Придбання ноутбуків та сканерів: планування та облік

Планування закупівлі

Перш за все, згадаємо, що зарахування на баланс об’єктів ОЗ здійснюється на підставі відповідних первинних документів (п. 1 розд. ІІІ Методрекомендацій № 11¹).

¹ Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11.

Тобто процес оприбуткування активів напряму залежить від запланованої та здійсненої закупівлі. Що мається на увазі?

При плануванні закупівлі необоротних активів необхідно зіставити очікувану вартість їх придбання зі встановленим вартісним критерієм визнання МНМА. Такий аналіз, насамперед, дасть можливість з’ясувати: чи будуть видатки поточними чи капітальними.

Так, якщо за вартісними ознаками очікується придбання ноутбуків та сканерів, які мають бути зараховані до складу МНМА, плануємо видатки за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» (п. 5 п.п. 2.2.1 Інструкції № 333). А ось придбання ОЗ плануємо та здійснюємо за КЕКВ 3110 «Придбання обладнання і предметів довгострокового користування» (п. 9 п.п. 3.1.1 Інструкції № 333).

Свого часу таке роз’яснення було надано органами Держказначейства у листі від 15.02.2018 р. № 16-08/164-2823.

Зверніть увагу: закупка окремих видів активів за державні кошти обмежується граничними сумами витрат, затвердженими постановою № 332². До їх переліку входять і ноутбуки. Наразі вартість придбання ноутбука за держкошти не може перевищувати 27000 грн (з урахуванням ПДВ).

² Постанова КМУ «Про граничні суми витрат на придбання автомобілів, меблів, іншого обладнання та устаткування, мобільних телефонів, комп’ютерів державними органами, а також установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного бюджету» від 04.04.2001 р. № 332.

Установи, які утримуються за рахунок коштів місцевих бюджетів, мають враховувати вартісні обмеження, затверджені відповідними ОМС.

Повідомлення або погодження з Мінцифрою

Держоргани, ОМС та бюджетні установи у разі придбання товарів, робіт та послуг у межах бюджетних програм та проєктів у сфері інформатизації, зобов’язані погоджувати такі закупівлі з Мінцифрою. Але як розпізнати такі програми та проєкти?

Для єдиного підходу щодо визначення належності бюджетних програм (проєктів) до сфери інформатизації затверджена відповідна Методика № 67³.

³ Методика визначення належності бюджетних програм до сфери інформатизації, затверджена Мінцифрою від 07.05.2020 р. № 67.

У цьому документі для розпорядників бюджетних коштів встановлено перелік кодів Національного класифікатора України «Єдиний закупівельний словник ДК 021:2015»⁴, закупівля за якими належить до сфери інформатизації.

⁴ Національний класифікатор України «Єдиний закупівельний словник ДК 021:2015», затверджений наказом Мінекономрозвитку від 23.12.2015 р. № 1749.

Які саме? Зазначимо їх для вашої зручності у таблиці.

Перелік кодів Національного класифікатора України «Єдиний закупівельний словник ДК 021:2015», що визначають належність програм та проєктів до сфери інформатизації

Отже, якщо розпорядник бюджетних коштів планує закупівлю за будь-яким із зазначених кодів, він має погоджувати її з Мінцифрою.

Зверніть увагу: чи обмежиться установа просто повідомленням або необхідно отримувати погодження на проведення такої закупівлі, залежить від вартості закупівлі.

Так, якщо вартість закупівлі не перевищує 500 тис. грн, достатньо повідомити Мінцифру про очікуване придбання за визначеною процедурою (абз. 2 п. 13 Положення № 1352⁵).

⁵ Положення про формування та виконання Національної програми інформатизації, затверджене постановою КМУ від 31.08.98 р. № 1352.

Якщо ж вартість закупівлі дорівнює або перевищує 500 тис. грн, розпорядник бюджетних коштів може брати зобов’язання та здійснювати платежі лише після погодження з Мінцифрою (абз. 1 п. 13 Положення № 1352).

Важливо: у разі закупівлі послуг з підключення закладів соціальної інфраструктури до широкосмугового доступу до Інтернету в сільській місцевості за кошти субвенції з держбюджету місцевим бюджетам необхідно погоджувати закупівлю, якщо їх вартість перевищує 1 тис. грн.

До речі, органи Казначейства мають право не реєструвати бюджетні та фінансові зобов’язання та не здійснювати платежі за відсутності такого погодження (ст. 48 БКУ).

Більш детально ознайомитися з питаннями проведення видатків у сфері інформатизації можна у статтях «Видатки на інформатизацію: повідомляємо та погоджуємо» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2019, № 36, с.17) та «Програма інформатизації: що нового? (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2020, № 23, с. 24).

Бухгалтерський облік

Оплата за рахунок цільового фінансування

Отримані асигнування на придбання ОЗ та МНМА проводимо, як цільове фінансування: Дт 2313 — Кт 5411 (п. 1.1 Типової кореспонденції).

Важливо: у разі придбання комп’ютерної техніки та оргтехніки за рахунок коштів спецфонду витрати також необхідно понести за рахунок цільового фінансування. Зокрема, якщо придбання техніки здійснюємо за кошти спецфонду у поточному бюджетному періоді, зменшуємо дохідну частину та збільшуємо цільове фінансування (п. 1.8 Типової кореспонденції). Наприклад: Дт 7111 — Кт 5411.

Якщо використовуємо залишок коштів минулого кварталу поточного бюджетного періоду або залишок коштів минулого бюджетного періоду, вилучаємо відповідну суму з фінрезультату та спрямовуємо її на цільове фінансування для придбання ОЗ та МНМА (п. 6.9 Типової кореспонденції): Дт 5511, 5512 — Кт 5411.

Формуємо первісну вартість

Облік необоротних активів установа має вести за їх первісною вартістю (абз. 2 п. 11 розд. ІІ НП(С)БО 121). Тож згадаємо, як вона формується у разі придбання активів.

До складу первісної вартості необоротних активів входять усі витрати, які безпосередньо пов’язані з доведенням активів до стану, в якому вони придатні для використання. Зокрема, крім самої суми, що сплачується постачальнику, ми маємо включати ще і витрати на транспортування, установку, монтаж, налагодження об’єктів тощо.

Зверніть увагу: перелічені вище витрати можуть формувати первісну вартість активів як за рахунок капітальних витрат, так і за рахунок поточних витрат (абз. 10 п. 3 розд. ІІІ Методрекомендацій № 11).

Усі понесені витрати, з початку і до моменту введення об’єктів в експлуатацію визнаються незавершеними капітальними інвестиціями.

Тобто витрати на придбання ОЗ накопичуємо на субрахунку 1311 «Капітальні інвестиції в основні засоби». А витрати на придбання об’єктів МНМА відображаємо на субрахунку 1312 «Капітальні інвестиції в інші необоротні матеріальні активи».

Введення в експлуатацію

Зарахування об’єктів капітальних інвестицій до складу ОЗ (субрахунок 1014) або МНМА (субрахунок 1113) відображається зменшенням субрахунків 1311 та 1312 відповідно.

Одночасно здійснюємо збільшення внесеного капіталу та зменшення цільового фінансування: Дт 5411 — Кт 5111 (абз. 2 п. 5 розд. ІX Методрекомендацій № 11).

Пам’ятаємо: у місяці введення в експлуатацію об’єктів МНМА нараховуємо амортизацію у розмірі 50 % їх первісної вартості (абз. 1 п. 7 розд. IV НП(С)БО 121).

Документальне оформлення

Введення необоротних активів в експлуатацію має бути оформлено документально на підставі Акта введення в експлуатацію основних засобів (типова форма затверджена наказом № 818⁶).

⁶ Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 р. № 818.

Також об’єктам зі складу ОЗ присвоюємо інвентарні номери. А таким об’єктам, як МНМА, встановлюємо номенклатурні номери.

Одночасно з цим відкриваємо на відповідні об’єкти Інвентарні картки обліку ОЗ або Інвентарні картки групового обліку ОЗ (типові форми затверджені наказом № 818). Далі розглянемо умовні приклади.