте українські кордони відкриті. Як внутрішні, так і зовнішні. Тому за потреби відправити працівника у відрядження цілком реально. Тож сьогодні ми розглянемо п’ятірку ситуацій, які актуальні при відрядженні під час карантину.

Чи можна відмовитись?

Для працівника заплановане відрядження.

І перше запитання, яке ви можете почути від нього: «А можна не їхати?».

Що ж, давайте з цим розберемось.

Законодавство України не передбачає особливий порядок направлення у відрядження працівників під час карантину. Отже, таке відрядження відбувається на загальних підставах.

Місцеві управління Держпраці1 звертали не раз на це увагу ще навесні. Їх роз’яснення не втрачають актуальності і сьогодні.

1 sumy.dsp.gov.ua/news/top-news/1088-sluzhbovi-vidryadzhennya-pid-chas-karantinu-prava-pratsivnikiv-ta-robotodavtsiv, dsp.gov.ua/khersonshchyna-pro-sluzhbove-vidriadzhennia-pid-chas-karantynu/

Нагадаємо, що службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. При цьому обов’язково мають бути документи, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю установи (абз. 1 п. 1 розд. І Інструкції № 592).

2 Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Згідно зі ст. 21 КЗпП трудовий договір — це угода між працівником та установою, за якою:

• працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, дотримуватись внутрішнього трудового розпорядку;

• установа зобов’язується виплачувати працівнику зарплату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Тож службове відрядження, у яке працівника направляють за розпорядженням керівника установи для виконання роботи, обумовленої трудовим договором, є для нього обов’язковим.

Водночас, на захисті працівника стоїть ст. 31 КЗпП. Згідно з нею керівник установи не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором. Тобто, ця норма спрацює лише тоді, коли працівника направляють у відрядження для виконання роботи, що суперечить трудовому та/або колективному договору.

Також ст. 176 КЗпП забороняє відряджати за будь-яких умов вагітних жінок та жінок, які мають дітей віком до 3 років. Якщо жінка має дитину (дітей) віком від 3 до 14 років або дитину (дітей) з інвалідністю, таку працівницю можна направити у відрядження, але тільки за її згодою (ст. 177 КЗпП).

Описані заборони та обмеження на відрядження також стосуються батьків, які виховують дітей без матері (в тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), опікунів (піклувальників), одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів (ст. 1861 КЗпП).

Тож виходить так: якщо працівника не забороняє направляти у відрядження КЗпП або трудовий/колективний договір, то його можна відряджати.

При цьому якщо він без поважних причин відмовляється поїхати у відрядження для виконання роботи, обумовленої трудовим договором, то це може розглядатись як порушення трудової дисципліни.

На жаль, перелік поважних причин на законодавчому рівні не закріплений. Тож у кожному конкретному випадку керівник має визначити, чи достатньо поважною є причина відмови.

Але чи можна вважати поважною причиною діючі карантинні заборони та обмеження?

Припустимо, що працівник повинен дотримуватись самоізоляції. Наприклад, він контактував із хворим на COVID-19 або сам хворіє на нього у легкій формі (п. 20 постанови № 6413). Відмова такого працівника від відрядження, на нашу думку, є цілком обґрунтованою. А причина відмови — поважною. Адже порушникам правил карантину загрожує відповідальність.

3 Постанова КМУ «Про встановлення карантину та запровадження посилених протиепідемічних заходів на території із значним поширенням гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» від 22.07.2020 р. № 641.

Якщо питання відрядження з працівником погоджено, то його потрібно максимально убезпечити.

Адже працівник, який виконує трудові обов’язки, має право на безпечні умови праці відповідно до ст. 6 Закону про охорону праці4. Тому працівник із метою запобігання інфікуванню коронавірусом вправі вимагати від роботодавця засоби захисту, зокрема антисептичні та дезінфікуючі засоби, захисні маски та рукавички. Також слід проінформувати працівника про профілактичні заходи.

4 Закон України «Про охорону праці» від 14.10.92 р. № 2694-XII.

Скасували відрядження

Відрядження «зірвалось» ще до його початку. Але ж документи уже оформлені, квитки куплені. Що робити?

img 1Оформлюємо наказ про скасування відрядження. У ньому слід зазначити причину такого рішення (це може бути посилення карантину, перенесення переговорів, скасування заходу, хвороба працівника тощо). У цьому документі слід послатись на раніше виданий наказ про відрядження.

«Головний біль» працівника — повернення придбаних квитків. Потрібно обов’язково отримати документи на повернення, що підтверджують понесені у зв’язку з цим витрати.

При поверненні квитків компанії-перевізники зазвичай утримують штрафи/частину вартості квитка. Чи відшкодовувати працівнику такі утримані суми? Так, це можна зробити. Згідно з п. 12 розд. II і п. 11 розд. III Інструкції № 59 витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника установи:

1) якщо на те були поважні причини (зокрема, рішення про скасування відрядження) та

2) за наявності документів, що підтверджують вартість таких витрат.

Якщо працівнику компенсують утримані перевізником суми, про це потрібно зазначити в наказі про скасування відрядження.

img 2Працівник подає Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт5 (далі — авансовий звіт).

5 Форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.

Також працівник має повернути невитрачену суму авансу.

Зверніть увагу: Інструкція № 59 дає на все про все 3 банківських дні з дня ухвалення рішення про скасування відрядження (п. 11. розд. II і п. 18 розд. III Інструкції № 59).

Але ж повернення квитків та отримання грошей за невдалу подорож може затягнутися. Тому працівник може не встигнути «закрити» відрядження у 3-денний строк. Чим це загрожує?

Як такої відповідальності за несвоєчасне подання авансового звіту та повернення невикористаних сум немає. Після скасування Указу Президента України від 12.06.95 р. № 436/95 до установи не застосовуються і фінансові санкції за порушення касової дисципліни.

Водночас є небезпека утримання ПДФО і ВЗ виходячи із суми залишку невитрачених або надмірно витрачених коштів (не підтверджених документально).

Тобто, якщо:

• працівник встигне подати авансовий звіт і повернути гроші до закінчення місяця, на який припадає граничний термін повернення, — податкових наслідків для нього не буде;

не поверне надмірно витрачені гроші у встановлений термін і не подасть звіт, то з усієї суми, на яку має бути складений авансовий звіт, слід утримати ПДФО і ВЗ на підставі п.п. 164.2.11 ПКУ.

Відкликали з відрядження

Працівник поїхав у відрядження. Але вийшло так, що потрібно повернутись раніше запланованого строку. Відкликання з відрядження — ситуація, схожа на його скасування, яку ми розглянули вище.

У цьому випадку потрібно видати наказ про переривання відрядження і відкликання з нього працівника. В цьому документі слід зазначити причини переривання відрядження і нову дату його закінчення.

Якщо працівник уже встиг купити квитки на зворотну дорогу, то їх потрібно буде здати. Документи про повернення квитків слід додати до авансового звіту. Крім того, працівник має надати ще і документи, що підтверджують купівлю нових квитків.
У які строки працівник має подати авансовий звіт? На відміну від відрядження, у яке працівник так і не поїхав, при достроковому поверненні діють загальні правила подання звіту.

Строки подання авансового звіту встановлені п. 11 розд. ІІ та п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59, а також пп. 170.9.2, 170.9.3 ПКУ.

ВАЖЛИВО!

Більшості працівників бюджетної сфери аванс на відрядження дозволено видавати лише у безготівковій формі

Така вимога діє ще з 09.11.2019 р. Саме тоді набрали чинності зміни, внесені до постанови № 986 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2020, № 3, с. 44).

6 Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98.

Аванс перераховується на:

поточний рахунок працівника, операції за яким можуть проводитись із використанням платіжних карток,

рахунок установи, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.

Тобто аванс можна перераховувати на особистий або на корпоративний (зокрема, для тих поодиноких випадків, коли працівники не мають платіжних карток) рахунок працівника.

Готівкою дозволено видавати аванс лише працівникам, яких у відрядження направляють державні органи і військові формування, утворені ними в установленому порядку установи та організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.

Отже, працівник повинен подати звіт про відрядження у такі строки:

• до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем прибуття до місця постійної роботи, — якщо аванс перерахували на особисту платіжну картку або видали готівкою;

• до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження — якщо працівник витрачав готівку, зняту з корпоративної платіжної картки;

• протягом 10 банківських днів після завершення відрядження (до 20 банківських днів — за наявності поважних причин) — якщо працівник розплачувався корпоративною платіжною карткою (безготівкові розрахунки).

«Застряг» у відрядженні

У відрядженні може статись форс-мажор: затримується або скасоване відправлення автобусу, поїзда, літака, потрібно ще вирішити робочі завдання. Словом, може статись будь-що. Особливо у нестабільний «карантинний» час.

У такому випадку ми говоримо про вимушену затримку у відрядженні.

На цей випадок у п. 10 розд. ІІ та п. 4 розд. ІІІ Інструкції № 59 прописаний порядок дій. І тут є декілька ключових моментів:

• затримка вимушена і з незалежних від працівника причин;

• є оригінали підтвердних документів;

• є дозвіл керівника.

Коли відряджений працівник повертається до місця постійної роботи, він подає керівнику доповідну записку, де пояснює причини затримки у відрядженні. На підставі доповідної записки працівника видається наказ (розпорядження) керівника. Форми таких документів законодавчо не затверджені. Тому їх можна скласти довільно.

Причина затримки визнана поважною? Тоді час затримки фактично є відрядженням та оплачується за усіма правилами. Отже, відрядженому працівникові треба виплатити добові і середній заробіток за час затримки, компенсувати витрати на найм житлового приміщення, проїзд за місцем відрядження і вартість квитка.

Знову ж таки можуть бути додаткові витрати через повернення квитків на раніше запланований від’їзд. Що з ними робити — ми вже розібрались вище.

Майте на увазі: за час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується зарплата, не відшкодовуються добові, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (абз. 3 п. 10 розд. II і абз. 5 п. 4 розд. III Інструкції № 59).

Чинним законодавством також не передбачена можливість надати працівникові під час перебування у відрядженні відпустку, у тому числі за свій рахунок. Про це йдеться в листі Мінфіну від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854.

ВАЖЛИВО!

У загальному випадку строк перебування працівника у відрядженні з урахуванням затримки не повинен перевищувати 30 календарних днів (по Україні) або 60 календарних днів (за кордон).

Такі строки передбачені п. 6 постанови № 98. Особливий випадок діє тоді, коли працівник затримався у відрядженні через хворобу. У такому разі дні тимчасової непрацездатності до строку відрядження не включаються (абз. 3 п. 9 розд. II Інструкції № 59). Тобто період хвороби не входять у граничні 30 (60) днів.

Захворів у відрядженні

Що робити, якщо працівник захворів у відрядженні? У цьому випадку також має місце затримка у відрядженні. І безумовно із поважної причини.

Після повернення працівник у звичайному порядку заповнює і подає авансовий звіт.

До звіту він додає:

• оригінали документів, що підтверджують понесені у зв’язку з відрядженням витрати;

доповідну записку про причину затримки у відрядженні;

лікарняний лист.

Особам, у яких тимчасова непрацездатність настала поза постійним місцем проживання, зокрема у відрядженні, листок непрацездатності видається за місцем їх тимчасового перебування з дозволу головного лікаря. Цей документ засвідчується підписом головного лікаря (підпис ставлять у графі «Видачу листка непрацездатності дозволяю») і печаткою лікувально-профілактичного закладу (пп. 1.10, 1.11 Інструкції № 4557, п. 3.8 Інструкції № 5328).

7 Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455.

8 Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена наказом МОЗ, Мінсоцполітики, ФСС з ТВП, Фонду «нещасних випадків» від 03.11.2004 р. № 532/274/136-ос/1406.

Якщо працівник захворів у закордонному відрядженні, то діяти слід згідно з п. 4 розд. ІІІ Інструкції № 59.

Після повернення працівника документ про тимчасову непрацездатність, виданий у країні відрядження, підлягає обміну в лікувальних закладах за місцем проживання чи роботи на листок непрацездатності встановленого в Україні зразка.

На підставі зазначених документів оформлюється наказ (розпорядження) керівника установи про продовження відрядження.

Згідно з п. 9 розд. II Інструкції № 59 у разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах протягом усього часу, поки він не може виконувати службові доручення або повернутися до місця постійного проживання:

1) відшкодовують витрати на найм житлового приміщення. Тут є виняток — стаціонарне лікування. За період, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні, «житлові» витрати не відшкодовують;

2) виплачують добові.

УВАГА!

Відшкодування витрат на житло та виплата добових здійснюються не більше 2 місяців

Нормою абз. 3 п. 9 розд. II Інструкції № 59 закріплено, що за період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності.

Підставою для цього є наданий працівником лікарняний лист.

Як відображати дні хвороби, що збіглися з періодом відрядження, в Табелі обліку використання робочого часу? Для кодування в Табелі днів відрядження застосовують код «ВД» (07), а оплачувані дні хвороби працівника кодують як «ТН» (26).

Але тут важливо пам’ятати, що дні хвороби, які припадають на період відрядження, не включаються до строку відрядження (абз. 3 п. 9 розд. II Інструкції № 59). Тому в Табелі дні хвороби у відрядженні, підтверджені листком непрацездатності, слід кодувати «ТН» (26).

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі