Чтобы понять, при каких обстоятельствах нужно подавать Справочный отчет, следует знать, кому и для чего может понадобиться информация из него:
• ПФУ — для назначения пенсии работнику учреждения;
• ФСС — для начисления выплаты застрахованному лицу (пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, страховых выплат в связи с несчастным случаем или профзаболеванием и т. п.);
• Центру занятости — для начисления экс-работнику учреждения пособия по безработице.
Итак, Справочный отчет нужен, когда у указанных выше органов не хватает данных по отдельным месяцам для расчета и назначения выплат застрахованным лицам.
А теперь перейдем к конкретным вопросам, которые задают наши читатели, а также пользователи портала buhgalter.com.ua и группы «Сообщество бухгалтеров бюджетных учреждений» в соцсети Facebook.
Какие строки и приложения к Расчету с типом «Звітний» — «Довідковий» нужно заполнить?
В Справочном отчете заполняем только строки 01 — 06 заглавной части. Другие строки, а также показатели в разделе І, заполнять не нужно.
Отдельно остановимся на типе документа. Он — двойной. Нужно поставить две отметки в строках: 011 — тип «Звітний» и 014 — тип «Довідковий».
Важный реквизит — причина подачи Справочного отчета. Это может быть назначение пенсии или материального обеспечения, страховых выплат. Ее нужно указать в «шапке» соответствующего приложения, которое подаем в составе такого Расчета:
• в приложении Д1 — строка 035;
• в приложении Д5 — строка 036;
• в приложении Д6 — строка 034.
Какое приложение заполнить? Это зависит от причины отчетности:
• для назначения пенсии — приложение Д1 за месяцы в пределах отчетного квартала, за который подается информация. Если лицо со спецстажем, тогда также формируем приложение Д6. Приложение Д5 заполняем только в случае, если имеющаяся в нем информация может повлиять на расчет пенсионных выплат. Например, работник был принят в апреле, а в мае он подал заявление на назначение пенсии (см. ниже);
• для назначения материального обеспечения, страховых выплат — приложение Д1 за месяцы в пределах отчетного квартала, за которые подается информация. При необходимости формируем также приложение Д5. Например, если приняли/уволили работника, предоставили или у него закончились отпуск в связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком до 3 лет, что может повлиять на сумму выплат.
Заметьте: приложение 4ДФ в справочной отчетности участия не принимает.
Нужно ли будет в Расчете с типом «Звітний» за ІІ квартал дублировать информацию из Справочного отчета за апрель (май)?
Да, нужно.
Предоставление Расчета с типом «Звітний» как «Довідковий» на работника не отменяет обязанности указать соответствующие данные в Расчете с типом «Звітний».
То есть, отчитываясь за ІІ квартал 2021 года, учитывайте: в сам Расчет и его приложения нужно будет включить сведения о начислении ЕСВ по лицам, в отношении которых раньше был предоставлен Справочный отчет. Об этом идет речь в письме ПФУ от 22.01.2021 г. № 2800-050102-1/2832.
Как правильно нумеровать Расчет, подавая «Звітний» как «Довідковий»?
По разъяснениям специалистов ГНСУ, нумерация Расчета ведется сквозной с начала года (см. «Оплата труда», 2021, № 9, с. 25).
Например, учреждение подало Отчетный Расчет с приложениями за І квартал 2021 года. В поле «номер Розрахунку» строки 02 заглавной части было указано «1».
Теперь возникла необходимость подать Справочный отчет за май 2021 года. Если между Отчетным и Справочным Расчетами не было других отчетов, то в поле «номер Розрахунку» ставим «2». Если же, например, был еще Расчет «Звітний новий» (или «Уточнюючий») за І квартал 2021 года, то он «забрал» себе номер «2», а Справочный Расчет будет иметь номер «3».
В то же время на практике есть много успешных примеров нумерации в пределах квартала. И такие отчеты приняты, квитанция № 2 получена.
Выглядит это следующим образом. Если Справочный отчет, например, за апрель 2021 года — первый документ за месяцы ІІ квартала, то в поле «номер Розрахунку» указываем «1». При необходимости, подавая еще Справочные Расчеты (допустим, что их три), нумеруем их соответственно «2», «3», «4». А когда наступит время Отчетного Расчета за ІІ квартал 2021 года, то он получит номер «5».
Очевидно, этот реквизит «погоды не делает». И как ни крути, отчет будет принят. Это, безусловно, радует. Ведь и без того хватает проблем с заполнением других реквизитов Справочного отчета.
Работник был на больничном с 27 апреля по 17 мая 2021 года. В какой срок нужно подать Справочный отчет?
В этой ситуации его вообще не нужно подавать.
Объясним. Болезнь началась в апреле 2021 года. Итак, для определения суммы больничных расчетным периодом является апрель 2020 года — март 2021 года. Сведения о доходах за этот период ФСС уже получил — из отчетов за 2020 год и за І квартал 2021 года. Для расчета пособия по временной нетрудоспособности апрельские доходы Фонда не нужны. Поэтому и в справочной отчетности необходимости нет.
Но раз уже зашла речь о сроках подачи Справочного отчета, то заметим: порядок заполнения Расчета не содержит для этого строгих сроков. Как, например, для обычного Отчетного Расчета, который следует подать в течение 40 календарных дней после отчетного квартала.
Итак, Справочный отчет следует подавать в течение отчетного квартала при наступлении событий, требующих такой подачи (назначение пенсии или других социальных выплат застрахованному лицу).
То есть, например, в случае назначения пенсии в мае 2021 года нужно подать Справочный отчет с информацией о начисленных доходах и уплаченном ЕСВ в апреле 2021 года (т. е. месяце, предшествующем месяцу назначения пенсии). Это можно сделать до конца июня 2021 года.
Такой же предельный срок будет и в случае подачи заявления на назначение ее в июне 2021 года. Однако в расчет войдет информация о начисленных доходах в апреле и мае 2021 года.
Если не успеваете подать Справочный отчет до конца июня, то дальше уже за ІІ квартал 2021 года подайте Расчет с типом «Звітний». Отдельно формировать Справочный отчет после окончания отчетного квартала за его месяцы не надо.
В мае 2021 года уволились три работника. Один из них встал на учет в Центре занятости, второй идет на пенсию, третий принят в другое учреждение. Нужно ли подавать Справочный отчет на всех троих? Можно ли сделать это одним документом?
Нет и нет.
Во-первых, подать Справочный отчет нужно только на первого и второго работников.
То есть тех, кто после увольнения выходит на пенсию или становится на учет как безработный с выплатой соответствующего пособия в Центре занятости.
Если же увольняемый работник планирует самостоятельно трудоустроиться, то формировать Справочный отчет не нужно. Ну а если его планы изменятся, то Центр занятости отправит обращение о необходимости подачи Расчета.
Во-вторых, подать «оптовый» Справочный отчет не получится. Его следует формировать на каждого работника отдельно.
Так же и в ситуации с больничными. Например, если в мае 2021 года заболели два работника, то для финансирования выплаты пособия по временной нетрудоспособности от ФСС нужно сформировать и подать два отчета: по одному на каждого работника.
Работник болел с 17 по 21 мая 2021 года. Нужно ли подавать Справочный отчет?
Нет, не нужно.
В этой ситуации работник болел пять дней. Значит, больничный полностью оплачивает учреждение-работодатель. ФСС этот вопрос не коснется. А следовательно, и подавать Справочный отчет нет необходимости.
Работник Плюшенко Леонид Иванович предоставил два больничных листа. Первый подтверждает болезнь с 26.04.2021 г. по 07.05.2021 г., второй — с 11.05.2021 г. по 21.05.2021 г. Пособие по временной нетрудоспособности по обоим листам начислено в мае. За какие месяцы нужно подать Справочный отчет? Нужно ли исключать дни больничного при заполнении графы 14 приложения Д1?
Справочный отчет следует подать только за апрель 2021 года. В его состав войдет сам Расчет и приложение Д1 (при условии, что работник не имеет спецстажа).
В описанной ситуации имеем два отдельных больничных листа. За период болезни с 26 апреля по 7 мая больничные нужно исчислить исходя из выплат за расчетный период апрель 2020 года — март 2021 года. Данные за эти месяцы ФСС имеет. Поэтому справочно отчитываться не нужно. А вот для исчисления пособия по временной нетрудоспособности с 11 по 21 мая расчетным периодом является май 2020 года — апрель 2021 года.
Поскольку за апрель 2021 года ФСС данных не имеет, то нужно предоставить их через Справочный отчет за этот месяц. В его состав войдет сам Расчет и приложение Д1 (при условии, что не было оснований для заполнения приложения Д5).
За май 2021 года Отчет подавать не нужно, ведь он находится за пределами расчетного периода. Теперь по поводу второго вопроса — о заполнении графы 14 приложения Д1. Здесь указываем количество календарных дней пребывания в трудовых/гражданско-правовых отношениях, прохождения военной службы в течение отчетного месяца.
Поэтому в графу 14 заносим все дни апреля — «30» (без вычета дней болезни), поскольку в период болезни Плюшенко Л. И. не перестал быть работником учреждения. Напомним два важных правила, касающихся больничных:
1) они не входят в расчет пособия по временной нетрудоспособности;
2) они попадают в отчет того месяца, в котором фактически начислены.
Из этого следует, что больничные за апрель не попадают ни в апрельский Справочный отчет, ни в расчет больничных за период болезни с 11 по 21 мая 2021 года.
Поэтому в приложении Д1 за апрель 2021 года указываем только зарплату за отработанное время в апреле. Допустим, что ее сумма составляет 6092,40 грн. Как это будет выглядит в приложении Д1, см. на рис. 1.
Рис. 1. Приложение 1 за апрель 2021 года
Гайдамака Юлия Васильевна была принята на должность повара 04.05.2021 г. 8 июня 2021 года она подала заявление на назначение пенсии и сообщила об этом работодателю. База начисления за май — 6378,12 грн (ЕСВ — 1403,19 грн). Как правильно заполнить Справочный отчет?
Для исчисления и назначения пенсии ПФУ необходимы сведения о базе начисления ЕСВ за май 2021 года, определенной по работнику, и начисленного на нее ЕСВ. Ведь на день предоставления заявления в Госреестре общеобязательного социального страхования такая информация отсутствует .
Поэтому формируем Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий». Он будет состоять непосредственно из самого Расчета с заполненными строками 01 — 06 заглавной части и двух приложений:
• Д1 за май 2021 года с суммами дохода и ЕСВ:
• Д5 со сведениями о приеме работника на должность повара.
Пример заполнения приложений см. на рис. 2 и 3.
Рис. 2. Приложение 1 за май 2021 года
Рис. 3. Приложение 5 за май 2021 года
