Приобретение ноутбуков и сканеров: планирование и учет

Планирование закупки

Прежде всего вспомним, что зачисление на баланс объектов ОС осуществляется на основании соответствующих первичных документов (п. 1 разд. ІІІ Методрекомендаций № 11¹). То есть процесс оприходования активов напрямую зависит от запланированной и осуществленной закупки. Что имеется в виду?

¹ Методические рекомендации по бухгалтерскому учету основных средств субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.2015 г. № 11.

При планировании закупки необоротных активов необходимо сопоставить ожидаемую стоимость их приобретения с установленным стоимостным критерием признания МНМА. Такой анализ, в первую очередь, даст возможность выяснить: будут ли расходы текущими или капитальными.

Так, если по стоимостным признакам ожидается приобретение ноутбуков и сканеров, которые должны быть зачислены в состав МНМА, планируем расходы по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь» (п. 5 п.п. 2.2.1 Инструкции № 333).

А вот приобретение ОС планируем и осуществляем по КЭКР 3110 «Приобретение оборудования и предметов долгосрочного пользования» (п. 9 п.п. 3.1.1 Инструкции № 333).

В свое время такое разъяснение было предоставлено органами Госказначейства в письме от 15.02.2018 г. № 16-08/164-2823.

Обратите внимание: закупка отдельных видов активов за государственные средства ограничивается предельными суммами расходов, утвержденными постановлением № 332². В такой перечень входят и ноутбуки. Сейчас стоимость приобретения ноутбука за госсредства не может превышать 27000 грн (с учетом НДС).

² Постановление КМУ «О предельных суммах расходов на приобретение автомобилей, мебели, другого оснащения и оборудования, мобильных телефонов, компьютеров государственными органами, а также учреждениями и организациями, содержащимися за счет государственного бюджета» от 04.04.2001 г. № 332.

Учреждения, содержащиеся за счет средств местных бюджетов, должны учитывать стоимостные ограничения, утвержденные ОМС.

Уведомление или согласование с Минцифры

Госорганы, ОМС и бюджетные учреждения в случае приобретения товаров, работ и услуг в пределах бюджетных программ и проектов в сфере информатизации обязаны согласовывать такие закупки с Минцифры. Но как распознать такие программы и проекты? Для единого подхода к определению принадлежности бюджетных программ (проектов) к сфере информатизации утверждена соответствующая Методика № 67³.

³ Методика определения принадлежности бюджетных программ к сфере информатизации, утвержденная Минцифры от 07.05.2020 г. № 67.

В этом документе для распорядителей бюджетных средств установлен перечень кодов Национального классификатора Украины «Единый закупочный словарь ДК 021:2015»⁴, закупка по которым относится к сфере информатизации.

⁴ Национальный классификатор Украины «Единый закупочный словарь ДК 021:2015», утвержденный приказом Минэкономразвития от 23.12.2015 г. № 1749.

Какие именно? Укажем их для вашего удобства в таблице.

Перечень кодов Национального классификатора Украины «Единый закупочный словарь ДК 021:2015», определяющих принадлежность программ и проектов к сфере информатизации

Итак, если распорядитель бюджетных средств планирует закупку по какому-либо из указанных кодов, он должен согласовывать ее с Минцифры.

Обратите внимание: ограничится ли учреждение просто уведомлением или необходимо получать согласование на проведение такой закупки, зависит от стоимости закупки.

Так, если стоимость закупки не превышает 500 тыс. грн, достаточно уведомить Минцифры об ожидаемом приобретении по определенной процедуре (абз. 2 п. 13 Положения № 1352⁵).

⁵ Положение о формировании и выполнении Национальной программы информатизации, утвержденное постановлением КМУ от 31.08.98 г. № 1352.

Если же стоимость закупки равна или превышает 500 тыс. грн, распорядитель бюджетных средств может брать обязательства и осуществлять платежи лишь после согласования с Минцифры (абз. 1 п. 13 Положения № 1352).

Важно: в случае закупки услуг по подключению заведений социальной инфраструктуры к широкополосному доступу к Интернету в сельской местности за средства субвенции из госбюджета местным бюджетам необходимо согласовывать закупку, если их стоимость превышает 1 тыс. грн.

Кстати, органы Казначейства имеют право не регистрировать бюджетные и финансовые обязательства и не осуществлять платежи при отсутствии такого согласования (ст. 48 БКУ).

Более подробно ознакомиться с вопросами проведения расходов в сфере информатизации можно в статьях «Расходы на информатизацию: уведомляем и согласовываем» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2019, № 36, с. 17) и «Программа информатизации: что нового? (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2020, № 23, с. 24).

Бухгалтерский учет

Оплата за счет целевого финансирования

Полученные ассигнования на приобретение ОС и МНМА проводим как целевое финансирование: Дт 2313 — Кт 5411 (п. 1.1 Типовой корреспонденции).

Важно: в случае приобретения компьютерной техники и оргтехники за счет средств спецфонда расходы также необходимо понести за счет целевого финансирования. В частности, если приобретение техники осуществляем за средства спецфонда в текущем бюджетном периоде, уменьшаем доходную часть и увеличиваем целевое финансирование (п. 1.8 Типовой корреспонденции). Например: Дт 7111 — Кт 5411.

Если используем остаток средств прошлого квартала текущего бюджетного периода или остаток средств прошлого бюджетного периода, убираем соответствующую сумму из финрезультата и направляем ее на целевое финансирование для приобретения ОС и МНМА (п. 6.9 Типовой корреспонденции): Дт 5511, 5512 — Кт 5411.

Формируем первоначальную стоимость

Учет необоротных активов учреждение должно вести по их первоначальной стоимости (абз. 2 п. 11 разд. ІІ НП(С)БУ 121). Поэтому вспомним, как она формируется в случае приобретения активов.

В состав первоначальной стоимости необоротных активов входят все расходы, непосредственно связанные с доведением их до состояния, в котором они пригодны для использования. В частности, кроме самой суммы, уплачиваемой поставщику, мы должны включать еще и расходы на транспортировку, установку, монтаж, наладку объектов и т. п.

Обратите внимание: вышеперечисленные расходы могут формировать первоначальную стоимость активов как за счет капитальных расходов, так и за счет текущих расходов (абз. 10 п. 3 разд. ІІІ Методрекомендаций № 11).

Все понесенные расходы, от начала и до момента ввода объектов в эксплуатацию признаются незавершенными капитальными инвестициями. То есть расходы на приобретение ОС накапливаем на субсчете 1311 «Капитальные инвестиции в основные средства». А расходы на приобретение объектов МНМА отражаем на субсчете 1312 «Капитальные инвестиции в прочие необоротные материальные активы».

Ввод в эксплуатацию

Зачисление объектов в состав ОС (субсчет 1014) или МНМА (субсчет 1113) отражается уменьшением субсчетов 1311 и 1312 соответственно.

Одновременно осуществляем увеличение внесенного капитала и уменьшение целевого финансирования: Дт 5411 — Кт 5111 (абз. 2 п. 5 разд. ІX Методрекомендаций № 11).

Помним: в месяце ввода в эксплуатацию объектов МНМА начисляем амортизацию в размере 50 % их первоначальной стоимости.

Документальное оформление

Ввод необоротных активов в эксплуатацию должен быть оформлен документально на основании Акта ввода в эксплуатацию основных средств (типовая форма утверждена приказом № 818⁶).

⁶ Приказ Минфина «Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств субъектами государственного сектора и порядка их составления» от 13.09.2016 г. № 818.

Также объектам из состава ОС присваиваем инвентарные номера. А таким объектам, как МНМА, устанавливаем номенклатурные номера. Одновременно с этим открываем на соответствующие объекты Инвентарные карточки учета ОС или Инвентарные карточки группового учета ОС (типовые формы утверждены приказом № 818).